Dù kinh doanh ở bất kỳ lĩnh vực nào thì mỗi doanh nghiệp đều có những thời điểm bận rộn gấp đôi so với ngày thường. Chẳng hạn như công ty kiểm toán liên tục sáng đèn vào mùa thuế, các nhà hàng hoạt động hết công suất vào mùa cưới, các shop đồ trang trí luôn tất bật trong mùa Giáng sinh và lễ tết… Điều này có nghĩa là doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ tăng lên nhưng đi kèm theo đó là nhân viên sẽ cảm thấy mệt mỏi vì công việc.

Sự không hài lòng bắt đầu lộ rõ khi họ phải làm thêm giờ, hủy nghỉ phép hoặc làm việc vào cuối tuần… kéo theo năng suất đi xuống vào lúc bạn cần nó nhất. Đây là một kịch bản tồi tệ mà doanh nghiệp nào cũng muốn tránh bằng mọi giá, nhưng bằng cách nào?

Các nhà quản lý sau đây sẽ chia sẻ những bước đi đúng đắn để giúp bạn có thể dẫn đầu cuộc chơi, giảm thiểu tình trạng kiệt sức không cần thiết, khiến nhân viên luôn vui vẻ và nỗ lực hết mình trong khoảng thời gian bận rộn này.

Chiến lược giúp ngăn ngừa tình trạng nhân viên mệt mỏi vì công việc cuối năm

Phân công hiệu quả và giám sát khối lượng công việc

Mùa cao điểm là lúc khối lượng công việc tăng đột biến và đây là thời cơ thuận lợi để “căn bệnh” đùn đẩy, né tránh xuất hiện. Liều thuốc “dã tật” chính là giao nhiệm vụ một cách công bằng để mọi người đều có thể gánh vác trách nhiệm của mình và không ai bị bỏ lại với khối lượng công việc quá sức.  

Dù phân công nhiệm vụ gì, tôi luôn áp dụng 3 nguyên tắc. Một là, chọn đúng người cho đúng việc. Hai là, đưa ra hướng dẫn rõ ràng, cung cấp cho họ đủ thông tin. Thay vì nói theo cách dang dang díu díu mập mờ “Em nhớ theo dõi những khách hàng tiềm năng đó”, thì hãy đi sâu đi sát “Đây là những gì chúng ta đang làm. Đây là những gì chúng ta đang theo đuổi. Chúng ta cần bán được hàng”. Và ba là, giao việc thì “bonus” thêm quyền quyết định các vấn đề liên quan. Ai đã gặp rồi mới biết, cái cảm giác làm việc gì đó mà sơ hở là chạy đi xin ý kiến rất khó chịu, chưa kể công việc bị đình trệ, phí phạm thời gian của cả nhân viên lẫn quản lý. Điều này hoàn toàn không nên, nhất là trong thời điểm công việc ngập đầu và thời gian quý như kim cương.

Lý thuyết là vậy nhưng khi đưa vào thực tế thì cũng có lúc gặp sự cố. Biết đâu có lúc “não cá vàng” và mình lỡ giao cho một nhân viên nào đó quá nhiều việc nhưng họ thì không dám lên tiếng. Thế nên, điều quan trọng nữa là phải theo dõi xuyên suốt để có sự điều chỉnh kịp thời.

“Nỗ lực giúp nhân viên tránh được cảm giác mệt mỏi vì công việc và làm cho mùa bận rộn trở nên thoải mái nhất là điều đáng giá.”

Đoàn Minh Tuấn – Design Manager

Đảm bảo nhân viên có đủ điều kiện để làm việc hiệu quả

“Ôi trời, mua thiếu thiết bị rồi”, “Sao cái máy này bị hư ngay lúc này vậy”, “Mẫu này hết hàng rồi”… Đừng đợi đến lúc cao điểm mới nhận ra mình không có đủ đồ hoặc phát hiện ra một thiết bị quan trọng đã hỏng rồi hét toáng lên. Dù bạn có kêu thấu trời xanh thì cũng chẳng giúp ích được gì. Do đó từ vài tuần trước khi đến lúc cao điểm, hãy kiểm tra xem các thiết bị có hoạt động tốt không, hàng hóa có đủ số lượng cần thiết không hoặc có cần mua thêm bất kỳ dụng cụ nào khác không. Khi đã xác định mọi thứ đã sẵn sàng, chỉ chờ chuông reo là bắn thì bạn đã giảm được một nửa căng thẳng cho bản thân và cả nhân viên vào mùa cao điểm rồi đấy.

Dương Minh Nguyệt – Sales Manager

Làm tấm gương làm việc chăm chỉ, cống hiến nhưng không đến mức kiệt sức

Trong thời điểm bận rộn, có những lúc mình cảm thấy căng thẳng đến mức gửi email cho nhân viên vào nửa đêm. Nhưng nào có biết đã vô tình khuyến khích họ cũng làm việc như mình, bỏ quên sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, dẫn đến những tác động tiêu cực đến sức khỏe thể chất và tinh thần.

Khi nhân viên trở nên phờ phạc, mệt mỏi vì công việc, mình mới “chợt tỉnh”: Ở vai trò quản lý, mục đích của mình là tạo ảnh hưởng tích cực của họ chứ đâu phải là bộ dạng này. Thế là mình học cách thay đổi. Mình sắp xếp công việc hợp lý hơn để không ai phải làm quá nhiều giờ, cố gắng không gọi điện hoặc gửi email ngoài giờ hành chính để họ có thời gian thư giãn và nạp lại năng lượng trước khi quay lại làm việc vào ngày hôm sau. Mình cũng khuyến khích họ tận dụng tốt thời gian ở văn phòng để không phải ám ảnh bởi công việc khi về nhà, rồi thỉnh thoảng mời họ một bữa ăn trưa hoặc nước giải khát trái cây lành mạnh. Vậy mà năng suất có sự cải thiện đáng kể, không khí cũng vui vẻ hơn.

Bằng cách tạo một môi trường làm việc lành mạnh, bạn sẽ sớm thấy rằng nhân viên sẽ đánh giá cao và tôn trọng bạn vì điều này và sẽ háo hức làm việc chăm chỉ giống như bạn.

Huỳnh Kiên Trung – Digital Marketing Manager

Tận dụng sức mạnh của hai từ “Cảm ơn”

Đừng đánh giá thấp sức mạnh của một lời cảm ơn! Đây là một thói quen cần có quanh năm, nhưng càng trở nên quan trọng hơn trong những thời điểm bận rộn.

Mọi người đều muốn được công nhận nhiều hơn và nếu bạn có thể trao điều đó ngay cả khi nhân viên chỉ đơn giản là làm công việc của họ sẽ tác động cực kỳ mạnh mẽ đến tinh thần, gia tăng đáng kể niềm vui hàng ngày cho nhóm trong những ngày lắm công nhiều việc.

Một lời cảm ơn chân thành “Chị đã thấy em đã làm thêm công việc gói quà và nhập liệu để giúp đỡ mọi người. Điều đó tạo nên sự khác biệt và mọi người thật may mắn khi có em trong nhóm của mình” sẽ khiến nhân viên tự tin hơn và cảm thấy họ có thể đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn nữa.

Một điều mình nghĩ hiếm khi được nhắc đến là: khi nói lời cảm ơn, đừng chỉ cảm ơn nhóm của bạn mà quên đi gia đình của họ! Những giờ làm việc dài hơn có nghĩa là họ đang hi sinh thời gian mà đáng lẽ ra được dành cho ngôi nhà và những đứa trẻ. Do đó, nếu bạn cũng có thể gửi lời cảm ơn đến những người mà họ yêu thương thì chắc rằng họ sẽ rất hạnh phúc. Và sẽ tuyệt vời hơn nữa nếu bạn có thể gửi một giỏ quà, tiền thưởng hay thêm ngày phép sau đó để bù đắp cho khoảng thời gian bận rộn vừa qua.

Võ Thị Thảo Nguyên – Event Leader

Nhận sự giúp đỡ từ nhân viên thời vụ

Thiếu nhân lực là yếu tố khiến mọi người kiệt sức nhanh nhất. Tuyển đủ nhân viên để thực hiện công việc nghe có vẻ như là điều hiển nhiên, nhưng áp lực giữ chi phí chung ở mức thấp đôi khi khiến các nhà quản lý còn e dè. Cũng vì điều này mà có lần nhân viên mình phải làm thêm giờ đến mức luôn cảm thấy mệt mỏi vì công việc, sức khỏe cũng bị ảnh hưởng. Lúc này thì có không muốn cũng phải tuyển thêm người. Tuyển gấp cộng thêm không có thời gian sàng lọc, hướng dẫn nên năng suất cũng không được như ý. Thế mới nói, tính già hóa non, biết vậy tuyển thêm nhân viên thời vụ ngay từ đầu có phải tốt hơn không.  

Cũng vì lí do này mà các việc khác có thể tiết kiệm nhưng với chi phí cho việc tuyển dụng nhân sự cần thiết trong thời điểm bận rộn nhất thì mình không ngại. Trước thời gian cao điểm vài tuần, mình sẽ bắt đầu đăng tin tuyển dụng trên các trang web uy tín như CareerLink, các mạng xã hội đồng thời nhờ nhân viên giới thiệu để có nhiều thời gian chọn lựa kỹ càng. Tuyển nhân viên thời vụ cũng quan trọng không thua kém gì tuyển nhân viên chính thức đâu.

Phan Minh Lâm – Giám đốc sản xuất

 Mùa cao điểm là thời cơ tốt đối với doanh nghiệp nhưng nếu không chuẩn bị ổn thỏa thì hại nhiều hơn lợi. Không có một lời khuyên nào phù hợp cho tất cả nhưng bằng cách rút kinh nghiệm từ những chia sẻ trên, bạn sẽ tăng đáng kể cơ hội để nhân viên của mình không chỉ “sống sót”, giảm mệt mỏi vì công việc mà còn nâng cao được năng lực trong thời gian bận rộn này.

Huỳnh Trâm