Ở nơi làm việc, im lặng không phải lúc nào cũng là vàng, đôi khi, đó là lời nhắc khéo về văn hóa doanh nghiệp đang chết dần chết mòn từ bên trong. Nếu để văn hóa im lặng hay tình trạng nhân viên không chia sẻ ý kiến, không phản hồi hoặc thậm chí không dám bày tỏ những suy nghĩ, cảm xúc thật của mình kéo dài, cái giá phải trả không chỉ là hiệu suất giảm sút mà còn là sự rạn nứt trong mối quan hệ giữa đồng nghiệp.

Quả đắng từ một vườn im lặng gieo trồng lâu năm

“Văn hóa im lặng nơi công sở có thể khiến nhân viên mất kết nối, ngại đóng góp ý kiến và dần tạo ra môi trường làm việc căng thẳng, thiếu cởi mở.”

Khi im lặng dần trở thành chuẩn mực trong môi trường công sở, sự đổi mới – điều được xem là nhiên liệu giúp doanh nghiệp phát triển cũng theo đó mà dần mai một. Hay nói cách khác, văn hóa im lặng là kẻ thù thầm lặng của sự sáng tạo và đổi mới.

Chắc hẳn chúng ta không còn lạ gì với các buổi họp đầu tuần khi sếp hỏi một câu quen thuộc “Có ai thấy cách làm báo cáo hiện tại đang tốn thời gian không? Mình có nên thử cách khác không?” và đáp lại là sự im lặng kéo dài. Không tiếng trả lời, không một cánh tay giơ lên, chỉ có sự yên ắng như thể mọi thứ vẫn đang vận hành trơn tru.

Nhưng thực tế thì khác. Có người đang ngán ngẩm phần mềm lằng nhằng, người khác thì biết chắc một vài bước hoàn toàn có thể tự động hóa để tiết kiệm hàng giờ mỗi tuần. Vậy mà chẳng ai lên tiếng. Vì ngại va chạm. Vì sợ bị đánh giá là than vãn. Vì không muốn “làm màu”.

Vậy là, cuộc họp kết thúc với quy trình cũ tiếp tục được duy trì và những cơ hội cải tiến thì cứ thế trôi qua. Lâu dần, mọi người mặc định rằng tốt nhất là im. Thấy điều chưa hợp lý cũng im. Nghĩ ra cách hay hơn cũng im. Bàn làm việc – nơi lẽ ra nên đầy ắp những ý tưởng và năng lượng sáng tạo giờ chỉ còn là chỗ để làm đúng như năm ngoái, theo đúng quy trình cũ, không hơn không kém.

Không chỉ làm “tắc nghẽn” sáng tạo, văn hóa im lặng còn khiến sai lầm dễ dàng bị bỏ qua, thậm chí bị giấu nhẹm như câu chuyện xảy vừa xảy ra trong nhóm chạy quảng cáo ở agency: Một bạn nhân viên mới nhập nhầm số liệu trong báo cáo gửi khách hàng. Đồng nghiệp phát hiện ra lỗi ngay trước khi file được gửi đi nhưng cuối cùng lại chọn cách im lặng. Lý do thì cũng rất quen thuộc: “Đâu phải việc của mình, nói ra sợ bị ghét, với lại chắc cũng không sao đâu”.

Và rồi chuyện gì đến cũng đến. Báo cáo sai được gửi đi, khách hàng phản hồi, sếp cuống cuồng họp khẩn để tìm nguồn cơn. Nhưng không ai nhận trách nhiệm. Sự việc bị đẩy qua đẩy lại, cuối cùng cả nhóm bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp và cẩu thả. Hậu quả không chỉ dừng ở một báo cáo lỗi mà là sự mất niềm tin trong nội bộ, bầu không khí làm việc trở nên căng thẳng hơn và hình ảnh của cả phòng trong mắt khách hàng cũng sứt mẻ theo.

Sự im lặng ban đầu tưởng là cách để tránh rắc rối nhưng thực ra lại tạo ra nhiều rắc rối hơn. Vì một khi cái sai không được nói ra, nó cũng không tự biến mất. Nó chỉ nằm đó, chờ ngày gây ra hậu quả lớn hơn mà thôi.

Chưa hết, văn hóa im lặng còn tạo ra một khoảng cách nguy hiểm giữa nhân viên và quản lý. Khi không có sự trao đổi cởi mở, các nhà quản lý rất dễ rơi vào tình trạng biết một nửa sự thật hoặc tệ hơn là không biết gì cả. Họ nghĩ mọi thứ đang ổn, trong khi bên dưới thì nhân viên đang loay hoay, bức xúc hoặc chịu đựng những vướng mắc không ai nói ra.

Ví như tình huống này ở bộ phận chăm sóc khách hàng, khi cả nhóm đang bị quá tải vì số lượng cuộc gọi tăng đột biến thì phần mềm nội bộ liên tục gặp lỗi khiến thao tác xử lý chậm hơn bình thường. Nhân viên trong nhóm muốn đề xuất thay đổi phần mềm hoặc tăng ca hỗ trợ nhưng vì trước giờ góp ý ít được lắng nghe, ai cũng ngại lên tiếng. Quản lý thì không nắm được tình hình cụ thể, chỉ thấy KPI giảm nên kết luận rằng nhân viên thiếu tập trung và đưa ra quyết định cắt bớt giờ nghỉ để tăng hiệu suất.

Dĩ nhiên là ai cũng bất mãn, hiệu quả chẳng cải thiện mà bầu không khí chung càng thêm nặng nề. Vậy mới thấy, một đội nhóm thiếu đối thoại không chỉ khiến quản lý dễ ra quyết định sai mà còn khiến cả tập thể lỡ mất cơ hội để cùng nhau tháo gỡ vấn đề, phát triển một cách lành mạnh và bền vững”.

Nguy hiểm hơn, văn hóa im lặng còn âm thầm bào mòn tinh thần và sự gắn kết của nhân viên. Khi mọi người cảm thấy ý kiến của mình không được lắng nghe hoặc tệ hơn là không an toàn để nói ra, họ sẽ dần thu mình lại.

Như tình huống một nhân viên Marketing có nhiều năm kinh nghiệm phát hiện phần nội dung chuẩn bị chạy ads có vài điểm sai lệch với định hướng thương hiệu và đưa ra góp ý khá rõ ràng. Nhưng thay vì được tiếp thu, bạn bị trưởng nhóm nhắc khéo: “Chuyện nhỏ mà, em đừng soi kỹ quá, quan trọng là ra kết quả”. Một lần như thế không sao nhưng đến lần thứ ba, thứ tư, khi mọi góp ý đều rơi vào im lặng hoặc bị xem là làm khó dễ, bạn ấy không nói nữa. Dù vẫn làm việc đúng deadline, vẫn có mặt đầy đủ trong các cuộc họp nhưng bạn không còn chủ động chia sẻ hay đóng góp như trước.

Điều này cũng dễ hiểu thôi. Khi những người có năng lực cảm thấy không được trân trọng, họ sẽ làm việc cho đủ chỉ tiêu, hết việc thì về. Họ sẽ dần mất động lực, năng suất suy giảm, lâu dài còn đẩy tỉ lệ nghỉ việc lên cao. Đây là tổn thất không nhỏ cho sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp.

Liệu sếp có chiêu gì để “bẻ lái” tình trạng này một cách ngoạn mục?

Khi nhân viên chọn cách im lặng, thay vì cảm thấy bực bội hay trách móc, sếp nên xem đó như một tín hiệu cảnh báo: Đã đến lúc cần soi lại cách mình đang dẫn dắt đội nhóm.

Đầu tiên là hãy tạo một môi trường làm việc thật sự an toàn và thoải mái khiến nhân viên muốn nói. “Một không gian đủ an toàn để ai cũng có thể nói ra những ý tưởng còn “non và xanh”, những suy nghĩ chưa kịp mạch lạc, những góp ý thô ráp mà không lo bị châm chọc, đánh giá hay nhìn như người đến từ hành tinh khác”, chị Ngô Kim Thùy, Chuyên gia Nhân sự cao cấp chia sẻ.

Chị cũng nói thêm “Và khi ai đó can đảm góp ý, sếp cũng đừng vội triển khai quyền lực như một vị thẩm phán ngồi trên ghế cao. Hãy thử đóng vai người lắng nghe toàn năng, nhẹ nhàng gật gù, mỉm cười và nói một câu đơn giản như “Cảm ơn bạn đã chia sẻ, nghe thú vị đó chứ!” Chỉ cần thế thôi, nhân viên sẽ cảm thấy: “Hóa ra ý kiến của mình có giá trị thật.” Và thế là, một mầm cây của văn hóa đối thoại bắt đầu mọc lên rồi đấy!”.

Theo chị Kim Thùy, hành động quan trọng tiếp theo là “nâng cấp” cách giao tiếp nội bộ. “Thay vì hỏi kiểu “Ai có ý kiến gì không?” – câu hỏi mà 99% nhân viên sẽ né như né deadline, sếp có thể dùng những chiêu mềm mại hơn như “Bạn thấy chỗ này có hợp lý không, hay mình chỉnh lại cho mượt hơn nhỉ?”, “Có điều gì bạn nghĩ mà chưa kịp nói ra không? Cứ nói thoải mái, coi như đang tám chuyện!”.

Những câu hỏi kiểu mở khoá tâm sự này sẽ giúp những người ít nói hoặc hay ngại ngùng cảm thấy dễ thở hơn. Khi việc góp ý trở nên bình thường như uống ly trà chiều thì cả team sẽ dần hình thành một phản xạ lành mạnh: nói ra để tốt hơn, không phải để phán xét.

“Trên hết là dẹp tư duy cấp trên luôn đúng và sếp cần chủ động phá vỡ điều đó. Không phải bằng lời nói suông kiểu “Mọi người cứ góp ý thoải mái” mà bằng hành động thật”, chị Kim Thùy đưa ra lời khuyên.

Đó là dám thừa nhận sai sót, sẵn sàng điều chỉnh quyết định sau khi nghe nhân viên phản hồi, im lặng lắng nghe đến cuối câu chuyện thay vì ngắt lời giữa chừng để “chốt hạ”. Những điều nhỏ như vậy thôi, nhưng nó gửi đi một thông điệp rất lớn: Ở đây, sếp không phải là người luôn đúng và nhân viên có quyền nhìn thấy điều mà sếp chưa thấy.

Không ai bắt sếp phải hoàn hảo 24/7 nhưng nếu sếp dám nói “Ừ, chỗ đó mình xử lý chưa ổn, cảm ơn bạn đã nhắc” thì điểm cộng trong lòng nhân viên sẽ tăng vèo vèo.

“Khi nhân viên thấy sếp không ngại lắng nghe, không tự đặt mình lên “ngai vàng bất bại” mà sẵn sàng điều chỉnh để cùng tiến bộ, họ sẽ dần hiểu ra: góp ý không phải là cái bẫy mà là cơ hội để cùng phát triển. Và thế là bầu không khí làm việc trở nên thoải mái, mọi người cũng mạnh dạn mở lời hơn. Dần dần, công ty sẽ hình thành văn hóa đối thoại thật sự, chứ không còn kiểu “trên bảo dưới im re”!”, chị Kim Thùy nhận định.

Đừng để văn hóa im lặng trở thành bức tường vô hình ngăn cách giữa sếp và nhân viên, giữa ý tưởng và hành động. Hãy là người chủ động phá vỡ khoảng lặng đó, mở ra không gian để mọi tiếng nói được cất lên, mọi ý kiến được lắng nghe với tinh thần cầu thị. Khi sếp biết lắng nghe và đồng hành, công ty không chỉ còn là nơi làm việc mà trở thành một mái nhà chung – nơi mỗi cá nhân cảm thấy an toàn để nói ra điều mình nghĩ, đủ tin tưởng để đóng góp và đủ cảm hứng để cùng nhau tạo nên điều khác biệt.

Trang Trần