Bất cứ ai đang quản lý một nhóm nhân viên làm việc từ xa đều biết rằng nhiệm vụ này khá phức tạp so với việc quản lý nhân viên tại chỗ. Người quản lý cần nỗ lực nhiều hơn để giao tiếp với nhóm của họ, ngay cả về những điều nhỏ nhặt nhất. Họ cũng có thể gặp khó khăn với việc đặt kỳ vọng về năng suất công việc, đặc biệt là với các nhân viên mới…

Bởi tính chất phức tạp này, nên bạn cần hết sức cẩn thận để không tạo ra bất kỳ sai lầm nào ảnh hưởng đến năng suất và hạnh phúc của nhân viên, cụ thể là nên tránh những điều sau đây.

Phụ thuộc quá nhiều vào email

Mặc dù email và các ứng dụng trò chuyện là cách thuận tiện để liên lạc với nhân viên từ xa nhưng đôi khi bạn nên nhìn thấy và lắng nghe họ theo cách khác, bởi các phương tiện này không đáp ứng nhu cầu về cảm xúc theo cách mà video hoặc giao tiếp bằng giọng nói có thể làm được. Do đó, nên dành thời gian nói chuyện qua điện thoại hoặc video với nhân viên từ xa của bạn.

Bằng cách này, mối quan hệ công việc sẽ trở nên tích cực hơn. Mặt khác, mỗi nhân viên từ xa sẽ phù hợp với một cách trao đổi riêng và sự đa dạng các phương tiện sẽ giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp với các kiểu tính cách khác nhau.

Quản lý vi mô

Nhiều nhân viên chuyển sang vị trí làm việc từ xa vì sự tự do mà nó mang lại. Do đó, hãy cho nhân viên từ xa của bạn một chút linh hoạt. Nếu bạn đang cho phép họ làm việc bất cứ khi nào họ cảm thấy tốt nhất thì đừng buồn khi bạn không nhận được email phản hồi trong vòng 10 phút. Hãy đưa ra kỳ vọng của bạn về năng suất, sau đó cho nhân viên từ xa của bạn sự tự do, miễn là họ đảm bảo đáp ứng được các mong muốn đó.

Đưa ra các hướng dẫn mơ hồ, không rõ ràng

Không đưa ra các hướng dẫn rõ ràng ngay từ đầu có thể làm giảm hiệu suất làm việc của các nhóm từ xa. Nếu không xác định được mục tiêu chung và vai trò thì nhân viên sẽ có thể làm việc hướng tới các kết quả khác nhau, thậm chí tệ hơn là vô tình tạo ra các vấn đề gây khó khăn cho nhau.

Đảm bảo rằng nhân viên hiểu chính xác những gì được yêu cầu có nghĩa là đơn giản hóa các hướng dẫn và nhiệm vụ. Do đó, hãy chắc rằng tất cả các thành viên đều hiểu chính xác những gì cần thiết ngay từ đầu nhằm tránh mọi nhầm lẫn và rắc rối có thể xảy ra về sau.

Quên đánh giá hiệu suất thường xuyên

Tất cả nhân viên, dù ở công ty hay làm việc từ xa, đều cần được phản hồi, khen ngợi hoặc nhắc nhở thường xuyên. Ngoài việc công nhận, họ cũng cần biết các khuyết điểm để sửa chữa kịp thời. Đánh giá hiệu suất thường xuyên là một cách khiến cho nhân viên làm việc chăm chỉ và đảm bảo họ đạt được năng suất trong thời gian dài. Thế nên, ít nhất mỗi quý một lần, hãy gặp gỡ nhân viên từ xa để thảo luận về hiệu suất của họ, có thể là thông qua video hoặc email trình bày chi tiết các thông tin phản hồi. Điều này mất ít thời gian nhưng có thể tạo ra kết quả đáng kinh ngạc.

Không xây dựng mối quan hệ thân thiết

Một lỗi quản lý nhóm từ xa phổ biến khác nên tránh là không tạo được sự kết nối trong đội nhóm. Nhân viên từ xa có thể cảm thấy bị cô lập khi làm việc tại nhà của họ ngay cả khi họ là những người hướng nội nhất. Với vai trò là người quản lý, bạn có thể thu hẹp khoảng cách giữa các thành viên bằng cách tạo điều kiện gặp mặt trong các dịp kỷ niệm hay các mốc công việc quan trọng khác hoặc cùng nhau chia sẻ các hình ảnh, câu chuyện vui nhộn.

Tiếng cười sẽ giúp các thành viên trở nên gần nhau hơn và kết hợp ăn ý với nhau khi thực hiện nhiệm vụ, từ đó dễ dàng đạt được hiệu quả như mong đợi.

Không cập nhật thông tin

Ở vị trí quản lý, bạn sẽ đối mặt với nhiều vấn đề khác nhau và với một nhóm nhân viên làm việc từ xa phân tán khắp nơi, bạn có thể dễ dàng quên cập nhật các thông tin mới nhất với họ. Điều này khiến cho nhân viên của bạn như bị ngắt kết nối với công ty, từ đó có thể dẫn đến sự không hài lòng, hiệu suất công việc kém và thậm chí một số người sẽ bỏ việc.

Sự minh bạch, rõ ràng khi làm việc từ xa là rất quan trọng, vì thế hãy nỗ lực để giúp nhóm từ xa của bạn luôn được cập nhật các tin tức mới nhất và đặc biệt là các thông tin này có thể ảnh hưởng đến họ ra sao. Cảm giác được thông báo sẽ khiến họ cảm thấy có giá trị và quan trọng trong đội nhóm.

Làm việc từ xa là một cách làm việc mới mang lại nhiều lợi ích cho cả bạn và nhân viên. Tuy nhiên, nếu không có bất kỳ chiến lược nào để quản lý nhân viên từ xa, tiến độ làm việc chung của đội nhóm sẽ bị ảnh hưởng. Vì vậy, hãy tuyển dụng một cách kỹ càng và đảm bảo công ty của bạn có một kế hoạch quản lý hiệu quả những nhân viên như vậy, cụ thể là tránh các sai lầm được đề cập trên đây.

 

Đặng Hảo 30/11/2019