Là một nhà lãnh đạo hoặc quản lý, có thể sẽ có lúc bạn cần bênh vực đội ngũ nhân sự của mình khỏi những lời chỉ trích hoặc đứng ra bảo vệ nếu họ mắc sai lầm.

Ở vai trò CEO của một công ty phần mềm, anh H. đã có dịp tiếp xúc với rất nhiều kiểu nhân viên và khách hàng khác nhau. Lần nọ, anh nhận được email với lời lẽ hết sức khó nghe từ một khách hàng. Thì ra, đây là email khách hàng gửi đến một nhân viên lập trình của anh H. và còn cc cho nhiều người khác trong công ty. Điều này khiến bạn nhân viên vốn là người rất cứng cỏi nhưng cũng không khỏi rưng rưng.

Anh H. đã viết một mail riêng cho chị khách hàng ấy với nội dung rằng từ giờ chị sẽ làm việc trực tiếp với anh. Anh tôn trọng quan điểm của khách hàng đó, sẽ cố gắng hết sức để giải quyết các vấn đề cho đến khi họ hài lòng với kết quả. Anh H. cũng hủy tất cả các hóa đơn chưa thanh toán, còn hứa rằng sẽ hoàn thành công việc miễn phí và đây cũng là lần cuối công ty anh làm việc với bên khách hàng kia. “Chi phí lúc đó là khoảng 50 triệu, không phải là nhỏ nhưng cũng không quá lớn nhưng quá rẻ cho việc giữ lại một nhân viên nhiệt huyết”, anh H. chia sẻ.

Bạn đã bao giờ làm việc với người quản lý sẵn sàng bảo vệ bạn khi bạn mắc lỗi, thực hiện nhiệm vụ chưa tốt hay bị chỉ trích vô cớ như tình huống trên đây chưa? Nếu đã trải qua điều này, chắc rằng ai trong chúng ta cũng sẽ cảm kích không thôi, biết ơn sếp vô cùng và nguyện sẽ theo sếp bất chấp mọi khó khăn. Đó là cảm xúc xuất phát từ tận tâm can của mỗi người.

Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu tình huống được đảo ngược? Bạn có cảm thấy thoải mái khi đứng ra bảo vệ nhân viên của mình? Bạn có biết khi nào thì nên và không nên làm điều này?

Nhưng trước tiên là bạn đã biết vì sao chúng ta cần bảo vệ đội ngũ nhân sự của mình chưa?

Đó là trách nhiệm của những người quản lý chúng ta đó các bạn ạ. Chúng ta có trách nhiệm hỗ trợ nhân viên một cách thích hợp và đảm bảo rằng họ có mọi thứ cần thiết để thực hiện công việc tốt nhất có thể, bao gồm cả việc cho họ một môi trường làm việc an toàn, lành mạnh và thân thiện. Dù là nhiệm vụ nhưng không phải người quản lý nào cũng sẵn sàng lên tiếng vì nhân viên. Thế nên dù kết quả có ra sao, chỉ việc bạn có thái độ bảo vệ họ thì họ cũng đã ngưỡng mộ bạn lắm rồi.

Khi bạn chứng tỏ rằng bạn đang đứng về phía nhân viên khi họ cần sự giúp đỡ, bạn không khác gì chiếc phao cứu sinh cứu vớt họ giữa biển trời mênh mông. Họ sẽ cảm thấy an tâm hơn, tin tưởng vào bạn, gắn bó lâu dài với bạn, thậm chí có thể cho rằng rời xa vòng tay của bạn là gặp ngay bão tố.

Hành động bảo vệ này cũng cho thấy rằng bạn xem trọng lợi ích của nhóm hơn là của bản thân, từ đó tạo ra môi trường làm việc tích cực mà ai cũng không nỡ rời đi.  

Tuy nhiên, nói như vậy không có nghĩa là bạn nên bảo vệ hành động của nhân viên trong mọi trường hợp.

“Bạn sẽ khiến mình trông thật ngốc nghếch nếu bảo vệ một người đã làm điều gì đó không tốt và cũng nên tránh bảo vệ đội ngũ nhân sự của mình một cách bất chấp để mong chờ được trả ơn trong tương lai.”

Trước khi quyết định bảo vệ ai đó, hãy phân tích tình hình và đánh giá rủi ro

Có nhiều lúc bạn cần quyết định ngay lập tức có nên lên tiếng bênh vực đội ngũ nhân sự của mình hay không. Trong những trường hợp này, bạn sẽ phải tin tưởng vào khả năng phán đoán của mình. Nhưng tốt hơn bạn nên dành chút thời gian để phân tích tình hình trước nếu có thể.

Đầu tiên là cần thu thập các dữ kiện về tình huống. Nhiều người nóng tính, chỉ nghe một phần của câu chuyện hoặc nghe một bên rồi làm ầm lên cho rằng nhân viên của mình làm đúng. Nhưng đến khi hỏi kỹ ra thì mới tẽn tò vì “gà” nhà mình lại mắc thiếu sót. Khi này thì không chỉ nhân viên sai mà cả sếp cũng sai theo. Cho nên, hãy dành thời gian để nói chuyện với tất cả những người có liên quan trước đã.

Sau đó là đánh giá hành động của nhân viên có đi ngược lại với các quy định, tiêu chuẩn cốt lõi hoặc nó có tác động tiêu cực hay không. Điều cực kỳ quan trọng nữa là nhân viên đó đã làm tất cả những gì có thể để tránh hoặc khắc phục tình hình chưa? Họ đã thực sự cố gắng hết sức mình chưa? Họ đã nhận trách nhiệm cho hành động của mình? Nói tóm lại là họ có xứng đáng với sự ủng hộ của bạn không.

Quyết định hành động

Sau khi đã phân tích tình hình, bạn có thể đưa ra quyết định.

Nếu bạn tin rằng thành viên trong nhóm đã chứng minh việc làm của họ là đúng hoặc họ đã vô tình mắc sai lầm, bạn có thể quyết định ủng hộ họ. Hoặc, với tư cách là người quản lý, bạn có thể chịu trách nhiệm về hành động của nhân viên và thực hiện các bước thích hợp để đảm bảo rằng vấn đề không tái diễn.

Nếu bạn quyết định rằng người đó không xứng đáng với sự hỗ trợ của bạn, hãy giải thích cho họ hiểu lý do tại sao bạn không bảo vệ hành động của họ bằng cách sử dụng thông tin mà bạn đã thu thập được ở bước trước.

Đã đến bước quan trọng rồi đây: thể hiện hành động bảo vệ một cách hợp tình hợp lý

Khi nói đến việc “giải cứu” đội ngũ nhân sự trong nhóm trước những bất lợi, bạn cần nói gì và nói thế nào?

Nếu nhân viên hoàn toàn đúng thì quá hãnh diện (và mạnh miệng) rồi đúng không? Chúng ta có thể dõng dạc đưa ra các bằng chứng đanh thép chứng minh, để đó và không cần nói gì thêm.

Nếu nhân viên sai mười mươi thì mệt rồi đây. Bạn cần giải thích lý do tại sao bạn đứng về phía họ và nêu bật các bước họ đã thực hiện để khắc phục tình hình, nếu thích hợp. Nếu bạn đứng ra chịu trách nhiệm về hành động của họ, hãy nêu rõ những việc bạn sẽ làm để tình hình trở nên khả quan và đảm bảo rằng điều đó sẽ không tái diễn. Một thái độ nhẹ nhàng, ôn hòa sẽ giúp giảm căng thẳng cho tất cả các bên. Ngược lại, nếu chỉ nói cho xong việc hay có thái độ hờn mát thì bạn đang gợi nên một “cuộc chiến” khác đấy. 

Bảo vệ đội ngũ nhân sự của mình nhưng đừng đánh mất mối quan hệ công việc tốt đẹp với người đang nói chuyện cùng nhé. Hãy thể hiện sự đồng cảm để nhìn mọi thứ từ góc độ của họ. Ngay cả khi những lời chỉ trích là vô cớ, bạn cũng cần thể hiện cái tầm của mình: giao tiếp rõ ràng, bình tĩnh và luôn chuyên nghiệp.

Huỳnh Trâm