Sắp đến giờ hẹn phỏng vấn. Bạn vừa in CV và tranh thủ đọc lại lần nữa trong thang máy. Bạn chào hỏi ứng viên và mời họ vào văn phòng nhưng trong lòng hơi lo lắng vì không biết phải hỏi những gì. Phải thừa nhận rằng, phỏng vấn là một trải nghiệm đầy căng thẳng, dù là bạn đang ở vai trò nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, có một vũ khí bí mật giúp bạn có sự chuẩn bị tốt hơn và cảm thấy tự tin hơn, đó chính là một kịch bản phỏng vấn được xây dựng chặt chẽ.

Xây dựng kịch bản phỏng vấn để tìm ra ứng viên chất lượng

Kịch bản phỏng vấn là gì?

Kịch bản phỏng vấn là tập hợp các câu hỏi và lời nhắc đóng vai trò như một hướng dẫn đáng tin cậy, giúp bạn tránh nguy cơ đi chệch hướng hoặc bỏ lỡ những câu hỏi cốt lõi. Đồng thời bạn cũng có thể đánh giá ứng viên theo cùng tiêu chí, tạo sân chơi công bằng và giảm thiểu sự thiên vị.

Chị Lâm Hồng Thủy, Headhunter chia sẻ “Với kịch bản phỏng vấn, bạn sẽ không quên bất kỳ chủ đề quan trọng nào hoặc bối rối trong suốt cuộc trò chuyện. Khi giảm bớt áp lực phải ghi nhớ mọi điều cần hỏi, bạn sẽ có thể chú tâm vào câu trả lời của ứng viên và đặt câu hỏi đào sâu. Hơn nữa, khi phỏng vấn ứng viên theo cùng một kịch bản thì năng lực của họ sẽ được xem xét theo cùng một một cách, đảm bảo đánh giá của bạn là công bằng và chính xác”.

Vì những lợi ích này mà đây được xem là “bảo bối” của không chỉ người mới bước vào lĩnh vực tuyển dụng mà còn là những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm. Mặc dù có nhiều ý kiến trái chiều cho rằng kịch bản có thể khiến các cuộc phỏng vấn trở nên máy móc hoặc cản trở cuộc trò chuyện. “Nhưng điều này nằm ở chỗ bạn thực hiện như thế nào. Một kịch bản tốt sẽ vừa giúp bạn có một cấu trúc chặt chẽ trong khi vẫn tạo không gian cho sự linh hoạt và sáng tạo”, chị Hồng Thủy giải thích. Vậy làm thế nào để tạo kịch bản phỏng vấn đảm bảo các tiêu chí này?

“Việc chuẩn bị trước một kịch bản phỏng vấn giúp bạn nhớ tất cả các chi tiết nhỏ mà bạn muốn nói hoặc thảo luận đồng thời có thể viết ra bất kỳ bình luận hoặc chú thích cho bất kỳ câu hỏi bổ sung nào bạn nghĩ ra trong lúc trò chuyện.”

Cách xây dựng kịch bản phỏng vấn hiệu quả

Bước đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu để điều chỉnh kịch bản cho phù hợp với vai trò và ngành nghề cụ thể.

Kịch bản phỏng vấn cho một lập trình viên sẽ khác với kịch bản phỏng vấn cho một chuyên viên phát triển sản phẩm hoặc giám đốc bán hàng. Mỗi vị trí bạn sẽ cần tập trung vào các yếu tố khác nhau từ kỹ năng cần thiết đến mức độ phù hợp với văn hóa. Hiểu rõ mục tiêu của bạn sẽ định hướng cho việc lựa chọn câu hỏi. Chẳng hạn, việc hỏi các ứng viên quản lý nhiều câu hỏi mở hơn về kỹ năng lãnh đạo và khả năng gây ảnh hưởng đến nhóm là điều hợp lý.

Việc tiếp theo là tạo cấu trúc và dàn ý cho kịch bản phỏng vấn giúp cuộc trò chuyện diễn ra tự nhiên.

Bạn có thể chia cuộc phỏng vấn thành các phần dựa trên các chủ đề bạn định đề cập. Ý tưởng ở đây là tránh nhảy từ chủ đề này sang chủ đề khác hoặc quay lại chủ đề cũ vì chợt nhớ ra điều gì đó quan trọng.

Chị Hồng Thủy gợi ý: “Bạn có thể bắt đầu bằng cách giới thiệu ngắn gọn về công ty và mục đích của buổi phỏng vấn, sau đó đưa ra một vài câu hỏi đơn giản để tạo mối quan hệ và tạo ra bầu không khí thoải mái cho ứng viên. Với 5 phút dành cho phần này, bạn có thể khởi động bằng một lời chào như “Cảm ơn bạn đã tham gia cùng chúng tôi hôm nay. Tôi sẽ nói nhanh một chút về công ty và vai trò mà chúng ta sắp thảo luận” và đặt các câu hỏi phá băng “Bạn có thể chia sẻ đôi chút về hoàn cảnh của mình và lý do nào đưa bạn đến vị trí như ngày hôm nay không?”, “Điều gì đã khơi dậy sự quan tâm của bạn đối với lĩnh vực này?” hay “Có điều gì đặc biệt ảnh hưởng đến việc bạn lựa chọn vai trò này không?””.

Tùy vào từng ứng viên và vị trí tuyển dụng, bạn có thể điều chỉnh các câu hỏi này để tạo sự gần gũi và mang tính cá nhân hơn.

Nối tiếp câu chuyện, chị Hồng Thủy khuyên rằng hãy thúc đẩy ứng viên thảo luận về kinh nghiệm, thành tích và công việc cụ thể để đánh giá kỹ năng và năng lực chuyên môn của họ. Ở phần này, chị cũng đưa ra các câu hỏi bạn có thể áp dụng:

Về kinh nghiệm làm việc:

Bạn có thể chia sẻ về một dự án quan trọng mà bạn đã tham gia và tác động của nó không?
Bạn làm thế nào để cập nhật xu hướng và tiến bộ của ngành?
Bạn đã đối mặt với những thách thức nào trong vai trò trước đây và bạn đã vượt qua chúng như thế nào?…

Về kỹ năng và năng lực chuyên môn, bao gồm cả câu hỏi tình huống:

Bạn có thể nói về cách bạn đã áp dụng [kỹ năng cụ thể] vào các vai trò trước đây không?
Hãy mô tả một tình huống mà chuyên môn kỹ thuật của bạn đã tạo ra tác động đáng kể đến một dự án.
Bạn ưu tiên các nhiệm vụ và quản lý thời gian như thế nào khi phải đối mặt với nhiều thời hạn?
Bạn đã sử dụng những công cụ hoặc phương pháp nào để [thực hiện nhiệm vụ hoặc kết quả cụ thể]?
Hãy kể về một lần bạn gặp phải trở ngại lớn trong công việc. Bạn đã giải quyết như thế nào?
Hãy mô tả một tình huống mà bạn phải hợp tác với một đồng nghiệp khó tính. Kết quả là gì?

Và đừng quên các câu hỏi đánh giá sự phù hợp về mặt văn hóa – yếu tố quan trọng đối với khả năng gắn bó lâu dài và thành công trong doanh nghiệp.

Bạn xử lý phản hồi hoặc lời chỉ trích mang tính xây dựng ra sao?
Bạn sẽ nói phẩm chất tuyệt vời nhất của mình là gì?
Những khía cạnh nào trong văn hóa công ty của chúng tôi khiến bạn ấn tượng nhất?
Bạn sẽ mô tả môi trường làm việc lý tưởng của mình như thế nào và bạn đóng góp như thế nào để tạo ra môi trường đó?

Khi kết thúc buổi phỏng vấn, bạn nên để ứng viên có thời gian đặt câu hỏi. “Hãy khuyến khích họ hỏi về công ty, động lực của nhóm hoặc bất kỳ chủ đề liên quan nào khác. Điều quan trọng nữa là kết thúc buổi phỏng vấn bằng cách nhắc nhở ứng viên về các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng”, chị Hồng Thủy đề xuất. Theo chị, một số câu bạn có thể hỏi như:

Cuộc phỏng vấn của chúng ta hôm nay đến đây là kết thúc, [Tên ứng viên]. Chúng tôi rất cảm kích vì bạn đã chia sẻ kinh nghiệm và hiểu biết của mình. Bạn có điều gì muốn chia sẻ trước khi chúng ta kết thúc không?
Cảm ơn bạn đã dành thời gian đến tham dự buổi phỏng vấn hôm nay. Chúng tôi sẽ liên hệ để phản hồi và [các bước tiếp theo] trong [khung thời gian cụ thể]. Chúc bạn một ngày tốt đẹp!

“Một yếu tố quan trọng đóng vai trò như phần kết thúc kịch bản mà bạn nhất định không thể quên, đó là thêm vào thang điểm hoặc các tiêu chí đánh giá để duy trì tính khách quan và nhất quán”, chị Hồng Thủy nhấn mạnh. Bên cạnh đó, hãy nhớ chừa chỗ trống cho bất kỳ ghi chú hoặc suy nghĩ nào bạn muốn chú thích trong suốt buổi phỏng vấn. Điều này giúp bạn phân biệt các ứng viên với nhau và có cơ sở để đánh giá khả năng của họ sau này.

Trước khi phỏng vấn, hãy xem lại và tinh chỉnh kịch bản của bạn để đảm bảo tính rõ ràng, mạch lạc và trôi chảy, các câu hỏi được sắp xếp hợp lý và phù hợp với mục tiêu chung của bạn hay chưa. Bạn cũng nên kiểm tra xem nó có độ dài phù hợp với thời gian phỏng vấn mà bạn đã định hay không.

“Mặc dù kịch bản phỏng vấn là cần thiết nhưng đừng quên duy trì sự linh hoạt. Bạn nên chuẩn bị tinh thần đi chệch khỏi kịch bản khi cuộc trò chuyện vô tình rẽ sang hướng thú vị hoặc có giá trị hơn. Lúc này, bạn chỉ cần nương theo phản ứng của ứng viên và trao đổi với họ một cách tự nhiên trước khi khéo léo quay lại kịch bản ban đầu”, chị Hồng Thủy đưa ra lời khuyên.

Huỳnh Trâm