5 điều cần hỏi nhân viên từ xa để giúp họ làm việc hiệu quả

Bạn cho rằng quản lý nhân viên làm việc tại nhà trong thời gian giãn cách do dịch bệnh cũng giống như quản lý nhân viên tại văn phòng? Không hẳn vậy, thực tế là nhân viên từ xa phải đối mặt với nhiều thách thức riêng để làm việc hiệu quả.

Là nhà quản lý, bạn có thể gặp khó khăn để hiểu những gì mà các nhân viên từ xa đang phải trải qua, đặc biệt là nếu bạn chưa bao giờ làm việc tại nhà toàn thời gian. Điều này sẽ khiến nhân viên của bạn cảm thấy lạc lõng và giảm thiểu năng suất đáng kể.

Để hỗ trợ và quản lý nhân viên làm việc tại nhà hiệu quả, bạn cần đặt những câu hỏi phù hợp. Bằng cách hỏi, bạn mới có thể hiểu rõ từng thành viên trong nhóm để giúp họ đạt hiệu quả tốt nhất.

Bạn cảm thấy thế nào và mức năng lượng hiện tại của bạn ra sao?

Khi tất cả mọi người làm việc trong cùng một không gian thực tế, bạn có thể dễ dàng ghé qua bàn làm việc của nhân viên và hỏi thăm họ. Ngay cả khi không nói chuyện, bạn cũng có thể biết được cảm xúc của nhân viên. Thế nhưng không dễ dàng để nhận ra những trạng thái, cảm giác và mức năng lượng của họ qua một tin nhắn hoặc email.

Đặt câu hỏi này thường cho đội nhóm của bạn biết rằng bạn quan tâm đến họ với tư cách là con người, chứ không phải chỉ là nhân viên.

Bạn có cảm thấy mình hiểu rõ mục tiêu và các ưu tiên công việc không? Nếu không, bạn có thắc mắc nào?

Trong thời kỳ khó khăn, các ưu tiên và mục tiêu có thể thay đổi. Các sáng kiến ​​có thể bị trì hoãn hoặc hủy bỏ hoàn toàn, khiến các thành viên trong nhóm của bạn cảm thấy thiếu cảm hứng hoặc mất đi động lực để tiếp tục tiến lên phía trước. Hãy sử dụng các cuộc họp trực tuyến để giải quyết sự không rõ ràng đó và giúp họ đi đúng hướng.

Các nhân viên làm việc tại nhà sẽ gặp một số khó khăn nhất định, vì thế trách nhiệm của nhà quản lý là giúp họ tìm ra cách tốt hơn để làm việc hiệu quả.”

Có trở ngại gì trong ngày làm việc của bạn mà tôi có thể không biết?      

Việc hiểu được cảm giác của mọi người và những gì đang xảy ra với họ khi làm việc tại nhà là rất quan trọng đối với sức khỏe và năng suất của nhân viên. Ngay bây giờ, nhân viên có thể đang cảm thấy căng thẳng, lo lắng, không chắc chắn, cô đơn, thất vọng hoặc tất cả những điều trên. Chắc chắn khi được bạn chia sẻ, điều chỉnh các nhiệm vụ hoặc đóng góp ý kiến, họ sẽ rất cảm kích. 

Khi tiếp xúc với nhân viên về trải nghiệm hàng ngày của họ, hãy đảm bảo tạo cảm giác cởi mở và tin tưởng bằng cách chia sẻ những gì bạn đang trải qua khi làm việc tại nhà. Nếu nhân viên không cảm thấy an toàn khi trao đổi với bạn về những gì thực sự đang xảy ra, thì bạn sẽ không thể tìm ra sự thật về trải nghiệm của họ.

Hãy lắng nghe những gì chưa được nói và đặt câu hỏi tiếp theo để khuyến khích họ nói với bạn nhiều hơn. Ví dụ, nếu nhân viên nói rằng họ không muốn làm gánh nặng cho bạn với những rắc rối của họ, hãy cho họ biết rằng họ có thể tự tin chia sẻ bằng cách khơi gợi “Có phải bạn đang đảm nhận nhiều nhiệm vụ hơn khi làm việc tại nhà?”

Bạn có thể chấp nhận câu trả lời rằng mọi thứ đều ổn nhưng nếu xây dựng được mối quan hệ tốt để nhân viên cảm thấy thoải mái và họ không bị đánh giá thấp vì cho bạn biết họ không tuyệt vời thì bạn sẽ tạo được sự tin cậy và nhận được nhiều thông tin thiết thực hơn, từ đó hỗ trợ nhân viên tốt hơn.

Bạn có gặp khó khăn nào trong giao tiếp hàng ngày không? Bạn muốn tôi liên hệ với bạn bằng cách nào?

Cho dù bạn đang làm việc tại chỗ hay từ xa, giao tiếp rõ ràng là điều kiện tiên quyết để hoàn thành công việc. Hãy yêu cầu nhân viên làm việc tại nhà chia sẻ về những điều cụ thể mà bạn hoặc những người còn lại trong nhóm có thể làm để khắc phục sự cố giao tiếp. Ngoài ra, hãy hỏi cách họ muốn bạn liên hệ với họ, có thể là qua phần mềm trò chuyện, email hoặc điện thoại.

Tôi có thể làm gì để giúp bạn làm việc hiệu quả?

Trong tất cả các câu hỏi để giúp nhân viên làm việc hiệu quả tại nhà, đây có thể là câu hỏi quan trọng nhất. Các câu trả lời sẽ ngay lập tức cho bạn biết bạn có thể làm khác đi hoặc nhiều hơn hiện tại. Đảm bảo đặt thêm các câu hỏi tiếp theo để biết cách hành động chính xác, chẳng hạn như:

– Khi làm việc tại nhà, thời gian nào trong ngày bạn đạt năng suất cao nhất? Tôi có thể làm gì để đảm bảo bạn có đủ thời gian để tập trung vào công việc không?

– Tôi cần điều chỉnh gì trong phong cách quản lý? Tôi có theo dõi bạn quá sát sao khiến bạn không có không gian để thở không?

Giao tiếp và thể hiện sự quan tâm đến nhân viên là trọng tâm của các nhóm làm việc hiệu quả tại nhà. Bằng cách liên hệ với nhân viên và đặt câu hỏi về những gì đang diễn ra trong cuộc sống của họ và những gì họ cần ở bạn, bạn sẽ gửi thông điệp rằng nhân viên luôn là ưu tiên hàng đầu của bạn. Điều này sẽ giúp tăng hiệu suất và duy trì lòng trung thành của họ đối với doanh nghiệp, đặc biệt là trong điều kiện khó khăn do dịch bệnh.

Nguyễn Lý

                                                                                             

Sao chép thành công