Mặc dù có chuyên môn và kinh nghiệm làm việc nhưng nhiều nhân viên vẫn thường phải “vật lộn” để thành thạo một kỹ năng quan trọng, đó là quản lý thời gian. Vì thiếu kỹ năng này, họ bị tụt lại phía sau trong công việc và không hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Điều này khiến họ cảm thấy căng thẳng, mệt mỏi và thậm chí là “đuối” sức.

Vậy với vai trò là người quản lý, bạn có thể làm gì để giúp đỡ? Trên thực tế, có rất nhiều cách mà bạn có thể giúp nhân viên quản lý tốt hơn thời gian của họ, dưới đây là một vài cách trong số đó.

Xác định nguyên nhân

Một khi phát hiện ra rằng việc quản lý thời gian kém đang tồn tại ở nơi làm việc của bạn, hãy tìm hiểu lý do tại sao. Nhân viên có đang trì hoãn? Hoặc, họ đang lãng phí thời gian trên các trang mạng xã hội hay các trang web mua sắm? Ngoài ra, đôi khi nguyên nhân có thể nằm ở việc quản lý kém. Cụ thể, nhân viên có thể dành quá nhiều thời gian cho các cuộc họp hoặc viết báo cáo khiến họ có ít thời gian dành cho công việc. Hoặc khối lượng công việc của họ quá nhiều và cần san sẻ bớt cho các nhân viên khác. Dù vấn đề là gì, thì việc xác định được lí do mới có thể giúp bạn giải quyết hiệu quả.

Để xác định chính xác khó khăn gặp phải, hãy thường xuyên đánh giá nhân viên và các quy trình đang thực hiện để xem có cần phải điều chỉnh hay không. Bạn nên giao tiếp cởi mở với nhân viên và tạo thói quen nói chuyện với họ về các nhiệm vụ. Điều này không chỉ giúp bạn đánh giá được công việc của nhân viên mà còn có thể tiếp thu ý kiến của họ để cải thiện các quy trình nhằm tạo sự thuận lợi khi thực hiện công việc.

Khuyến khích nhân viên đặt ra các mốc thời gian

Các nhân viên sẽ không đạt được nhiều thành công nếu không có các mốc thời gian phù hợp. Tùy thuộc vào thời lượng của nhiệm vụ, hãy khuyến khích nhân viên đặt mục tiêu cho từng ngày, từng tuần hoặc từng tháng. Ngoài ra, cần đảm bảo rằng họ chia nhiệm vụ thành các phân đoạn dễ quản lý hơn.

Sử dụng các phần mềm quản lý công việc

Thiết lập các mốc thời gian nghe có vẻ dễ dàng, nhưng thực tế cũng khá khó khăn. Vì lý do đó, nhân viên của bạn đôi khi cần được hỗ trợ để có thể tuân thủ đúng các mốc thời gian đó, điển hình là các phần mềm quản lý công việc. Sử dụng phần mềm này, các trưởng nhóm có thể lập kế hoạch trực quan và vạch ra quy trình làm việc cho từng thành viên trong nhóm, bao gồm các báo cáo và thời gian hoàn thành. Thuận tiện hơn là có thể điều chỉnh bất cứ khi nào cần thiết.

Hướng dẫn nhân viên cách ưu tiên

Phần mềm quản lý công việc đơn giản là giúp nhân viên hợp lý hóa quy trình làm việc, nhưng nó không thể dạy cho nhân viên cách ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng hơn hoặc khẩn cấp hơn nhằm tối đa hóa năng suất. Bạn có thể làm điều đó nhưng cũng ở mức độ nhất định bởi chính nhân viên – là người thực hiện – mới quyết định hoàn thành nhiệm vụ nào trước. Vì vậy, bên cạnh việc thông báo và hỗ trợ họ trong các nhiệm vụ khẩn cấp, bạn cần đảm bảo rằng họ có đầy đủ tài nguyên để hoàn thành các nhiệm vụ đó đúng hạn.

Cho nhân viên nhiều sự tự do

Mỗi nhân viên khác nhau có cách tiếp cận nhiệm vụ khác nhau. Trong khi một số giải quyết các nhiệm vụ khó khăn trước tiên, thì một số khác lại bắt đầu với các nhiệm vụ nhỏ và chuyển sang các nhiệm vụ lớn hơn sau đó. Hãy để họ làm việc theo phong cách ưa thích, miễn là họ hoàn thành công việc đúng hạn. Bạn càng cho họ nhiều tự do, họ càng hài lòng với công việc. Quá cứng nhắc có thể khiến nhân viên không tận tâm với công việc. Vì vậy, hãy cố gắng không quản lý vi mô miễn là nhân viên đáp ứng được thời hạn đề ra.

Xem lại cách bạn giao việc

Đôi khi, nhân viên đã đặt ra các mốc thời gian và thứ tự ưu tiên vẫn không hoàn thành công việc đúng hạn, bởi họ đảm nhận quá nhiều việc. Trong những trường hợp như vậy, hãy chia sẻ nhiệm vụ cho các nhân viên khác nếu bạn muốn công việc được thực hiện nhanh hơn. Tuy nhiên, bạn cần chỉ định những người có khả năng làm việc tốt với nhân viên đầu tiên. Nếu không, thay vì tăng tốc, bạn chỉ làm công việc trở nên chậm trễ hơn.

Cung cấp các khóa học quản lý thời gian

Ngay cả sau khi thực hiện tất cả các điều trên, bạn vẫn sẽ cần đào tạo nhân viên của mình về quản lý thời gian để đảm bảo kết quả lâu dài. Vậy làm thế nào để bạn bắt đầu đào tạo? Bạn có thể tìm thấy các khóa học quản lý thời gian cho nhân viên trên internet. Hoặc bạn có thể bắt đầu một chương trình đào tạo tại chỗ, mà ở đây các cấp quản lý của công ty sẽ hướng dẫn cho nhân viên cấp dưới về cách quản lý thời gian.

Là người quản lý, bạn có cơ hội hướng dẫn nhóm của mình trở thành những nhân viên có năng suất và tự tin hơn. Quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp cải thiện năng suất và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, mà nó còn khiến nhân viên hài lòng và làm việc hết khả năng của họ, đồng thời giúp cải thiện văn hóa công sở nói chung. Do đó, mặc dù giúp nhân viên sử dụng tốt thời gian của họ có thể khiến bạn mất một khoảng thời gian của riêng mình nhưng với kết quả đạt được thì khoản đầu tư này là hoàn toàn xứng đáng.

Ngân Linh