Tuyển dụng không chỉ đơn thuần là việc tìm người phù hợp mà đó là cả một hành trình cần sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bên, đặc biệt là giữa HR (nhân sự) và Manager (quản lý chuyên môn). Tuy nhiên, trong thực tế, sự hợp tác này không phải lúc nào cũng thuận buồm xuôi gió. Nếu đã từng tham gia vào quá trình tuyển dụng, hẳn bạn cũng ít nhiều chứng kiến hoặc chính mình là nhân vật chính trong những cuộc chiến âm thầm giữa HR và các Manager. Cùng hướng đến mục tiêu tuyển người giỏi nhưng đôi khi giữa HR và Manager “lệch pha” như đứng ở hai chiến tuyến.

Vì sao HR và Manager “lệch pha”?

“Khi HR và Manager lệch pha trong quá trình tuyển dụng, ứng viên dễ rơi vào tình trạng hoang mang vì tiêu chí đánh giá và kỳ vọng công việc không đồng nhất.”

Chia sẻ về vấn đề này, chị Thái Thùy Vân, HR Manager cho biết: “Một trong những lý do phổ biến nhất là do HR và Manager có kỳ vọng khác nhau về ứng viên”.

Chị giải thích, HR thường có cái nhìn thực tế hơn về thị trường tuyển dụng, vì họ là người trực tiếp đọc hàng loạt CV mỗi ngày, nói chuyện với ứng viên, hiểu rõ mức lương hiện tại, nhu cầu thị trường và biết ai là ứng viên “hiếm có khó tìm”.

Trong khi đó, Manager lại hay “vẽ” ra hình mẫu ứng viên lý tưởng vừa có kinh nghiệm đúng ngành, chuyên môn giỏi, biết ngoại ngữ, có kỹ năng mềm, thái độ tốt, có thể đi làm ngay, lương không quá cao và gắn bó lâu dài. Yêu cầu nghe xong nhiều khi HR chỉ biết cười trừ: “Người như vậy chắc đang làm ở Google rồi, sao về với mình được?”.

“Kỳ vọng lệch nhau khiến HR muốn điều chỉnh yêu cầu cho thực tế hơn để tuyển nhanh, còn Manager lại nghĩ như vậy là đang hạ tiêu chuẩn. Kết quả là mỗi bên đi một hướng, còn vị trí thì vẫn để trống mà deadline thì ngày càng đến gần”, chị Thùy Vân phân tích.

Không chỉ khác nhau ở kỳ vọng mà hai bên còn “lệch pha” trong tốc độ ra quyết định. “Hay nói dễ hiểu hơn, hai bên đang nhảy cùng một bản nhạc nhưng mỗi người lại đeo tai nghe riêng: HR thì nhún theo EDM còn Manager thì đắm chìm trong nhạc Trịnh”, chị Thùy Vân dí dỏm so sánh.

Với HR, tuyển dụng giống như một cuộc chạy đua nước rút. Họ bị áp lực từ đủ thứ KPI, deadline thì liên tục réo bên tai: “Tháng này phải đủ người nhé!”. Vậy nên mỗi khi gặp ứng viên tiềm năng, phản xạ gần như bản năng của họ là phải chốt nhanh, không là mất.

Trái lại, các Manager lại bước đi với phong thái thong dong hơn. Họ cẩn trọng, suy xét kỹ càng, xem xong CV thì gật gù, phỏng vấn xong lại buông nhẹ một câu: “Ừm… để anh/chị suy nghĩ thêm chút” hoặc “Cũng được đấy nhưng thử xem còn ai tốt hơn không?”

Vấn đề là thị trường không đợi ai. Ứng viên giỏi thường không “ở không” để chờ doanh nghiệp ra quyết định. Họ có thể nhận vài offer cùng lúc và chỉ cần chậm một nhịp, họ đã “lên thuyền” với công ty khác mất rồi. Và thế là kịch bản quen thuộc lặp lại: Sếp hỏi “Sao mãi chưa tuyển được”, HR quay sang trách Manager: “Tại anh/ chị không chốt nhanh”. Manager lại phản pháo: “Tuyển sai rồi mất công training, chưa kịp quen việc đã nghỉ, còn mệt hơn”.

Theo chị Thùy Vân, một lý do kinh điển nữa khiến HR và Manager “lệch pha” khi tuyển dụng là vì không cùng tần số khi nói về sự phù hợp văn hóa. HR thì thường đặt rất nặng yếu tố “fit” văn hóa. Họ như mấy ông mai bà mối chuyên nghiệp vậy, không chỉ lo xem đối tượng có gia thế (kỹ năng, kinh nghiệm) mà còn phải coi có hợp vía, hợp tính, hợp gu team không. Với họ, một ứng viên giỏi chuyên môn nhưng không phù hợp với văn hóa đội ngũ có thể gây ra nhiều rắc rối về lâu dài.

Ngược lại, Manager thường tập trung vào chuyên môn nhiều hơn. Với họ, người giỏi, làm được việc, có kinh nghiệm đầy mình là quan trọng nhất, còn chuyện hợp văn hóa đôi khi chỉ là thứ yếu. “Cần người làm việc chứ có tuyển vào team building đâu” là câu cửa miệng của nhiều Manager mỗi khi HR thở dài nói “Em thấy bạn này không hợp văn hóa”.

Thế là đến lúc phỏng vấn xong, HR thì tiếc công set lịch, Manager thì tiếc nhân tài bị vuột mất, còn ứng viên thì bối rối kiểu: “Ủa công ty bị đa nhân cách à, mỗi người nói một kiểu”. “Điều này không chỉ làm mất thời gian của cả ba bên mà còn ảnh hưởng đến hình ảnh tuyển dụng. Ứng viên chưa vào đã thấy nội bộ không đồng lòng, ai mà không hoang mang chứ!”, chị Thùy Vân lý giải.

Ngoài ra còn có một lý do âm thầm hơn nhưng không kém phần quan trọng, đó là phân công việc không rõ ràng. Có những công ty, HR gần như “ôm trọn” cả quy trình: từ lọc CV, phỏng vấn vòng đầu, trao đổi lương đến đề xuất ứng viên. Manager chỉ việc chờ kết quả rồi “gật hoặc lắc”. Nhưng cũng có những nơi, Manager lại muốn tự viết mô tả công việc, tự phỏng vấn, tự deal lương, HR lúc đó chỉ như tổ hậu cần hỗ trợ HR giống như “bộ phận hậu cần lưu động hỗ trợ đặt lịch, in CV, gửi mail, chạy vòng vòng mà không được quyết gì.

Rắc rối nảy sinh khi ứng viên không hợp hoặc nghỉ ngang sau vài tháng. Ai cũng nhanh tay né trách nhiệm, HR thì bảo: “Em đã gửi toàn hồ sơ chất lượng rồi còn gì” còn Manager thì: “Tại HR gửi không đúng người ngay từ đầu!”. Không ai muốn nhận phần lỗi vì ngay từ đầu đã không rõ ai làm gì, ai được quyền quyết hoặc tuyển sai thì ai chịu.

“Khi trách nhiệm cứ bị chuyền qua lại ping pong thế này thì không chỉ khiến quy trình tuyển dụng rối tung lên mà còn dễ làm nội bộ mất hòa khí. Trong khi, HR và Manager cần phối hợp như một cặp song ca ăn ý, chứ không phải mỗi người hát một tông rồi đổ tại micro hỏng”, chị Thùy Vân nêu quan điểm.

Vậy làm sao để giảm mâu thuẫn?

Tốt nhất, ngay từ đầu hãy ngồi lại nói chuyện thẳng thắn với nhau. Trước mỗi đợt tuyển dụng, HR và Manager nên thống nhất rõ ràng cần người như thế nào, mức lương ra sao, timeline cụ thể, quy trình đi qua mấy bước… “Đừng để mỗi người hiểu một kiểu, đến lúc tuyển xong mới phát hiện “Ủa, sao không ai nói cho tôi biết vụ này?”. Như vậy chẳng khác gì hai người đang chèo cùng một chiếc thuyền, nhưng người thì chèo sang trái, người lại chèo sang phải, cuối cùng thuyền chỉ xoay vòng vòng, không đi tới đâu. Mà nếu cứ xoay vòng hoài, ứng viên cũng chóng mặt theo. Không chờ nổi, họ lại nhảy sang công ty khác lúc nào không hay”, chị Thùy Vân đưa ra lời khuyên.

Chị cũng nói thêm, cả hai bên nên cùng tham gia quy trình tuyển dụng, chứ không phải chia phe kiểu HR lo phần đầu, Manager lo phần cuối rồi đến khi có vấn đề thì lại chẳng ai nhận phần giữa. Nếu cả hai cùng tham gia từ đầu đến cuối quy trình, cùng nhau “chốt” từng bước thì mọi thứ sẽ trơn tru hơn rất nhiều.

Đặc biệt là hai bên cần hiểu được góc nhìn của nhau. HR đâu chỉ là người lọc hồ sơ rồi gọi điện hỏi ứng viên có rảnh không, họ còn là người gác cổng, đảm bảo rằng người bước chân vào công ty không phải là một quả bom hẹn giờ, giỏi thì có giỏi nhưng “toang” văn hóa thì cũng vậy. Họ phải cân giữa kỹ năng, tính cách, văn hóa công ty và đôi khi còn phải đọc vị những điều không nằm trong CV. Trong khi đó, Manager cũng không phải lúc nào cũng khó tính. Họ đang thiếu người, việc thì ngập đầu, deadline dí sát, KPI thì chạy từng ngày. Họ cần người có thể bắt tay vào làm ngay, nên sốt ruột cũng là điều dễ hiểu.

“Chỉ cần chịu khó lắng nghe nhau một chút, hiểu “nỗi khổ” và mục tiêu của nhau thì hành trình tuyển người sẽ đỡ căng thẳng hơn, mâu thuẫn không những giảm mà biết đâu lại cùng rủ nhau đi uống cà phê ăn mừng vì tuyển xong sớm, khỏi phải đau đầu dài ngày”, chị Thùy Vân thổ lộ.

Thật ra, chuyện HR và Manager “lệch pha” không phải lúc nào cũng xấu. Nhiều khi, nhờ những cuộc tranh luận “căng não” mà hai bên lại hiểu nhau hơn và chọn được ứng viên phù hợp hơn với nhu cầu thực tế.

Điều quan trọng là cả hai cùng nhìn về một mục tiêu chung, thay vì chỉ chăm chăm vào sự khác biệt. Khi hiểu được nhau, việc trao đổi sẽ dễ dàng hơn và từ đó đưa ra được giải pháp hợp lý vừa cân bằng giữa chuyên môn, văn hóa, vừa nhìn thấy tiềm năng phát triển của ứng viên. Những quyết định như vậy không chỉ giúp tuyển đúng người mà còn góp phần xây dựng một đội ngũ gắn bó, vững mạnh lâu dài.

Doanh nghiệp của bạn có đang đối mặt với tình huống này? Đừng chần chừ. Hãy bắt đầu bằng một cuộc trò chuyện cởi mở và chân thành giữa HR và Manager ngay hôm nay.

Trang Trần