5 lầm tưởng ngăn cản bạn trao quyền cho nhân viên hiệu quả

Có câu nói rằng: Nếu bạn muốn làm đúng một số việc nhỏ, hãy tự mình thực hiện. Nếu bạn muốn làm những điều vĩ đại và tạo ra ảnh hưởng lớn, hãy học cách trao quyền. Trao quyền cho nhân viên đã trở thành một từ thông dụng trong thế giới quản lý. Đó là một khái niệm nhiều mặt, bao gồm việc cung cấp cho nhân viên các công cụ, nguồn lực và sự hỗ trợ mà họ cần để làm chủ công việc và đưa ra quyết định sáng suốt nhất.

Có khả năng trao ​​quyền là yếu tố rất quan trọng đối với tất cả các nhà lãnh đạo và quản lý doanh nghiệp vì nó giúp họ quản lý hiệu quả khối lượng công việc của mình, tập trung vào các ưu tiên đúng đắn và tận dụng điểm mạnh của các thành viên trong nhóm. Mặc dù thấy rõ điều này nhưng nhiều nhà quản lý vẫn không chọn trao quyền vì đang mắc kẹt với các quan niệm sai lầm.

Hãy xem xét 5 rào cản tâm lý phổ biến nhất đối với việc trao ​​quyền cho nhân viên

Những lầm tưởng khiến nhà quản lý e ngại trao quyền cho nhân viên

Họ cho rằng nhân viên đã quá bận rộn rồi!

Chắc chắn, nhân viên bận rộn nhưng họ cũng cần làm những việc được đội nhóm ưu tiên hàng đầu. Nếu có điều gì đó quan trọng đáng để bạn quan tâm thì nó cần được thay thế bằng những gì nhân viên đang làm vào thời điểm đó.

Thử một lần bỏ qua cảm giác lo sợ sẽ gây ra sự thất vọng khi yêu cầu nhân viên làm nhiều hơn xem sao. Biết đâu giả định của bạn là sai. Khi bắt đầu hỏi mọi người có thể nhận thêm việc hay không, bạn sẽ thấy họ rất hào hứng giúp đỡ và sắp xếp được thời gian để hoàn thành.

Hơn nữa, sở dĩ nhân viên có quá nhiều việc để làm là do quản lý không đúng cách. Và lý do khiến họ được quản lý không đúng cách có thể là bạn quá bận rộn với các nhiệm vụ của riêng mình. Với sự trao quyền phù hợp, bạn và nhóm có thể hoàn thành được nhiều việc hơn.

“Kỹ năng trao quyền cho nhân viên hiệu quả có thể tạo nên hoặc phá vỡ sự nghiệp của một người quản lý”.

Họ nghĩ rằng sẽ mất nhiều thời gian để đào tạo nhân viên

Có thể mất khá nhiều thời gian để nhân viên có sự chuẩn bị tốt cho việc xử lý các nhiệm vụ nhưng sự thật của vấn đề là cuối cùng bạn sẽ tiết kiệm được đáng kể thời gian bằng cách trao quyền phù hợp. Bạn có thể mất một vài giờ hướng dẫn, giải thích một việc nào đó mà bạn chỉ cần nửa tiếng để hoàn thành. Nhưng nếu đó là nhiệm vụ lặp lại vài lần trong tháng thì nghĩ xem bạn tiết kiệm được bao nhiêu thời gian cho mình? 

“Tôi tự làm còn nhanh hơn”. Nếu thường xuyên làm một việc nào đó thì bạn nghĩ vậy cũng đúng thôi. Nhưng điều này sẽ dẫn bạn đến đâu? Bị mắc kẹt và không thể phát triển cũng như tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn. Và điều đó khiến nhân viên của bạn ra sao? Họ cũng ở cùng “địa điểm” như bạn. Nếu bạn duy trì quyền kiểm soát một nhiệm vụ chỉ vì bạn thực hiện nó nhanh hơn thì bạn đang bỏ lỡ cơ hội phát triển cá nhân và doanh nghiệp về lâu dài.

Họ không trao quyền vì sợ vai trò của họ sẽ gặp rủi ro

Một số nhà quản lý nghĩ rằng khi họ giao phó một nhiệm vụ, đó là cách khiến họ làm giảm tầm quan trọng của bản thân và trở nên thừa thãi trong công ty. Họ mặc định rằng họ sẽ không còn quan trọng nữa nếu có người khác đảm đương tốt công việc của họ.

Nghe qua thì rất hợp lý những nghĩ kỹ lại thì không đúng. Khi trao quyền cho nhân viên, bạn có xu hướng tạo ra nhiều thời gian hơn để làm những gì bạn thực sự phải làm và gia tăng giá trị cho bản thân. Trong khi người khác làm việc thì bạn cũng đâu ngồi chơi phải không nào? Bạn cũng tìm cách nâng cao khả năng quản lý nhằm tạo ra lực lượng lao động năng suất và gắn kết hơn cơ mà. Điều này không chỉ giúp bạn trở thành tài sản quý giá hơn đối với công ty mà còn giúp bạn được thăng chức trong tương lai không xa.

Họ tin rằng họ là người duy nhất có thể làm tốt công việc

Những nhà quản lý có tiêu chuẩn cao sẽ khó để người khác làm công việc của họ. Họ cảm thấy nếu phải dành thời gian xem xét lại chất lượng thì tự làm sẽ dễ dàng hơn. Kiểu suy nghĩ này có thể gây ra bầu không khí không tốt vì nó gây mất lòng tin, thậm chí khiến nhân viên kém nhiệt tình hơn nếu họ biết công việc của họ sẽ bị kiểm tra ba lần mỗi giờ và sếp của họ sẽ can thiệp ở mọi bước.

Cách tiếp cận tốt hơn là hỗ trợ nhân viên phát triển kỹ năng và nâng cao chất lượng của họ. Nếu ai đó khác có thể thực hiện nhiệm vụ tốt như bạn khoảng 70-80% thôi, hãy giao việc đó cho họ. Họ có thể không làm đúng ngay lần đầu tiên hoặc thậm chí là lần thứ hai. Nhưng kết quả cuối cùng sẽ là một nhóm làm việc thoải mái và tự chủ, giúp giải phóng thời gian của bạn. Bạn có thể rảnh rỗi thực hiện các nhiệm vụ mà chỉ bạn mới có thể làm và nhờ đó bạn có thể nâng cao kỹ năng của mình Bạn cũng có thể sẽ ngạc nhiên về những kỹ năng và quan điểm đa dạng mà họ mang lại.

Họ cho rằng họ không cần sự giúp đỡ

Cuối cùng, lí do khiến nhiều nhà quản lý không trao quyền cho nhân viên là vì họ cho rằng những gì họ ủy quyền chỉ là những chi tiết vụn vắt như trả lời email, lên lịch họp hoặc mua đồ dùng văn phòng… và họ có thể tự làm được mà không cần đến sự giúp đỡ, hỗ trợ.  

Họ tự nhủ rằng “Nếu tôi có thể nói chuyện trước hàng trăm người, chắc chắn tôi có thể tự sắp xếp chuyến đi của mình!”. Họ có thể giỏi quản lý những việc nhỏ nhặt này nhưng sau đó lại mắc kẹt với chúng trong khi còn hàng tá công việc quan trọng hơn đang chờ xử lý. Rõ ràng, đây không phải là cách sử dụng thời gian hiệu quả nhất. 

Sẽ tốt hơn nhiều nếu dành 5 phút để chỉ cho ai đó cách thực hiện hơn là để các hoạt động (dù chỉ kéo dài vài phút) này cộng lại thành những khoảng thời gian khổng lồ trong suốt một tuần, một tháng hoặc một năm.

Thực tế cho thấy, trao quyền là một trong những chất xúc tác mang lại kết quả mong muốn và hiệu suất tốt hơn trong một nhóm hiệu quả. Mọi người, bằng cách này hay cách khác, đều được hưởng lợi khi các nhiệm vụ được giao phó. Nó cũng giúp xây dựng một đội ngũ đáng gờm và nâng cao tính tiếp nối giúp tránh được bất kỳ sự xáo trộn nào nếu người quản lý rời đi hoặc trong giai đoạn chuyển tiếp lên chức vụ cao hơn.

Ngoài những điều được đề cập trên đây thì mối quan tâm lớn nhất của bạn khi nói đến việc trao quyền cho nhân viên là gì, hãy chia sẻ suy nghĩ cùng CareerLink trong phần bình luận bên dưới nhé.

Huỳnh Trâm

Sao chép thành công