Các cuộc họp doanh nghiệp phục vụ nhiều mục đích khác nhau từ ra quyết định, lên ý tưởng, đến chia sẻ thông tin, huấn huyện, đào tạo. Chúng giúp xây dựng tình đồng đội, kết nối và định hướng cho nhóm của bạn. Nhưng thực tế thì “Đi họp hả? Chỉ lãng phí thời gian”, “Chán lắm, nói quá trời chứ không mang lại kết quả gì” hoặc “Nhiều khi còn lan man quên mất ý định ban đầu”.

Nếu bạn nghe những điều này từ các thành viên trong nhóm hay cảm thấy mọi người tỏ ra ủ rũ, uể oải, không hào hứng với các cuộc họp thì đã đến lúc nên thay đổi. Anh Võ Quốc Tuấn, Giám đốc Kinh doanh chia sẻ: “Những điều cơ bản để điều hành một cuộc họp suôn sẻ và duy trì hiệu quả như xác định mục đích, nêu rõ diễn biến và thời lượng, bắt đầu và kết thúc đúng giờ … là điều ai cũng biết rồi. Nhưng có nhiều chi tiết trong những điều cơ bản đó có thể tạo nên sự khác biệt lớn. Bằng cách triển khai các chiến lược này, bạn có thể giúp các cuộc họp tập trung và hiệu quả hơn, góp phần vào sự phát triển và thành công của đội nhóm”.

“Ngay cả các cuộc họp doanh nghiệp được lên kế hoạch kỹ lưỡng nhất cũng có thể thất bại nhưng có những cách đơn giản và hiệu quả để bạn có thể đưa chúng trở lại đúng hướng.”

Kỹ năng điều hành cuộc họp doanh nghiệp diễn ra đúng tiến độ và đúng hướng

Mời người tham gia, chứ không phải tham dự

Bạn cho rằng bất kỳ ai trong nhóm quan tâm đến chủ đề của buổi họp đều nên có mặt, càng đông sẽ càng vui, đúng không? “Điều này đúng nếu bạn muốn mang tiếng là người chuyên tổ chức các cuộc họp nhàm chán và lãng phí thời gian”, anh Quốc Tuấn đưa ra nhận định. Các cuộc họp rất tốn kém, vì vậy hãy làm cho chúng xứng đáng với thời gian và năng lượng của mọi người. Anh Tuấn khuyên rằng, khi bạn đã rõ mục đích của cuộc họp, hãy mời những người liên quan trực tiếp đến vấn đề, nêu rõ lý do họ được mời và vai trò mà họ được mong đợi. Điều này giúp các cuộc họp luôn tập trung cao độ vì khi những người tham dự đóng vai trò chính trong chủ đề đang thảo luận, họ có nhiều khả năng đưa ra các ý kiến có giá trị.

Nếu người tham dự nói với bạn rằng họ không muốn tham dự vì cảm thấy chủ đề không liên quan đến họ, hãy lắng nghe. Họ có thể có lý và phản hồi của họ sẽ giúp bạn điều chỉnh mục đích của cuộc họp hoặc người tham gia cho lần sau.

Bắt đầu cuộc họp bằng lời nhắc nhở để đi đúng hướng

Để giữ cuộc họp doanh nghiệp đi đúng hướng thì ngay từ đầu bạn cần biết mình muốn đi theo hướng nào và cho các thành viên tham gia biết điều đó. Khi bắt đầu cuộc họp, bạn cần đưa ra lời nhắc nhở nhẹ nhàng vào việc đạt được các mục tiêu để giúp mọi người tập trung, không bị lạc đề hoặc lan man.

Anh Quốc Tuấn gợi ý: “Bạn có thể chỉ cần nói điều gì đó như “Xin nhắc lại, mục đích của buổi họp hôm nay là đưa ra quyết định về X. Chúng ta có 30 phút để thảo luận, vì vậy hãy tập trung vào việc đạt được mục tiêu đó và tránh lạc đề”. Hoặc “Khi kết thúc cuộc họp này, chúng ta sẽ có danh sách các khách hàng tiềm năng mới cho bộ phận kinh doanh” hay “Khi bước ra khỏi phòng họp, chúng ta cần có quyết định cuối cùng về việc chọn agency nào cho chiến dịch tiếp thị sắp tới”.

Khuyến khích mọi người nói ngắn gọn và súc tích

Khuyến khích các thành viên trình bày ngắn gọn trong các cuộc họp là chiến thuật quan trọng để đảm bảo rằng các cuộc họp vẫn đi đúng hướng. “Bằng cách thúc đẩy văn hóa ngắn gọn, bạn sẽ giúp nhân viên bày tỏ suy nghĩ và mối quan tâm của họ một cách rõ ràng, súc tích. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp nhóm nhanh chóng xác định các việc cần làm và ưu tiên các nhiệm vụ. Hơn nữa, khi đề cao sự ngắn gọn, bạn còn thể hiện sự tôn trọng đối với thời gian và nguồn lực của nhóm, cuối cùng là tăng cường sự hợp tác và thúc đẩy môi trường làm việc hướng đến kết quả”, anh Quốc Tuấn giải thích.

Chỉ định ai đó ghi chú các chi tiết quan trọng

Nội dung của buổi họp như các câu hỏi và câu trả lời cũng như việc cần làm nên được lưu lại để người tham gia lẫn những ai vắng mặt có thể tham khảo sau này. Là người điều phối cuộc họp, bạn sẽ rất bận rộn để ghi lại các điểm chính. Nếu có người hỗ trợ ghi chép các chi tiết quan trọng, bạn dễ dàng theo dõi cuộc họp hơn và nhanh chóng nhận ra khi cuộc trò chuyện đi quá xa khỏi chủ đề chính.

Hướng dẫn các thành viên trở lại đúng hướng

Theo anh Tuấn, cuộc họp có thể đi chệch chủ đề ngay cả khi có mục tiêu rõ ràng và đúng người tham gia. Nếu nhận thấy các dấu hiệu lạc đề, hãy nhẹ nhàng đưa cuộc họp trở lại vấn đề chính bằng cách khuyến khích các thành viên nói về điều đó vào lúc khác hoặc trong bối cảnh khác hay hướng dẫn họ chia sẻ với người phù hợp.

Anh Tuấn gợi ý, nếu cuộc họp của bạn là để quyết định hướng đi của kế hoạch tiếp thị mới và những người tham gia đang bàn về các đại lý bán hàng, bạn có thể nói: “Mục tiêu ban đầu của chúng ta là quyết định về kế hoạch tiếp thị mới nhưng tôi nhận thấy các bạn đang bàn về việc bán hàng. Vấn đề này có giúp ích cho mục đích của chúng ta không hay tốt nhất là gác lại bây giờ” hay “Có vẻ như bàn về các đại lý bán hàng không phù hợp với mục đích về kế hoạch tiếp thị của cuộc họp. Chúng ta có nên để dành chủ đề này cho buổi thảo luận sau không?”

“Dù bằng cách nào, bạn cũng cần nhắc đến mục đích ban đầu. Nếu không, việc chuyển hướng cuộc thảo luận có vẻ độc đoán, khiến mọi người cảm thấy như thể bạn đang lấn át họ hoặc coi thường ý kiến ​​của họ”, anh Quốc Tuấn nhắc nhở.

Bằng cách giữ cho các cuộc họp doanh nghiệp diễn ra ngắn gọn, đúng tiến độ và đúng hướng, bạn sẽ cải thiện năng suất tại nơi làm việc. Nhân viên của bạn sẽ không còn vẻ mặt sợ hãi khi bước vào phòng họp và bạn sẽ cảm thấy hài lòng hơn. Bạn đã sẵn sàng triển khai các chiến lược này trong các cuộc họp tiếp theo để gây bất ngờ và tiếp thêm năng lượng cho nhóm của mình chưa?

Huỳnh Trâm