Thử hỏi bất kỳ ai đang làm việc trong lĩnh vực tuyển dụng điều gì khiến họ thất vọng nhất thì có lẽ là đầu tư rất nhiều thời gian và công sức vào tìm kiếm, phỏng vấn, đánh giá các ứng viên xuất sắc để rồi đánh mất họ vì một sai lầm ở giai đoạn gửi offer letter (thư mới nhận việc). Như chị Nguyễn Kiều My, Chuyên viên tuyển dụng cấp cao chia sẻ: “Khi nói đến việc đưa ra lời mời làm việc bằng văn bản, ngay cả một lỗi nhỏ cũng có thể khiến bạn mất ứng viên hoặc tệ hơn là làm ảnh hưởng đến thương hiệu tuyển dụng”. Vì vậy, chị cho rằng cần đảm bảo thư mời của bạn không vô tình mắc phải một trong những lỗi có khả năng gây tốn kém sau đây.

5 lỗi phổ biến khi viết offer letter
“Viết offfer letter có vẻ đơn giản nhưng một sai lầm nhỏ trong giai đoạn này có thể gây ra hậu quả tốn kém cho công ty.”
Bỏ qua việc đưa ra lời mời bằng lời
Luôn đưa ra lời đề nghị bằng lời trước thông qua điện thoại hoặc trực tiếp, sau đó gửi văn bản chính thức gồm các thông tin chi tiết qua email. Tại sao ư? “Có câu Nhất cự li, nhì tốc độ. Thời gian là tất cả trong việc giữ chân những ứng viên tuyệt vời, nhất là trong thị trường cạnh tranh gay gắt ngày nay. Việc đưa ra lời đề nghị bằng lời ngay lập tức cho thấy sự cam kết của bạn và giảm thiểu khả năng ứng viên sẽ chấp nhận một lời mời khác trong thời gian chờ đợi. Thêm vào đó, việc truyền đạt tin tức tốt đẹp theo cách trực tiếp cũng mang tính cá nhân hơn”, chị Kiều My giải thích.
Thiếu thông tin, nhất là mức lương và phúc lợi
Khi ứng viên nhận được offer letter, họ háo hức muốn hiểu công việc đòi hỏi những gì và họ sẽ nhận được lợi ích nào. Không cung cấp thông tin này trong thư mời nhận việc có thể tạo cảm giác không chắc chắn và điều này có thể khiến ứng viên từ chối lời đề nghị.
Chị Kiều My khuyên rằng “Để thu hút sự chú ý của ứng viên, lời mời làm việc của bạn phải chứa càng nhiều thông tin càng tốt. Ít nhất, thư phải bao gồm chức danh, trạng thái công việc (toàn thời gian hoặc bán thời gian), tổng quan chung về các nhiệm vụ chính, ngày dự kiến bắt đầu, đặc biệt mức lương và phúc lợi nếu nó đặc biệt cạnh tranh”.
Lưu ý khi viết mô tả chi tiết về các nhiệm vụ liên quan, chị Kiều My cho rằng không nên viết một danh sách dài vô tận các việc phải làm. “Hãy giới hạn danh sách của bạn trong 5 yếu quan trọng nhất của công việc và ở mỗi điểm, bạn có thể sử dụng một vài cụm từ để tóm tắt các nhiệm vụ chính và theo sau là phần giải thích đơn giản, rõ ràng. Điều này sẽ cung cấp một mô tả toàn diện nhưng súc tích về công việc”, chị My gợi ý.
Về mức lương và phúc lợi, chị My nêu quan điểm “Hãy ghi rõ mức lương cơ bản là bao nhiêu cùng với thời gian thanh toán (chẳng hạn như 2 tuần/lần hay hàng tháng), tiền thưởng (trong đó nêu rõ cơ cấu gồm tiền thưởng dựa trên hiệu suất và tiền thưởng hàng năm) và quyền lợi (bảo hiểm y tế, ngày nghỉ có lương và các ưu đãi khác cũng như thời điểm các quyền lợi này có hiệu lực)”.
Không phác thảo các bước tiếp theo
Một trong những lỗi thường gặp khác trong offer letter là không nêu rõ các bước tiếp theo trong quy trình tuyển dụng. Nói về tầm quan trọng của việc phác thảo các bước tiếp theo, chị Kiều My chia sẻ: “Xác định rõ các bước tiếp theo làm giảm bớt sự không chắc chắn và lo lắng của ứng viên, khiến họ cảm thấy thoải mái và được cập nhật thông tin nhiều hơn. Ngoài ra, khi biết mình sẽ làm gì tiếp theo, họ có nhiều khả năng gắn kết và hứng thú với vị trí ứng tuyển hơn. Hơn nữa, việc giao tiếp rõ ràng về các bước tiếp theo cũng giúp tránh hiểu lầm và đảm bảo cả hai bên đều hiểu rõ vấn đề”.
Theo chị My, những gì cần đưa vào trong phần này bao gồm thông tin liên lạc của người mà ứng viên có thể liên hệ nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần làm rõ, cung cấp các tài liệu cần thiết mà ứng viên có thể cần cho các bước tiếp theo cũng như giải thích cách thức và thời điểm họ sẽ được cập nhật các thông tin mới nhất.
Không ghi thời hạn phản hồi vào thư
Yêu cầu ứng viên phản hồi bằng các cụm từ như “Vui lòng xác nhận thư mời làm việc này trong thời gian sớm nhất có thể” sẽ khiến ứng viên do dự lâu hơn. Nếu không xác định chính xác ngày cuối cùng thư mời có hiệu lực, ứng viên có thể tận dụng lời đề nghị của bạn để thương lượng với các công ty khác. “Bởi thế, bạn cần ghi thời hạn chính xác vào thư mời, thường là trong vòng 1 tuần sau khi lời đề nghị được gửi đi”, chị Kiều My đề xuất.
Sử dụng từ ngữ tiêu cực hoặc dễ gây hiểu lầm
Hoàn toàn không nên dùng những cụm từ như “bắt đầu ngay lập tức” hoặc “cần gấp” vì chúng gieo rắc nỗi sợ hãi cho ứng viên. Chúng sẽ tạo ra ấn tượng rằng miễn là người đầu tiên chấp nhận lời mời thì sẽ đảm nhận vai trò đó. Điều này có thể gây nản lòng, đặc biệt là đối với những người có hoài bão lớn. “Nhìn chung, bạn nên tránh bất cứ cách diễn đạt nào có hàm ý tiêu cực vì nó sẽ làm giảm cơ hội tuyển dụng những ứng viên tốt nhất”, chị Kiều My đưa ra lời khuyên.
Bên cạnh việc tránh các từ ngữ tiêu cực, bạn cũng cần chú ý đến cấu trúc câu và lỗi đánh máy. Một lời mời làm việc được viết kém và đầy lỗi có thể làm tổn hại đến hình ảnh của bạn và làm ứng viên thất vọng trước khi họ đọc xong. “Tốt nhất là sử dụng các câu ngắn được viết theo phong cách trang trọng và đảm bảo xem lại thư trước khi nhấn nút gửi”.
Soạn thảo offer letter hiệu quả là điều cần thiết để thu hút và giữ chân những nhân tài hàng đầu. Bằng cách tránh những sai lầm phổ biến này, bạn có thể tạo ra trải nghiệm tích cực cho ứng viên và đặt nền tảng cho mối quan hệ lao động thành công.
Huỳnh Trâm
Author Profile
Latest entries
Bí quyết tuyển dụngFebruary 10, 2025Ngôn ngữ hình thể của ứng viên nói gì về họ?
Nghệ thuật quản lýFebruary 3, 20255 điều nên thường hỏi nhân viên để nâng cao năng suất làm việc
Bí quyết tuyển dụngJanuary 20, 20255 cái bẫy cần tránh khi phỏng vấn tuyển dụng ứng viên
Bí quyết tuyển dụngJanuary 13, 2025Offer letter nên tránh lỗi nào để tăng cơ hội ứng viên đồng ý?