Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, con người luôn là yếu tố cốt lõi tạo nên sự khác biệt. Đặc biệt, khi bạn xây dựng được nhóm gồm những cá nhân có kỹ năng, tinh thần học hỏi và sự gắn kết thì họ sẽ là động lực thúc đẩy sự thay đổi tích cực trong toàn bộ doanh nghiệp. Không chỉ hoàn thành tốt công việc, họ còn có khả năng truyền cảm hứng, lan tỏa văn hóa đổi mới và giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi với các tình huống bất ngờ. Vậy điều gì làm nên sức mạnh của những nhóm làm việc thành công như thế và làm sao để họ duy trì tinh thần này một cách bền vững? Hãy cùng khám phá qua chia sẻ của chị Nguyễn Bích Ngọc, Trưởng phòng Đào tạo và Phát triển nhân sự sau đây nhé.

Nhóm làm việc thành công không thể thiếu yếu tố nào?

Các yếu tố cần thiết của một nhóm làm việc thành công

“Biết được các yếu tố cần thiết của một nhóm làm việc thành công giúp mọi người phối hợp tốt hơn, tránh mâu thuẫn và cùng hướng tới mục tiêu chung hiệu quả hơn.”

Tôn trọng lẫn nhau

“Tôn trọng thể hiện qua những điều rất đơn giản từ lắng nghe khi người khác nói, không ngắt lời, sẵn sàng đón nhận ý kiến khác biệt mà không phán xét đến việc cư xử với nhau một cách chân thành, lịch sự. Đó cũng là việc không đổ lỗi khi có vấn đề xảy ra mà cùng nhau tìm hướng giải quyết”, chị Bích Ngọc giải thích.

Theo chị, sự tôn trọng lẫn nhau không chỉ giúp tạo ra môi trường làm việc tích cực mà còn là chất keo gắn kết giúp nhóm phát huy tối đa sức mạnh tập thể. Khi mọi người cảm thấy được tôn trọng, họ sẵn sàng chia sẻ ý tưởng, lắng nghe nhau một cách cởi mở và hợp tác chân thành, thay vì so kè hay ngại ngùng giữ kẽ. Điều này giúp quá trình làm việc trở nên suôn sẻ hơn, giảm mâu thuẫn không cần thiết và tăng hiệu quả giải quyết vấn đề cũng như dễ đạt được sự tin tưởng, từ đó hình thành tinh thần đồng đội mạnh mẽ – yếu tố quan trọng để các thành viên vượt qua thử thách hiệu quả và nhóm làm việc thành công về lâu dài.

Thấu hiểu mục đích

“Nếu một nhóm không thực sự nắm rõ mục tiêu của mình, họ sẽ khó làm việc thành công”, chị Bích Ngọc nhận định. “Khi mỗi người có một hình dung khác nhau về “đích đến”, mạnh ai nấy làm và công việc sẽ trở nên rời rạc, thiếu tập trung. Có người thì nghĩ cần hoàn thành nhanh nhất có thể, người khác lại ưu tiên chất lượng tuyệt đối, trong khi người thứ ba lại muốn thử những ý tưởng mới mẻ. Thiếu đi sự đồng bộ về mục tiêu sẽ dẫn đến những bất đồng, làm chậm tiến độ và hiệu suất giảm đi đáng kể”.

Ngược lại, khi cả nhóm cùng thấu hiểu về mục tiêu chung thì mọi người sẽ có định hướng rõ ràng, ai cũng biết mình cần làm gì, tại sao lại làm điều đó và điều gì thực sự quan trọng. Điều này giúp các thành viên cùng nhau đưa ra quyết định đúng đắn, phân bổ nguồn lực hiệu quả và hỗ trợ lẫn nhau để đạt được kết quả tốt nhất. “Vì vậy, trước khi bắt tay vào bất kỳ dự án nào, hãy đảm bảo rằng cả nhóm đã ngồi lại và thực sự hiểu, chia sẻ và cam kết với cùng một mục tiêu. Đó là nền tảng vững chắc cho mọi thành công”, chị Bích Ngọc đưa ra lời khuyên.

Chuyên môn hóa

Giống như trong bóng đá, bạn không thể mong đợi một thủ môn xuất sắc chơi lại chơi giỏi ở vị trí tiền đạo hay tiền vệ có thể phòng ngự tốt như một hậu vệ, trong nhóm làm việc cũng vậy. Khi mỗi người được giao đúng công việc mà họ giỏi nhất, hay nói cách khác là phân công đúng người, đúng việc, mọi thứ sẽ trở thành nên hiệu quả hơn rất nhiều.

Tại sao vậy? Chị Bích Ngọc giải thích: “Khi một người tập trung vào lĩnh vực mà họ có chuyên môn sâu, ví dụ như người viết quảng cáo có kinh nghiệm thực hiện các hoạt động truyền thông, nhân viên thiết kế UX phụ trách giao diện người dùng cho ứng dụng hay developer chuyên trách việc lập trình, họ sẽ làm việc nhanh hơn, ít mắc lỗi hơn và tạo ra sản phẩm cuối cùng vừa đẹp, vừa đúng chức năng, vừa truyền tải đúng thông điệp. Ngược lại, nếu ai cũng “tay ngang” làm đủ thứ thì dễ xảy ra lỗi, chưa kể mâu thuẫn trong cách làm. Nhờ chuyên môn hóa, nhóm không chỉ làm việc hiệu quả hơn mà còn tạo ra giá trị chất lượng cao hơn. Điều này không chỉ tăng hiệu suất mà còn giúp nhóm hoạt động hài hòa và gắn kết hơn”.

Người quản lý có tinh thần hỗ trợ

Ngoài những yếu tố như mục tiêu rõ ràng hay kỹ năng chuyên môn, còn có một điều cực kỳ quan trọng của một nhóm làm việc thành công, đó là sự hỗ trợ của cấp trên. Một người quản lý có tinh thần hỗ trợ không chỉ đơn thuần là đưa ra chỉ thị mà còn đồng hành, tạo điều kiện và truyền cảm hứng để nhóm phát huy hết khả năng của mình.

“Hãy thử hình dung thế này: nếu bạn đang đi leo núi và người dẫn đường đứng ở phía dưới chỉ tay rồi ra lệnh, liệu bạn có cảm thấy an toàn và muốn tiếp tục không? Chắc chắn là không. Sếp có tinh thần hỗ trợ cũng vậy. Họ sẽ không chỉ ngồi đó để giao việc mà sẽ lắng nghe những khó khăn của nhóm, gỡ bỏ phiền hà và chủ động tạo điều kiện để từng cá nhân có cơ hội phát triển. Họ đặt niềm tin vào đội ngũ, ra quyết định nhanh chóng và dứt khoát nhưng không bao giờ đánh đổi sự thành công của nhóm bằng áp lực hay sự căng thẳng quá mức. Nhờ điều này mà các thành viên trong nhóm sẽ cảm thấy được tin tưởng, có động lực hơn để đóng góp ý kiến, vượt qua thử thách và đạt được mục tiêu chung”, chị Bích Ngọc phân tích.

Được tổ chức tốt

Bạn có bao giờ tham gia một dự án mà mọi thứ cứ rắc rối tung lên, không ai biết mình phải làm gì tiếp theo hay ai là người chịu trách nhiệm cho phần công việc nào không? Cảm giác giác thật mệt mỏi và dễ nản chí đúng không? Trái lại, khi làm việc trong một nhóm được tổ chức tốt, mọi thứ trôi chảy đến bất ngờ và khả năng thành công cao hơn đáng kể.

Lí do được chị Bích Ngọc đưa ra là khi một nhóm được tổ chức chặt chẽ, công việc sẽ được phân chia hợp lý, các mục tiêu được xác định rõ ràng và mọi người đều biết mình đang làm gì và vì điều gì. Họ biết dành thời gian cho những việc quan trọng như nghiên cứu sâu, chuẩn bị kỹ lưỡng cho một buổi thuyết trình lớn hay chăm chút hoàn thiện sản phẩm trước khi ra mắt. Điều này giúp loại bỏ sự nhầm lẫn, trùng lặp công việc và lãng phí thời gian. “Giống như một dàn nhạc giao hưởng, mỗi nhạc công đều có bản nhạc của riêng mình nhưng dưới sự huy của nhạc trường thì tất cả đều hòa quyện để tạo nên một bản hòa âm hoàn chỉnh và đầy cảm xúc”, chị so sánh.

Thoải mái và vui vẻ

Khi mọi người được làm việc trong một bầu không khí mở rộng, thoải mái và có chút hài hước, họ sẽ cảm thấy ít áp lực hơn và dễ dàng đưa ra những ý tưởng đột phá. Ngoài ra, khi cười đùa cùng nhau, các thành viên cũng cảm thấy kết nối hơn, dễ tin tưởng và hợp tác với nhau hơn. Đó là lý do vì sao chị Bích Ngọc cho rằng “Một nhóm làm việc vui vẻ không chỉ có năng suất cao hơn mà còn có khả năng giữ chân nhân viên tốt hơn, bởi vì ai cũng muốn làm việc ở một nơi mà họ cảm thấy hạnh phúc và được chính mình”.

Vì vậy, đừng ngần ngại mang lại sự vui vẻ ở nơi làm việc. Đôi khi, một câu chuyện cười đúng lúc, một buổi ăn trưa thân mật hay một hoạt động giải trí nhỏ cũng có thể tạo nên sự khác biệt lớn, giúp nhóm làm việc hiệu quả trong không khí tràn ngập năng lượng và niềm vui.

Khi một nhóm sở hữu đầy đủ những mảnh ghép này, họ không chỉ là tập hợp của nhiều cá nhân mà trở thành thành một khối thống nhất, mạnh mẽ và kiên cường. Mọi người cùng chí hướng, cùng hỗ trợ lẫn nhau, phát huy tối đa sức mạnh và vượt qua mọi trở ngại. Đó chính là công thức để tạo nên một nhóm làm việc thành công rực rỡ. Bạn đã sẵn sàng áp dụng những “trụ cột chống sập” này để giúp nhóm của mình vươn cao và vươn xa hơn nữa chưa?

Trang Trần