Đối với các nhóm làm việc từ xa, khó khăn trong giao tiếp với đồng nghiệp là một thách thức mà nhiều người phải đối mặt hàng ngày. Khi nhóm của bạn không thể ở trong cùng một không gian, việc giao tiếp cần trở nên có chủ đích hơn. Bạn cần làm gì để đạt được kết quả đó và làm thế nào để nhận biết khi việc giao tiếp của nhóm cần điều chỉnh?

Dưới đây là một số dấu hiệu cho thấy nhóm từ xa của bạn không giao tiếp hiệu quả và gợi ý về cách cải thiện.

Nhóm có quá nhiều cuộc họp

Không hiếm trường hợp các nhóm từ xa phải liên tục nhảy từ cuộc họp này sang cuộc họp khác trong ngày mà không có thời gian nghỉ ngơi. Đôi khi, đây thực sự là dấu hiệu của việc giao tiếp kém.

Thông thường, nhóm của bạn không cần phải họp nhiều lần trong một tuần. Trên thực tế, rất nhiều cuộc họp có thể được trao đổi qua email.

Trước khi lên lịch cho một cuộc họp, hãy suy nghĩ xem cuộc họp đó có lãng phí thời gian hay không. Nếu bạn không chắc chắn, hãy đánh giá lại xem nội dung có thể được gửi qua email hay không. Ngoài ra, hãy nghĩ về thời lượng các cuộc họp. Nếu buổi trao đổi có thể diễn ra một cách ngắn gọn, hãy làm điều đó. Dù vậy, điều quan trọng là bạn phải có mục tiêu cụ thể khi lên kế hoạch cho các cuộc họp từ xa.

Mức độ tương tác thấp trong các cuộc họp

Bạn đã bao giờ tham dự một cuộc họp mà chỉ có vài người lên tiếng còn các thành viên khác trong nhóm thì không? Đây có thể là dấu hiệu của việc giao tiếp kém vì nó có nghĩa là một số thành viên không cảm thấy thoải mái khi nói chuyện trong các cuộc họp. Mặt khác, một số người sống nội tâm hơn những người khác.

Để đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều đóng góp, hãy cân nhắc đặt câu hỏi cho mọi người và thực hiện vòng tròn một lượt để ai cũng có cơ hội phát biểu.

“Để ý các dấu hiệu cho thấy nhóm từ xa gặp khó khăn trong giao tiếp sẽ giúp bạn chẩn đoán sự cố và tìm ra giải pháp phù hợp.”

Email quá phức tạp

Email phải luôn đơn giản, rõ ràng và cụ thể. Nếu thấy email được viết quá dài dòng, bạn nên thực hiện một cuộc gọi trực tuyến.

Để giao tiếp hiệu quả, điều quan trọng là phải biết sử dụng kênh nào để truyền tải thông điệp của bạn. Đôi khi email là hiệu quả nhưng đôi khi đó nên là một cuộc họp ngắn.

Người quản lý thực hiện lại công việc

Nếu bạn là người quản lý và nhận thấy mình đang làm lại công việc của nhóm, điều đó có nghĩa là bạn đang gặp khó khăn trong giao tiếp.

Khi kết quả công việc không như mong muốn, đồng nghĩa với việc nhiệm vụ đó không rõ ràng và các kỳ vọng không được truyền đạt chính xác.

Nếu bạn đã từng làm lại công việc của nhân viên, điều đó cho thấy rằng bạn có thể không cảm thấy thoải mái khi góp ý chỉnh sửa. Một lần nữa, vấn đề ở đây là về giao tiếp. Cách duy nhất để cải thiện điều này là lường trước các lỗi có thể xảy ra và trao đổi với các thành viên.

Thông tin sai lệch rất nhiều

Trong khi làm việc từ xa, nhân viên có thể hiểu sai một thông tin bằng văn bản vì nó không truyền tải đúng giọng điệu mà bạn mong muốn. Khi không có dấu hiệu trực quan, họ có thể hiểu sai những gì được truyền đạt. Nếu điều này xảy ra quá thường xuyên, rõ ràng nhóm đang giao tiếp kém hiệu quả.

Một trong những cách để giảm thiểu vấn đề này là chỉ cần nhắc nhở nhóm của bạn rằng thông tin liên lạc bằng văn bản có thể dễ dàng bị hiểu sai và khuyến khích họ yêu cầu làm rõ khi cần thiết. Cách giải quyết khác là chia sẻ thông tin một cách trực quan bằng cách sử dụng đồ thị, hình ảnh hoặc trò chuyện qua màn hình.

Thời hạn bị bỏ lỡ

Một dấu hiệu khác của giao tiếp không hiệu quả là bỏ lỡ thời hạn. Nhóm của bạn có thể thỉnh thoảng không hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn do một số lí do khách quan, nhưng nếu điều này xảy ra nhiều lần thì rất đáng quan tâm. Lí do chính có thể là thông tin sai lệch giữa các thành viên trong nhóm.

Để tránh vấn đề này, bạn nên phân công và theo dõi nhiệm vụ của các thành viên trong nhóm thường xuyên. Chia các nhiệm vụ lớn thành từng phần nhỏ để khuyến khích họ hoàn thành đúng thời hạn. Mỗi khi một nhiệm vụ nhỏ hơn được hoàn tất, họ sẽ cảm thấy có động lực để làm việc tiếp theo và đáp ứng đúng thời hạn.

Trước khi làm điều đó, hãy đảm bảo rằng nhóm đã biết chính xác những gì được mong đợi từ họ. Khi nhiệm vụ được hoàn thiện bởi một thành viên, hãy yêu cầu họ đánh dấu đã hoàn thành thông qua bất kỳ hệ thống quản lý công việc nào bạn đã thiết lập. Hành động này sẽ giúp bạn biết liệu nhóm của bạn có đang đi đúng hướng hay không.

Quản lý một nhóm từ xa đôi khi có thể gặp nhiều thách thức và phần lớn nguyên nhân đến từ việc gặp khó khăn trong giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm. Nhưng nếu xử lý tốt vấn đề này, việc quản lý nhóm từ xa của bạn có thể sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Huỳnh Trâm