6 thời điểm nên quản lý vi mô

Quản lý vi mô là thuật ngữ đề cập đến một phong cách quản lý được đặc trưng bởi sự giám sát và kiểm soát cực kỳ chặt chẽ đối với các chi tiết nhỏ về khối lượng và kết quả công việc của từng nhân viên. Quản lý vi mô mang đến cho người quản lý cảm giác kiểm soát được tình hình nhưng đồng thời khiến mối quan hệ sếp - cấp dưới trở nên căng thẳng. Nhân viên sẽ cảm thấy không được tin tưởng, trở nên thiếu nhiệt tình với công việc và không tự tin vào năng lực bản thân.

Trong khi nhân viên không thích và các nhà quản lý cũng có thể gặp rắc rối thì quản lý vi mô cũng có những công dụng của nó. Dưới đây là 6 tình huống mà nhà quản lý nên cân nhắc áp dụng quản lý vi mô, theo lời khuyên của các chuyên gia nhân sự.

Khi nhân viên đảm nhận công việc hoàn toàn mới

Nếu nhân viên được giao một nhiệm vụ mới thì bạn nên áp dụng quản lý vi mô cho đến khi họ trở nên thành thạo. Khả năng nắm bắt của nhân viên sẽ được cải thiện nhanh chóng hơn nhiều nếu họ nhận được sự tận tình của bạn trong thời gian đầu. Bí quyết trong tình huống này là thiết lập một tiêu chuẩn hiệu suất và mốc thời gian rõ ràng. Nói cách khác, nhân viên cần nắm bắt được các vấn đề chính nào và việc quản lý vi mô nên diễn ra trong bao lâu.

Trong khi các nhân viên có thể đánh giá cao việc hướng dẫn cặn kẽ khi thực hiện một nhiệm vụ hoàn toàn mới thì họ cũng sẽ cảm thấy khó chịu nếu bạn vẫn mãi không chịu “buông tay”.

Khi nhân viên có quá nhiều câu hỏi

Nếu một nhân viên gửi rất nhiều email chi tiết về công việc của mình và hỏi rất nhiều câu hỏi thì có lẽ họ đang cần sự giúp đỡ và tìm kiếm quản lý vi mô. Trong tình huống này, bạn nên dành ra một khoảng thời gian nhất định để theo sát nhằm xây dựng sự tự tin cho nhân viên. Nếu số lượng các câu hỏi càng ngày càng tăng, hãy xem xét liệu người đó có đủ điều kiện cho vị trí này hay không.

Khi thời gian là điều cốt yếu

Khi bạn phân công cho cấp dưới một nhiệm vụ với thời hạn sát sao, đừng nghĩ rằng họ hiểu được mức độ quan trọng hoặc khẩn cấp của vấn đề.

Điều này có nghĩa rằng bạn cần giải thích rõ ràng, giúp nhân viên hiểu được những hậu quả có thể xảy ra nếu trễ hẹn, những gì bạn mong đợi và giám sát chặt chẽ để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn.

Khi công ty chuyển sang một thị trường mới

Nếu công ty đang chuyển sang một thị trường mới, quyết định quản lý vi mô sẽ phụ thuộc vào kỹ năng và năng lực của các thành viên. Chẳng hạn, nếu có quá nhiều nhân viên không có kinh nghiệm về lĩnh vực mới thì đó là thời gian để quản lý chặt chẽ hơn.

Bạn có thể cần giao tiếp thường xuyên hơn cho đến khi mọi người trở nên thành thạo trong công việc.

Khi thực hiện một quy trình mới

Một trong những thất bại lớn nhất của các nhà quản lý là thực hiện một quy trình mới bằng cách nói cho nhân viên biết phải làm gì và sau đó rời đi với hi vọng mọi người sẽ vận hành thật tốt. Nhân viên thường không thích thay đổi, đặc biệt là khi họ không nhìn thấy được ưu điểm hoặc cảm thấy sự thay đổi đó ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành công việc của họ. Hãy cân nhắc việc “nhảy vào chiến hào” với nhân viên khi bạn thay đổi quy trình làm việc của họ hoặc thực hiện các thay đổi quan trọng đối với bất kỳ quy trình hoặc thủ tục nào.

Điều này sẽ giúp bạn nhận biết những thay đổi đó ảnh hưởng đến khả năng làm việc của nhân viên như thế nào và có thể thực hiện các bước điều chỉnh cần thiết trước khi các thay đổi đó có tác động tiêu cực đến tinh thần hoặc kết quả làm việc của nhân viên.

Khi bạn nhận ra mọi việc không tốt đẹp

Không có gì tồi tệ hơn khi các nhiệm vụ không đạt được kết quả như mong đợi hoặc khách hàng liên tục phàn nàn về chất lượng sản phẩm hay dịch vụ. Nếu nhận thấy mọi việc diễn ra theo chiều hướng tiêu cực, hãy bắt tay vào việc xoay chuyển tình hình. Cụ thể là nói chuyện với những người liên quan, đánh giá các vấn đề họ cần giúp đỡ, nhắc lại những gì bạn mong đợi và đảm bảo rằng họ hiểu rõ ràng về điều đó. Nếu họ không hiểu hoặc không đem lại kết quả mong muốn thì có lẽ đã đến lúc bạn phải xắn tay áo lên và chỉ đường cho họ.

Lúc này, bạn nên làm rõ lý do tại sao bạn tham gia nhiều hơn vào một dự án và nhấn mạnh rằng bạn đang cố gắng giải quyết các vấn đề cùng nhau.

Huỳnh Trâm