Không ai thích phải nói lời chia tay trong công việc, nhưng phỏng vấn nghỉ việc (Exit Interview) lại là một cuộc trò chuyện quan trọng thường bị xem nhẹ. Nhiều công ty chỉ coi đây như một thủ tục cuối cùng: hoàn tất giấy tờ, hỏi vài câu mang tính hình thức, chúc may mắn rồi kết thúc trong im lặng.

Tuy nhiên, nếu được thực hiện đúng cách, đây lại là cơ hội rất giá trị để hiểu lý do thực sự khiến nhân viên rời đi và từ đó cải thiện môi trường làm việc. Bởi lẽ, nhân viên khi đã quyết định nghỉ việc thường có xu hướng chia sẻ thẳng thắn hơn so với lúc còn làm việc. Họ có thể không còn áp lực giữ hình ảnh, hoặc đơn giản là đã khép lại trách nhiệm của mình.

Vậy nên thực hiện như thế nào?

Thực hiện phỏng vấn nghỉ việc thế nào để thu được phản hồi có giá trị?

“Phỏng vấn nghỉ việc không chỉ để biết lý do nghỉ việc mà còn giúp doanh nghiệp tìm ra những vấn đề cần cải thiện trước khi mất thêm nhân sự.”

Bắt đầu bằng không khí thoải mái

Bước đầu tiên không phải là vội vàng đặt câu hỏi ngay mà là tạo một không khí thật nhẹ nhàng. Bạn có thể bắt đầu bằng một lời cảm ơn chân thành và thái độ cởi mở, chẳng hạn như “Cảm ơn bạn đã đồng hành cùng công ty trong thời gian qua, hôm nay mình muốn lắng nghe thêm trải nghiệm của bạn để công ty có thể cải thiện tốt hơn”. Tuy là lúc này ứng viên có thể thoải mái chia sẻ nhưng khi bạn bắt đầu bằng sự tôn trọng những chia sẻ sau đó sẽ tự nhiên và thật lòng hơn rất nhiều.

Đề cập đến lí do nghỉ việc

“Vì sao bạn quyết định nghỉ” là câu hỏi quan trọng nhất, nhưng cũng dễ bị trả lời theo kiểu “cho xong”. Nếu chỉ hỏi chung chung, bạn có thể nhận được câu trả lời rất an toàn như: “Do định hướng cá nhân” hoặc “Em muốn tìm cơ hội mới”, vì đó là những cách nói ngắn gọn và ít nhạy cảm.

Vì vậy, bạn có thể điều chỉnh nhẹ để câu trả lời cụ thể hơn. Chẳng hạn: “Điều gì là yếu tố chính khiến bạn quyết định rời công ty?” hoặc “Có khoảnh khắc nào khiến bạn nhận ra đã đến lúc cần thay đổi không?”. Hỏi như vậy sẽ giúp nhân viên nhớ lại bối cảnh thực tế thay vì trả lời theo những mẫu câu quen thuộc, từ đó chia sẻ cũng sẽ thật và sâu hơn.

Hỏi về những điều họ cảm thấy ổn và chưa ổn

Sau khi đã biết lý do rời đi, bước tiếp theo là đào sâu vào trải nghiệm công việc. bạn có thể tách ra thành hai hướng: “Trong thời gian làm việc, điều gì bạn cảm thấy tốt nhất?” và “Điều gì khiến bạn gặp khó khăn hoặc chưa hài lòng?”.

Cách hỏi này giúp câu chuyện trở nên cân bằng hơn, không chỉ tập trung vào mặt tiêu cực mà còn ghi nhận cả những điểm tích cực. Từ đó, bạn có thể hiểu rõ đâu là những yếu tố đang hoạt động tốt cần giữ lại và đâu là những vấn đề đang khiến nhân viên dần mệt mỏi theo thời gian.

Bạn biết đó, vấn đề không phải lúc nào cũng đến từ lương hay cấp trên. Đôi khi, nó lại nằm ở những thứ rất nhỏ nhưng tích tụ lâu dài như quy trình rườm rà, công việc chồng chéo, hay những cuộc họp kéo dài không cần thiết.

Đào sâu về cách họ làm việc với cấp trên

Phần này liên quan đến cách làm việc với sếp là một chủ đề khá nhạy cảm nhưng lại mang đến rất nhiều thông tin giá trị. Tuy nhiên, bạn không nên hỏi theo kiểu “Sếp bạn có tốt không?” vì câu hỏi này thường khiến người trả lời có xu hướng nói chung chung hoặc “làm tròn” để tránh tế nhị.

Khéo léo hơn, bạn hãy chuyển sang những câu hỏi cụ thể và trung lập hơn như: “Bạn có cảm thấy nhận được đủ sự hỗ trợ từ quản lý trực tiếp không?” hoặc “Trong quá trình làm việc, có điều gì từ cách quản lý khiến bạn gặp khó khăn không?”. Cách hỏi này giúp người nghỉ việc dễ chia sẻ thật hơn mà không cảm thấy đang đánh giá hay phán xét cá nhân ai đó.

Hỏi về lương thưởng và đãi ngộ

Chủ đề lương thưởng và đãi ngộ luôn là phần nhạy cảm nhất trong một buổi phỏng vấn nghỉ việc nhưng lại không thể bỏ qua nếu muốn hiểu bức tranh đầy đủ. Tuy vậy, bạn đừng hỏi trực tiếp kiểu “Mức lương hơi thấp phải không?” mà nên nhẹ nhàng hơn như “Mức đãi ngộ có phải là lý do chính khiến bạn cân nhắc nghỉ việc không?”. Sau đó, hãy tiếp tục bằng một câu hỏi mở hơn như: “Ngoài yếu tố lương, còn điều gì khác ảnh hưởng đến quyết định của bạn không?”

Cách hỏi này giúp cuộc trò chuyện không bị thu hẹp vào một yếu tố duy nhất mà mở ra nhiều khía cạnh hơn trong trải nghiệm của nhân viên. Nhờ đó, bạn có thể phân biệt rõ ràng hơn: liệu họ rời đi vì vấn đề thu nhập hay vì những lý do sâu xa hơn như cơ hội phát triển, môi trường làm việc hay cảm giác nỗ lực của mình chưa được ghi nhận đúng mức.

Kết thúc bằng câu hỏi về mong muốn thay đổi

Đây là một câu hỏi tổng kết rất quan trọng vì nó giúp nhân viên nhìn lại toàn bộ quá trình làm việc và chỉ ra điều họ cảm thấy cần thay đổi nhất. Thông thường, câu trả lời sẽ cho thấy vấn đề khiến họ bận tâm hoặc không hài lòng nhiều nhất.

Đồng thời, câu hỏi này cũng giúp bạn xác định đâu là ưu tiên cần cải thiện. Không phải mọi vấn đề đều cần được xử lý ngay, nhưng sẽ luôn có một vài điểm tác động mạnh đến trải nghiệm và quyết định gắn bó của nhân sự. Việc nhận diện đúng những ưu tiên này sẽ giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào những thay đổi mang lại hiệu quả lớn nhất.

Sau khi đã hỏi đủ, hãy kết thúc buổi phỏng vấn nghỉ việc một cách gọn gàng và tích cực. Cảm ơn nhân viên một lần nữa và ghi nhận sự đóng góp bởi quan trọng hơn là giữ mối quan hệ tốt đẹp. thế giới nghề nghiệp rất nhỏ, biết đâu vài năm nữa bạn lại gặp lại họ trong vai trò ứng viên hoặc thậm chí là khách hàng.

Oanh Trần