Lần đầu đảm nhận vị trí quản lý có thể khiến nhiều người cảm thấy khó khăn bởi tâm trí của họ sẽ bị chi phối bởi nhiều việc khác nhau và có vẻ như danh sách các việc cần làm không bao giờ kết thúc. Nhưng nếu bạn hỏi bất kỳ nhà quản lý thành công nào về cách họ quản lý tất cả mọi thứ thì có nhiều khả năng họ sẽ nói chìa khóa chính là sử dụng thời gian hiệu quả.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là một quá trình tổ chức và lập kế hoạch để phân chia thời gian của bạn cho các hoạt động cụ thể. Quản lý thời gian tốt cho phép bạn làm việc thông minh hơn, hoàn thành được nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn hơn, ngay cả khi thời gian eo hẹp và áp lực cao. Ngược lại, quản lý thời gian kém sẽ làm hỏng năng suất của bạn và gây ra căng thẳng.

Hiểu một cách đơn giản, cách quản lý thời gian hợp lý nhằm cải thiện hiệu suất làm việc, giúp bạn có khả năng hoàn thành công việc của mình một cách kịp thời. 

Tại sao sử dụng thời gian hiệu quả lại quan trọng đối với người quản lý?

Người quản lý là đại diện của đội nhóm. Vai trò của họ là người ra quyết định mục tiêu của đội, lên kế hoạch cho các hành động cần thiết để đạt được mục tiêu trong thời gian mong muốn, giao những nhiệm vụ đó cho các thành viên của đội, xác định những điểm yếu trong đội và tìm cách khắc phục những thiếu sót, lên kế hoạch phát triển cho các thành viên trong nhóm, huấn luyện cho nhân viên bất cứ khi nào cần thiết, giải quyết các xung đột, cập nhật các thông tin mới nhất về tình hình thị trường và kinh doanh… Và than ôi, chỉ có 24 giờ một ngày và người quản lý chỉ có 10 đến 12 giờ dành cho công việc mỗi ngày để xử lý tất cả các nhiệm vụ trên. Đừng quên rằng quản lý cũng là con người. Do đó, để trở thành một nhà quản lý thành công thì điều cần thiết là nhận ra giá trị của thời gian và biết cách sử dụng thời gian hiệu quả.

Kỹ năng quản lý thời gian kém có thể dẫn đến việc trễ hẹn, khách hàng không hài lòng và thậm chí tăng chi phí do phải làm ngoài giờ… Các nhà quản lý ngày nay không chỉ tập trung vào việc đảm bảo họ sử dụng tốt thời gian mà còn giúp nhân viên của họ làm điều tương tự. Để giúp cải thiện hiệu suất, sếp mới có thể sử dụng 9 cách để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả sau đây và chia sẻ cùng nhân viên của mình.

Lập kế hoạch và đặt mục tiêu

Làm việc với nhân viên để đặt mục tiêu hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Đối với mỗi mục tiêu, bạn cần đưa ra mốc thời gian để hoàn thành và chia mục tiêu thành các nhiệm vụ nhỏ có thể dễ dàng quản lý. Bên cạnh đó, hãy cân nhắc việc cung cấp cho nhân viên các công cụ quản lý công việc như lịch trực tuyến, các ứng dụng quản lý dự án và danh sách các việc cần làm đơn giản.

Xác định thứ tự ưu tiên của đội nhóm

Giúp nhân viên xác định thứ tự ưu tiên của họ dựa trên lợi ích và sự cấp bách của khách hàng và khuyến khích họ hoàn thành các nhiệm vụ bắt đầu với những việc có mức độ ưu tiên cao nhất. Quá trình này đòi hỏi phải giao tiếp hiệu quả để đảm bảo rằng các ưu tiên được liên kết phù hợp với mục tiêu của công ty.

Xác định rõ ràng các ưu tiên của đội nhóm giúp đặt ra các mục tiêu rõ ràng để từng thành viên trong nhóm tuân theo. Hãy thử tưởng tượng, nếu bạn không nói ra các mong muốn rõ ràng, thì nhân viên A có thể bắt đầu nghĩ về dự án tiếp theo của anh ấy, nhân viên B sẽ tập trung vào báo cáo quý của cô ấy, nhân viên C sẽ chú tâm vào việc phân tích dữ liệu… Mỗi người thực hiện một công việc riêng biệt trong khi bạn chỉ có thời hạn 3 tuần cho dự án hiện tại. Nếu biết cách ưu tiên thì bạn sẽ có một nhóm 4 người cùng làm việc hướng đến mục tiêu cuối cùng, thay vì sự lộn xộn không có tổ chức.

Tổ chức nơi làm việc hợp lý

Không gian làm việc được tổ chức hợp lý có thể giúp tối đa hóa hiệu quả và giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu tại nơi làm việc. Để làm được điều này, bạn cần sắp xếp mọi thứ theo thứ tự, xác định và gắn thẻ cho các tài liệu, giữ không gian sạch sẽ… Giữ mọi thứ ngăn nắp và sạch sẽ giúp tiết kiệm thời gian của bạn trong việc tìm thấy các tài liệu, dụng cụ bất cứ khi nào bạn cần đến chúng trong trường hợp khẩn cấp. Do đó, bạn sẽ không lãng phí thời gian vào việc tìm kiếm và dành thời gian hơn để hoàn thành nhiệm vụ. 

Ủy quyền một cách thông minh

Là người quản lý, bạn cần hoàn thành công việc của mình, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải tự mình làm tất cả công việc. Hãy giao phó một số nhiệm vụ cho đúng người và làm cho họ cảm thấy được trao quyền. Hãy giải thích cặn kẽ nhiệm vụ công việc, làm việc với nhân viên để xây dựng kế hoạch hoàn thành nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và cung cấp các nguồn lực và hỗ trợ cần thiết để đạt được các mục tiêu được giao. Quan trọng nhất, hãy chia sẻ kiến ​​thức của riêng bạn nếu bạn đã hoàn thành công việc trước đây. Điều này sẽ giúp bạn hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được nhắm mục tiêu một cách hiệu quả và nhân viên cũng cảm thấy được đánh giá cao.

Một số nhiệm vụ có thể cần trình độ chuyên môn đặc biệt. Khi đó đừng ngần ngại nhận sự giúp đỡ của đồng cấp hoặc đồng nghiệp – là những chuyên gia trong lĩnh vực đó. Một số nhiệm vụ có thể chỉ cần sự giám sát từ phía bạn, đừng tham gia quá sâu vào việc hoàn thành các nhiệm vụ này.

Có can đảm để nói KHÔNG

Hầu hết các nhà quản lý mới không có can đảm nói không trong khi họ được giao những công việc vượt quá khả năng hoặc giới hạn của họ. Và cuối cùng họ rơi vào tình trạng căng thẳng cao độ và không thể hoàn thành nhiệm vụ kịp thời. Do đó, tốt hơn hết là từ chối một cách lịch sự với các nhiệm vụ được giao cho bạn, khi bạn đã quá tải với công việc. Đừng nhận lời để rồi làm sai với những gì đã hứa.

Chú trọng hơn vào các nhiệm vụ khó khăn

Nhiều người sẽ trở nên trì hoãn, đặc biệt là khi gặp một nhiệm vụ khó khăn hoặc có điều gì đó không mong muốn xuất hiện. Để giúp nhân viên tập trung, hãy chia các dự án lớn thành các phần nhỏ hơn và sắp xếp thời gian cụ thể (chẳng hạn như bắt đầu ngày làm việc) cho các dự án lớn hơn hoặc khó khăn hơn.

Tránh gián đoạn

Hãy sắp xếp thực hiện các công việc quan trọng vào khoảng thời gian ít bị gián đoạn trong ngày. Đây là một cách hay giúp bạn sử dụng thời gian hiệu quả. Ví dụ, nếu bạn là người có nhiều năng lượng hơn vào buổi sáng, hãy tận dụng thời gian này để làm các việc đòi hỏi sự tập trung cao độ hơn. Ngoài ra, nhắc nhở bản thân rằng sự gián đoạn là không thể tránh khỏi và khi lên kế hoạch, hãy thêm một chút thời gian cho các sự cố bất ngờ.

Xóa bỏ các cuộc họp không cần thiết hoặc những điều gây lãng phí thời gian

Khi người quản lý mới tiếp nhận đội nhóm, họ có xu hướng kế thừa “truyền thống” từ người tiền nhiệm. Và một trong những truyền thống đó liên quan đến các cuộc họp hàng tháng, hàng tuần, thậm chí hàng ngày gây lãng phí thời gian. Bạn có thể nhận ra các cuộc họp dư thừa bằng cách trả lời ba câu hỏi: Cuộc họp có phù hợp với ưu tiên của đội nhóm không? Tất cả mọi người có cần tham gia? Cuộc họp có mang lại tác động tích cực với hiệu suất hay không? Nếu câu trả lời là có cho một trong ba câu hỏi trên đây thì có lẽ bạn nên tiến hành cuộc họp. Ngược lại, các nội dung trao đổi có thể nên được thực hiện qua email.

Đảm bảo sự cân bằng hợp lý

Cho dù bạn có quản lý thời gian nơi công sở tốt đến đâu, bạn cũng khó có thể duy trì được từ ngày này qua ngày khác nếu trở nên căng thẳng hoặc thiếu năng lượng. Do đó, hãy nghỉ ngơi thường xuyên trong ngày làm việc và thực hiện các thói quen lành mạnh, chăm sóc sức khỏe thật tốt. Có sức khỏe, bạn mới có thể làm tất cả những việc khác, bao gồm quản lý thời gian hiệu quả.

Sử dụng thời gian hiệu quả rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào và có thể đặc biệt quan trọng đối với những người quản lý mới với rất nhiều trách nhiệm. Là một người quản lý, bạn cần là tấm gương sáng trong cách quản lý thời gian hiệu quả và cung cấp cho nhân viên của mình các hướng dẫn cũng như công cụ cần thiết để tối ưu hiệu suất của họ. Hãy sử dụng 9 lời khuyên trên để làm điều đó.

 

Huỳnh Trâm