Bạn vừa được thăng chức lên vị trí quản lý và để chuẩn bị cho sự phát triển mạnh mẽ vào năm 2023, bạn cần tuyển dụng nhân lực để tăng cường đội ngũ nhân sự của mình. Vấn đề là bạn chưa bao giờ tuyển dụng bất kỳ ai trước đây.

Đó cũng là tình huống mà mình đã gặp cách đây 3 năm. Tuyển dụng nhân viên có thể đơn giản với nhiều người nhưng lại đầy thách thức với một người lần đầu làm quản lý như mình. Vì bộ phận nhân sự công ty mình chỉ hỗ trợ đăng tuyển và thương lượng các vấn đề về lương, phúc lợi, phần còn lại sẽ do mình xử lý và quyết định nên mình rất hoang mang.

Mình vẫn còn nhớ cảm giác khi bước vào phòng phỏng vấn, run và căng thẳng hơn cả ứng viên, vậy nên suốt cả buổi chỉ luyên thuyên về vị trí hơn là tìm hiểu về người đối diện. Việc gì đến sẽ phải đến, kết thúc phỏng vấn, mình không biết ứng viên đó có phù hợp với vị trí còn trống hay không. 

Cứ thế này thì đến Tết Công gô chắc cũng chưa tìm được người mới. Mình tự nhủ phải tìm hiểu nhiều hơn về cách tuyển dụng nếu muốn có những nhân viên tốt nhất theo trong thời gian nhanh nhất. Và đây là những điều mình rút ra được.

Kinh nghiệm dành cho người lần đầu làm công tác tuyển dụng nhân lực

Không có mục tiêu tuyển dụng, bạn giống như một con tàu ra khơi mà không có đích đến

Nếu không biết mình đang tìm kiếm điều gì, có lẽ chúng ta sẽ không bao giờ tìm thấy nó. Trước khi đăng bất kỳ tin tuyển dụng nhân lực nào, có một nguyên tắc vàng mình luôn ghi nhớ và thực hiện, đó là vạch ra yêu cầu, nhiệm vụ, trình độ chuyên môn và kỹ năng mềm cần thiết cho vai trò.

Một bản mô tả công việc rõ ràng sẽ cho ứng viên biết mọi thứ họ cần biết, từ đó xác định có nên ứng tuyển hay không cũng như giúp mình loại bỏ sớm những người không phù hợp. Có thể bạn đã nghe điều này hàng trăm hàng ngàn lần, nghe đến mòn lỗ tai đến nỗi thậm chí xem thường (như mình đã từng) nhưng thực sự đó là yếu tố sống còn. Không có một bản mô tả công việc đầy đủ thông tin thì đừng mơ đến chuyện có người ứng tuyển hay tuyển dụng được đúng người. Bỏ ra thời gian và công sức để có bản mô tả chính xác rồi mới thấy mình thật sáng suốt biết bao vì điều đó góp sức rất nhiều trong việc soạn ra các câu hỏi phỏng vấn “chất phát ngất”, từ đây thì việc tìm kiếm ứng viên chất lượng dễ dàng hơn rất nhiều.   

Sàng lọc CV hiệu quả là điều cần thiết để giúp bạn tìm được ứng viên tốt nhất

Khi đọc CV, điều mình chú ý đầu tiên là trình độ chuyên môn (học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng, thành tích có thể đo lường được, trách nhiệm ngày càng tăng); tiếp theo là khoảng cách giữa các công việc, số lần nhảy việc và cuối cùng mới đến định dạng CV (tính thẩm mỹ, lỗi khoảng cách, phông chữ…).

Sau khi sàng lọc, mình sẽ có 3 chồng CV khác nhau: chồng 1 là những ứng viên đầy triển vọng, chồng 2 là những ứng viên ít tiềm năng hơn và chồng 3 chỉ xem xét khi 2 chồng đầu không có ai phù hợp. Đến đây thì đừng nghĩ là có thể lên lịch hẹn phỏng vấn trực tiếp nhé.

“Các cuộc phỏng vấn tuyển dụng nhân lực chiếm rất nhiều thời gian và công sức nên cần đảm bảo rằng chúng ta chỉ gặp những người có triển vọng nhất.”

Cẩn thận hơn, mình sẽ sàng lọc thêm một chút nữa bằng các cuộc phỏng vấn ngắn qua điện thoại kéo dài khoảng 10 – 15 phút. Đây là tiết mục giải đáp những thắc mắc mà mình bắt gặp trong CV. Chẳng hạn như ứng viên có hơn 7 năm kinh nghiệm lại nộp đơn vào vị trí chỉ cần kinh nghiệm 3 năm. Một vài câu hỏi như “CV của bạn rất tốt và bạn có nhiều kinh nghiệm hơn cả yêu cầu. Vậy với mức lương như thế này… thì bạn có muốn tiếp tục ứng tuyển không?” là có thể giúp mình phát hiện ra những ứng viên không phù hợp và tiết kiệm được rất nhiều thời gian cho cả hai bên.

Khai thác ứng viên bằng những câu hỏi không “đụng hàng”

Như đã kể là sau mỗi buổi phỏng vấn mình còn căng thẳng hơn lúc đối diện với ứng viên vì không thể xác định liệu họ có phù hợp với công việc hay không. Và mình nhận ra rằng sự mơ hồ này là do mình không hỏi đúng câu hỏi. Cách mình sửa sai là biến tấu những câu hỏi phổ biến thành những vấn đề khiến ứng viên phải động não.

Thay vì hỏi “Ưu và nhược điểm của em là gì?” mình sẽ hỏi “Em muốn phát triển những kỹ năng nào?” hoặc “Em đã làm những gì ở công việc cũ?” mình sẽ hỏi “Em thích hoặc không thích điều gì ở vai trò trước đây?”. Là người phỏng vấn còn non kinh nghiệm, có lúc mình cảm thấy không tự nhiên lắm khi hỏi theo cách này. Vậy nhưng mình đã nhận được những câu trả lời trung thực hơn và có cơ hội thảo luận thêm về ưu nhược điểm thực tế chứ không phải những gì ứng viên nghĩ là ưu và nhược điểm của họ.

Với mỗi câu hỏi như vậy, mình cố gắng đi “ba sâu”. Lấy ví dụ thế này cho dễ hiểu nhé.

Mình: Điều quan trọng mà bạn muốn có được trong công việc này là gì?

Ứng viên: Tính linh hoạt.

Mình: Tính linh hoạt của bạn có nghĩa là gì?

Ứng viên: Em có thể làm việc tại nhà.

Mình: Bạn cần bao nhiêu ngày làm việc ở nhà?

Ứng viên: 5 ngày một tháng.

Mục tiêu của mình là khi kết thúc phỏng vấn tuyển dụng nhân lực, mình phải có câu trả lời “Tuyển” hoặc “Không tuyển” rõ ràng.

Đảm bảo rằng bất kỳ ứng viên nào được chọn đều xứng đáng

Nếu sau cuộc phỏng vấn chúng ta biết rằng nên tuyển ai thì quá tốt rồi. Tuy nhiên, mình muốn đảm bảo rằng không chỉ tuyển dụng dựa trên cảm tính. Chúng ta có thể thiên vị ngay cả khi cố gắng không để bị như vậy mà. Có thể bị nói là làm quá, rườm rà nhưng mình sẽ kiểm tra lại một lần nữa để đảm rằng đã đưa ra quyết định tuyển dụng nhân lực dựa trên quy trình đánh giá nhất quán, ghi chú cụ thể và kiểm tra người tham khảo.

Không quá phổ biến nhưng mình đã gặp tình huống lưỡng lự phân vân khi ra quyết định vì 2 ứng viên đều ngang tài ngang sức. Lúc này, câu hỏi mình sẽ hỏi bản thân là: “Điều quan trọng số 1 mà mình cần nhất trong lần tuyển dụng nhân lực này là gì?”

Nếu như trước đây nói đến việc tuyển dụng nhân lực mới là mình lạnh toát sống lưng thì giờ đây với nhiều bí kíp lận lưng, mình đã có thể tự tin hơn. Hi vọng với những điều mình chia sẻ sẽ phần nào đó giúp bạn cởi bỏ được áp lực khi lần đầu ở vai trò nhà tuyển dụng. Vững tin lên nhé.

Huỳnh Trâm