Trợ lý thường được xem là cận thần, là cánh tay phải vô cùng đắc lực của lãnh đạo công ty. Họ ở đó để hỗ trợ bạn giữ đúng lịch trình, nhắc nhở các vấn đề quan trọng, sắp xếp việc đi lại và chỗ ở… nói chung là giải phóng thời gian để bạn có thể tập trung vào các vấn đề cốt yếu và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ. Tất nhiên, điều này chỉ xảy ra nếu bạn tuyển đúng người.

Nhưng làm sao để nhận diện được ứng viên trợ lý xuất sắc? “Ngoài việc xem xét các thông tin trong CV, bạn cũng cần biết đặt những câu hỏi phù hợp trong quá trình phỏng vấn”, chị Dương Thanh Thủy, Chuyên viên tuyển dụng cấp cao trả lời thắc mắc đồng thời gợi ý những điều nên hỏi ứng viên để đảm bảo sự phù hợp và mối quan hệ làm việc tích cực cho tương lai.

Các câu hỏi giúp xác định ứng viên trợ lý chất lượng

Bạn có thích giúp đỡ mọi người không?

Công việc của trợ lý là giúp bạn giảm bớt áp lực để có thể làm công việc của mình tốt hơn. Họ sẽ dành phần lớn thời gian để hỗ trợ bạn và nhóm của bạn. Đó là một vị trí có thể nói là quên mình vì người khác, là những “anh hùng thầm lặng”.

“Thế nên, bạn cần kiểm tra xem họ có sẵn lòng xem qua các bản nháp email để điều chỉnh nếu cần, tìm kiếm số điện thoại của ai đó chỉ với vài chi tiết cơ bản, cố gắng hoàn thành biên bản xuyên trưa để sớm ký được hợp đồng hay thậm chí pha trà, cà phê khi tiếp tân đang bận tối mặt tối mũi với các cuộc gọi… hay không”, chị Thanh Thủy gợi ý.

Nếu họ chấp nhận với thái độ vui vẻ như thể đó là chuyện đương nhiên thì bạn có thể tin rằng họ có nhiều tiềm năng. Tuy nhiên, bạn có thể gặp phải ứng viên khá “cứng” kiểu như: “Em sẵn sàng giúp đỡ nhưng em không làm việc miễn phí” thì tùy thuộc vào văn hóa doanh nghiệp mà bạn có thể cân nhắc.   

Dù là gì thì bạn cũng nên tuyển một người luôn sẵn tay giúp đỡ mọi người, thích ở sau “cánh gà” và đồng ý với việc dành hàng giờ để lên kế hoạch, tổ chức, sắp xếp mà không cần ai khác phải vinh danh.

“Giống như tuyển dụng bất kỳ vị trí nào khác, việc chọn một ứng viên trợ lý xuất sắc đòi hỏi phải biết những kỹ năng, mức độ kinh nghiệm và đặc điểm tính cách nào mà ứng viên cần để thành công trong vai trò này.”

Bạn sắp xếp cuộc họp với các bên liên quan như thế nào trong khi ai cũng đều bận rộn?

Các cuộc họp là không thể thiếu để doanh nghiệp hoạt động trơn tru và một trong những nhiệm vụ quan trọng của trợ lý là sắp xếp các cuộc họp. Tuy nhiên, việc này khá phức tạp vì thường có rất nhiều người tham gia mà ai cũng có lịch trình bận rộn. “Đó là lý do tại sao nên đặt câu hỏi để đánh giá khả năng quản lý của ứng viên trợ lý từ cách sắp xếp chương trình họp, cách đặt kỳ vọng cho người tham dự, cách sử dụng các loại công cụ và công nghệ giúp cuộc họp diễn ra thuận lợi cũng như cách để đảm bảo mọi người đều cảm thấy hài lòng”, chị Thanh Thủy giải thích.

Theo chị, bạn cần tìm kiếm một người có thể cân nhắc mọi góc độ và có câu trả lời khác nhau cho những tình huống khác nhau. Ví dụ, họ có thể sắp xếp họp từ xa khi có một thành viên đang quá cảnh ở sân bay, hoặc sử dụng công nghệ để giúp so sánh lịch trình và đề xuất thời gian thuận tiện cho tất cả các bên.

Bạn dự đoán nhu cầu của sếp như thế nào?

Một đặc điểm của trợ lý giỏi là có khả năng dự đoán dòng chảy công việc hằng ngày và hiểu được phong cách làm việc, cách nghĩ của sếp, đọc được cảm xúc thông qua hành động, nét mặt của sếp. Điều này sẽ giúp công việc thuận lợi mà không mất quá nhiều thời gian giao tiếp. Bạn cũng muốn có một trợ lý như thế này phải không? Vậy thì hãy hỏi về cách họ dự đoán nhu cầu của sếp từ trải nghiệm trong quá khứ.

Chắc chắn sẽ phải mất một thời gian để ứng viên biết được phong cách làm việc và cách suy nghĩ của bạn, nhưng bạn cần biết người mà bạn muốn tuyển có tố chất để đạt đến trình độ thượng thừa như thế này không.

Hãy lắng nghe những câu chuyện về những lần họ chuẩn bị tất cả các câu trả lời mà sếp có thể hỏi đến, nộp đầy đủ báo cáo trước khi sếp tham gia cuộc họp hoặc cung cấp các số liệu sếp cần trước buổi thuyết trình. Theo chị Thanh Thủy, nếu ứng viên từng được nhận xét rằng “Cô ấy rất tỉ mỉ và tinh tế, chỉ một ánh mắt thôi cũng hiểu sếp muốn gì” thì bạn đang có một “viên ngọc” đấy”.

Nếu sếp cung cấp cho bạn thông tin bí mật, bạn sẽ làm gì nếu ai khác hỏi về điều đó?

Giữ bí mật là một trong những đặc điểm quan trọng nhất của bất kỳ trợ lý nào. Họ là người nắm rõ lịch trình của bạn, vậy nên chuyện họ tiếp xúc với các tin tức quan trọng và nhạy cảm là điều không thể tránh khỏi. Hãy tưởng tượng bạn vừa đồng ý sáp nhập với một công ty khác nhưng vẫn chưa công bố tin tức đó. Trợ lý của bạn đang giúp hoàn thiện các chi tiết cuối cùng. Dễ thấy rằng thông tin này sốt dẻo vô cùng nhưng họ không thể đi khắp nơi tám chuyện với các nhân viên khác về điều này.

Chị Thanh Thủy chia sẻ: “Câu trả lời ứng viên đưa ra cho câu hỏi này có thể biến họ từ một người tràn đầy tiềm năng thành người không phù hợp với vai trò. Hãy tìm những người giải thích một cách lịch sự nhưng kiên quyết rằng họ không có quyền chia sẻ thông tin với người khác, có khả năng kiểm soát các cuộc trò chuyện mà không phản bội lại sự tin tưởng của bạn. “Em sẽ lịch sự nói với họ rằng em không có thông tin gì để chia sẻ cả” chính là câu trả lời bạn nên tìm kiếm”.

Hãy kể một chút về công việc trợ lý gần đây nhất của bạn

Nếu ứng viên của bạn có nhiều năm kinh nghiệm làm trợ lý thì hãy hỏi họ về vai trò đó, bao gồm cả những gì họ thích hoặc bất kỳ điều khó khăn nào. Chị Thanh Thủy phân tích: “Mục đích là để có cái nhìn thoáng qua về văn hóa công ty mà họ đã quen làm việc và liệu văn hóa của bạn có phù hợp với họ hay không”.

Ngoài ra, bạn cũng có thể hiểu rõ hơn về các giá trị và thái độ chung của ứng viên. Họ nên trả lời một cách tinh tế, không tập trung vào bất kỳ điều tiêu cực nào như công việc quá tẻ nhạt, chỉ cắm cúi hỗ trợ người khác nhưng khi thành công thì chưa bao giờ được nhắc tên đến… Nếu có bất kỳ điều gì họ không thích ở công việc gần đây mà đó lại là một phần quan trọng trong vai trò bạn đang tuyển thì đây là dấu hiệu cho thấy họ sẽ không phù hợp.

Bạn có tự tin tuyển dụng một trợ lý hiệu quả với những câu hỏi phỏng vấn này không? Nếu cảm thấy khó khăn, bạn có thể liên hệ với các dịch vụ tuyển dụng như CareerLink để được hỗ trợ. Họ có tất cả các câu hỏi phỏng vấn đắt giá và đã áp dụng chúng để tìm ra các ứng viên trợ lý chất lượng ở đa dạng các lĩnh vực. “Với sự tư vấn của họ, chắc chắn quá trình tìm kiếm trợ lý có đầy đủ năng lực và tố chất của bạn trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn rất nhiều”, chị Thanh Thủy khẳng định.

Huỳnh Trâm