Có những thời điểm, tuyển một vài vị trí đã đủ khiến đội ngũ HR bận rộn nhưng khi doanh nghiệp cần tuyển hàng chục, thậm chí hàng trăm người trong thời gian ngắn, câu chuyện lại hoàn toàn khác.

Lúc này, tuyển dụng không còn đơn giản là tìm được ứng viên phù hợp. Lúc này, nhà tuyển dụng không chỉ cần tìm đủ người mà còn phải tìm đúng người, đúng thời điểm và cố gắng giữ trải nghiệm ứng viên không bị “rơi rụng” giữa một quy trình quá nhiều bước.

Vậy làm sao để quá trình diễn ra suôn sẻ và mang lại hiệu quả? Cùng tham khảo các gợi ý sau đây nhé.

Tuyển dụng số lượng lớn – HR sàng lọc hàng trăm CV

“Tuyển dụng số lượng lớn không chỉ là tìm thật nhiều người, mà là làm sao để tuyển nhanh, đúng và vẫn giữ được trải nghiệm tốt cho ứng viên.”

Bắt đầu bằng việc xác định thật rõ người mình cần

Một phản xạ khá quen thuộc khi nhận yêu cầu tuyển số lượng lớn là đăng tin ở thật nhiều nơi. Nhưng đôi khi vấn đề không nằm ở việc có quá ít ứng viên. Vấn đề là doanh nghiệp chưa xác định rõ mình thực sự cần bao nhiêu người, trong thời gian nào và tiêu chí nào là bắt buộc.

Trước khi bắt đầu, hãy làm rõ một vài điểm rất cơ bản như số lượng cần tuyển, deadline, vị trí, mức lương, địa điểm làm việc, ca làm, yêu cầu bắt buộc và những tiêu chí có thể linh hoạt.

Khi những điều này rõ ràng, việc tìm ứng viên sẽ bớt giống một cuộc “đi săn” và trở thành một kế hoạch có điểm đến cụ thể.

Chia nhỏ tiêu chí để tuyển nhanh hơn

Một trong những điều khiến tuyển số lượng lớn trở nên chậm trễ là dùng một bộ tiêu chí quá dài cho tất cả ứng viên.

Không phải yêu cầu nào trong tin tuyển dụng cũng có mức độ quan trọng như nhau. Có những tiêu chí nếu thiếu thì ứng viên không thể làm việc. Nhưng cũng có những kỹ năng hoàn toàn có thể đào tạo sau khi nhận việc.

Hãy thử chia tiêu chí thành ba nhóm: bắt buộc phải có, nên có và có thể đào tạo. Cách chia này sẽ giúp bạn sàng lọc nhanh hơn, đồng thời mở rộng được nguồn ứng viên mà không làm giảm những yêu cầu thực sự quan trọng của vị trí.

Tạo quy trình sàng lọc đủ ngắn

Trong tuyển dụng thông thường, một quy trình nhiều bước đôi khi vẫn có thể chấp nhận được nhưng khi tuyển dụng với số lượng lớn thì mỗi bước thêm vào đều có thể tạo ra một lượng công việc rất lớn.

Ví dụ, nếu có 100 ứng viên và bạn dành thêm 10 phút cho mỗi ứng viên chỉ để thực hiện một bước không thực sự cần thiết, tổng thời gian đã lên đến hơn 16 giờ. Vì vậy, hãy nhìn lại quy trình và tự hỏi: Bước này có thực sự giúp chúng ta đưa ra quyết định tuyển dụng tốt hơn không? Nếu câu trả lời là không rõ ràng, có lẽ đã đến lúc đơn giản hóa.

Đừng để ứng viên chờ quá lâu

Khi tuyển dụng số lượng lớn, có một nghịch lý là doanh nghiệp càng cần người gấp thì càng dễ khiến ứng viên phải chờ.

CV được gửi vào nhưng chưa được xem. Ứng viên phỏng vấn xong nhưng vài ngày chưa nhận được phản hồi. Lịch phỏng vấn thay đổi nhiều lần vì nhân sự quá bận. Với ứng viên, những khoảng chờ này đôi khi đủ dài để họ tìm một cơ hội khác. Vì vậy, tốc độ phản hồi là một phần quan trọng. Không nhất thiết phải có câu trả lời ngay lập tức nhưng ứng viên nên biết bước tiếp theo là gì và khi nào họ có thể mong đợi phản hồi.

Đừng đánh đổi trải nghiệm ứng viên lấy số lượng

Khi có hàng trăm ứng viên, việc cá nhân hóa từng tin nhắn gần như không khả thi. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là giao tiếp với ứng viên một cách qua loa. Một lời chào rõ ràng, thông tin công việc dễ hiểu, quy trình minh bạch và phản hồi đúng hẹn đã tạo ra khác biệt khá lớn.

Ứng viên có thể không được chọn. Điều đó hoàn toàn bình thường trong tuyển dụng nhưng họ vẫn có thể rời khỏi quy trình với cảm giác rằng thời gian của mình được tôn trọng. Và đôi khi, đó cũng là cách doanh nghiệp xây dựng thương hiệu tuyển dụng mà không cần nói quá nhiều.

Theo dõi dữ liệu phễu tuyển dụng khi tuyển số lượng lớn

Theo dõi dữ liệu để biết mình đang “tắc” ở đâu

Tuyển dụng với số lượng càng nhiều thì dữ liệu càng trở nên hữu ích. Bạn có thể theo dõi những chỉ số đơn giản như số lượng ứng viên đến từ từng nguồn, tỷ lệ qua sàng lọc, tỷ lệ tham gia phỏng vấn, tỷ lệ nhận offer và tỷ lệ nhận việc.

Nếu có 1.000 người ứng tuyển nhưng chỉ 20 người đến phỏng vấn, vấn đề có thể nằm ở khâu sàng lọc hoặc cách giao tiếp với ứng viên. Hoặc nếu có 100 người phỏng vấn nhưng chỉ 10 người nhận offer, có thể cần xem lại tiêu chí tuyển dụng hoặc chất lượng nguồn ứng viên.

Dữ liệu không thay bạn ra quyết định nhưng nó giúp chúng ta nhìn thấy vấn đề rõ hơn thay vì chỉ cảm nhận rằng đợt tuyển này khó quá.

Chuẩn bị trước cho tỷ lệ ứng viên không nhận việc

Một sai lầm khá phổ biến khi tuyển dụng số lượng lớn là tính nhu cầu nhân sự đúng bằng số người cần tuyển. Ví dụ, doanh nghiệp cần 100 nhân viên không có nghĩa là chỉ cần tuyển đủ 100 người.

Trong thực tế, sẽ có người từ chối offer, có người không đến nhận việc, có người nghỉ trong thời gian đầu. Vì vậy, khi lập kế hoạch tuyển dụng, bạn cũng cần tính đến tỷ lệ hao hụt dự kiến và chuẩn bị nguồn ứng viên phù hợp. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là tuyển dư một cách thiếu kiểm soát mà là cách nhìn thực tế hơn về hành trình từ ứng viên quan tâm đến nhân viên thực sự bắt đầu công việc.

Tuyển dụng số lượng lớn không chỉ là câu chuyện tuyển được bao nhiêu người mà còn là cách doanh nghiệp tạo nên một hành trình tuyển dụng đủ nhanh, đủ chuyên nghiệp và đủ tử tế. Nếu doanh nghiệp của bạn đang đứng trước một đợt tuyển dụng lớn, đừng chỉ bắt đầu bằng việc tìm thêm ứng viên. Hãy bắt đầu bằng việc xây một quy trình tốt hơn bởi tuyển đúng người hôm nay chính là nền tảng cho một đội ngũ vững vàng ngày mai.

Oanh Trần