Việc tuyển dụng qua lời nhân viên giới thiệu từ lâu đã được xem như “vũ khí bí mật” của nhiều doanh nghiệp trong hành trình “săn” tìm nhân tài. Làm đúng cách thì vừa tiết kiệm chi phí, vừa kéo về được những người hợp văn hóa, lại còn tăng độ gắn bó của cả nhóm.

Thế nhưng đời không như là mơ. Nói thì dễ, làm mới khó. Giống như việc nấu một món ăn tưởng chừng đơn giản nhưng chỉ cần nêm nếm lệch tay một chút là hương vị thay đổi hoàn toàn. Việc tuyển dụng qua lời nhân viên giới thiệu cũng vậy, chỉ cần triển khai lệch một chút là hiệu quả không những giảm mà đôi khi còn khiến họ e ngại.

Vậy đâu là những “cú vấp” quen thuộc mà nhiều công ty thường gặp và quan trọng hơn, làm thế nào để tránh?

“Tránh được những sai lầm phổ biến trong tuyển dụng qua lời nhân viên giới thiệu sẽ giúp nâng cao chất lượng ứng viên, giảm thiểu rủi ro thiên vị và đạt hiệu quả tuyển dụng tốt hơn.”

Không giải thích rõ yêu cầu công việc

Không phải lúc nào nhân viên cũng có khả năng “đọc vị” xem công ty đang thật sự cần kiểu ứng viên như thế nào. Nhất là với những vị trí thuộc bộ phận khác hoặc lĩnh vực mà họ không rành, nếu mô tả công việc không đủ rõ ràng thì rất dễ xảy ra tình huống: “Thấy người này cũng ổn, tính cách hợp hợp… chắc ok đó?” và thế là giới thiệu luôn. Cho đến khi đem đặt vào đúng vị trí tuyển dụng thì lại không hẳn vậy. Kết quả là người giới thiệu thì ngại, ứng viên thì hụt hẫng, còn HR thì lại phải quay về vạch xuất phát.

Thực ra, chỉ cần chỉnh lại một chút từ đầu là mọi thứ sẽ khác hẳn. Khi kêu gọi nhân viên giới thiệu ứng viên, đừng nói chung chung mà gửi kèm luôn mô tả công việc chi tiết, nói rõ mình cần gì, không cần gì để mọi người đỡ phải đoán ý. “Nhiều công ty còn nhắc khéo nhân viên rằng không phải cứ là bạn bè, đồng nghiệp cũ hay hợp gu ăn uống thì đều phù hợp với công việc. Rõ ràng như vậy ngay từ đầu thì nhân viên sẽ tự tin hơn khi giới thiệu còn công ty thì nhận được những ứng viên sát nhu cầu hơn”, anh Nguyễn Minh Nhựt – HR Manager chia sẻ.

Quy trình giới thiệu phức tạp

Chắc hẳn ai cũng rất “ngán” khi chỉ định giới thiệu một người mà phải điền các biểu mẫu dài dằng dặc, rồi trả lời các câu hỏi chi tiết từ A đến Z, chưa kể còn phải cung cấp đủ thứ thông tin của cả hai bên. Vậy nên, thay vì hào hứng tham gia, nhân viên lại có xu hướng nghĩ: “Thôi khỏi phải giới thiệu cho nhẹ đầu”.

Dù doanh nghiệp muốn xây dựng quy trình bài bản vì muốn mọi thứ chắc chắn nhưng việc “quá tay” lại khiến nhân viên chùn bước. “Chúng ta đang sống trong thời đại chuyển đổi số, nhân viên đã quá quen với những thao tác nhanh gọn lẹ, từ đặt đồ ăn đến làm báo cáo cũng chỉ cần vài cú click. Vì vậy, chương trình giới thiệu nhân sự cũng nên vận hành theo tinh thần tương tự. Chĩ cần đủ rõ ràng, dễ làm, không rườm rà là họ đã sẵn sàng tham gia rồi”, anh Minh Nhựt nhận định.

Khen thưởng cho việc giới thiệu không hấp dẫn

“Thử tưởng tượng, bạn giới thiệu thành công nhưng phải đợi ứng viên làm đủ 1 năm không bỏ cuộc giữa chừng thì mới được nhận phần thưởng, thì bạn có muốn tham gia không? Cảm giác đó giống như đang chờ hoàn tiền sau một chương trình khuyến mãi vô thời hạn. Đến lúc nhận được thì đôi khi cũng quên luôn mình từng giới thiệu ai”, anh Minh Nhựt nói với giọng hài hước.

“Thay vào đó, nếu linh hoạt hơn một chút, mọi thứ có thể thú vị hơn nhiều”, anh đề xuất “Chẳng hạn, chỉ cần có một lượt giới thiệu phù hợp, nhân viên đã có thể được tặng voucher mua sắm. Nếu ứng viên được tuyển thành công, phần thưởng có thể “nâng cấp” lên vài ngày nghỉ xả hơi, chuyến du lịch, thiết bị công nghệ… Miễn là việc khen thưởng khiến nhân viên có cảm giác giới thiệu cũng vui thì họ sẽ chủ động tham gia hơn”.

Thời gian xử lý lâu hoặc không có phản hồi

Anh Minh Nhựt tin rằng nếu bạn không phản hồi lại lời giới thiệu hoặc không đưa ra bất kỳ phản hồi nào cho ứng viên được giới thiệu trong vòng 2-3 ngày, họ sẽ nản lòng và không muốn tiếp tục giới thiệu nữa, thậm chí ngừng giới thiệu. Bởi điều đó cho thấy công ty bạn không coi trọng việc tuyển dụng nhân viên chất lượng, không xem trọng nỗ lực của họ. Điều này không chỉ gây ảnh hưởng xấu đến thương hiệu của bạn, mà quan trọng hơn, bạn đang tự tước đi cơ hội tuyển dụng được một nhân viên giỏi.

“Hãy nhớ đánh dấu vào sơ yếu lý lịch của người được giới thiệu và thông báo ngay cho họ về việc giới thiệu trong thời gian sớm nhất. Trong phản hồi của bạn, hãy thành thật giải thích lý do tại sao việc giới thiệu đó thành công hoặc không thành công.

“Trong khi đó, chỉ cần một chút phản hồi kịp thời và rõ ràng, mọi thứ đã khác hẳn. Một tin nhắn ngắn như “CV ổn nhưng chưa phù hợp vì thiếu kinh nghiệm A”, hay “ứng viên rất tiềm năng, đang vào vòng tiếp theo” cũng đủ để người giới thiệu cảm thấy mình được tôn trọng và giới thiệu tốt hơn ở lần sau”, anh Minh Nhựt đưa ra lời khuyên.

Có nhiều yếu tố góp phần tạo nên thành công cho việc tuyển dụng qua lời nhân viên giới thiệu. Tuy nhiên, cũng có những chi tiết tưởng chừng vô hại nhưng lại âm thầm làm mọi thứ chậm lại hoặc khiến sự hào hứng ban đầu dần phai đi. Hãy bắt đầu rà soát và tối ưu cách làm của bạn ngay hôm nay để đạt được hiệu quả tốt nhất nhé.

Oanh Trần