làm việc hiệu quả hơn với cấp dưới

Một trong những vấn đề nhiều nhà lãnh đạo thường gặp phải là phải đối mặt với cấp dưới kó bảo. Đương nhiên, không ai muốn làm việc cùng với những người khó bảo. Những nhà quản lý dày dạn kinh nghiệm luôn biết cách tách biệt cảm xúc riêng tư với công việc khi làm việc với nhân viên. Thay vì chỉ chú ý vào những đặc điểm tiêu cực về tính cách của nhân viên, họ tập trung vào những nhiệm vụ, dự án và kết quả mà nhân viên đó mang lại. Một nhà quản lý giỏi không cho phép cảm xúc cá nhân can thiệp vào công việc và đối xử với mọi người bình đẳng như nhau. Nhưng trong nhiều trường hợp, có những nhà quản lý chỉ đơn giản sa thải những nhân viên họ không ưa thích. Họ tránh tương tác với những người này và tệ hơn, ra quyết định sa thải những nhân viên có vấn đề và tự làm những công việc mà những nhân viên đó để lại. Việc sa thải những nhân viên khó bảo không chỉ là một sai lầm về công tác quản lý, việc này cũng có thể tạo ra những rắc rối về mặt pháp lý. Lý do là vì những nhân viên thường xuyên chống đối cũng là những người có nhiều khả năng sẽ khởi kiện khi họ cảm thấy bị đối xử bất công.

Khi bạn đương đầu với những nhân viên không làm theo yêu cầu, cách tốt nhất để kịp thời có chiến lược xử lý đúng đắn là chuẩn bị sẵn những tình huống có khả năng bùng nổ. Những nhân viên khó bảo này làm phiền bạn và những người khác, họ hỏi quá nhiều câu hỏi không cần thiết, bỏ bê công việc chi tiết, làm bạn bối rối và liên tục thách thức mọi người. Thậm chí tệ hơn, khi những nhân viên này tương tác với khách hàng, nhà cung ứng và những người có vị trí thấp hơn họ trong hệ thống cấp bậc của công ty, họ có thể tỏ ra cáu kỉnh, bất lịch sự, trịch thượng, nói những lời lẽ không thích hợp hoặc không đúng sự thật. Bạn có gặp phải nhân viên nào như vậy không?

Nếu có, những điều mà CareerLink.vn mang đến dưới đây có thể giúp bạn thoát khỏi vấn đề đau đầu này. Bạn có thể thực hiện những bước sau đây để giải quyết vấn đề của những nhân viên dễ dàng hơn:

 

1. Đối mặt trực diện với vấn đề

Nếu bạn không thích một nhân viên, có lẽ người đó cũng cảm thấy điều tương tự đối với bạn. Hãy bình tĩnh thừa nhận bất kỳ ý xấu nào về nhân viên đó và tích cực xóa tan bầu không khí thù địch, bạn có thể giúp người đó bỏ qua cảm xúc cá nhân và tập trung hoàn thành công việc.

Bạn có thể những câu sau đây để xóa bỏ sự xa cách: "Khi tôi yêu cầu anh làm một việc gì đó. Tôi cần tin tưởng vào anh. Mặc dù chúng ta rất khác nhau, nhưng chúng ta không thể để điều đó ngăn cản việc chúng ta cần thực hiện công việc chung này."

 

2. Yêu cầu sự xác nhận

Để đối mặt với cấp dưới khó bảo bạn cũng cần chú ý khi đưa ra những yêu cầu và hướng dẫn. Đừng cho rằng bạn đã diễn đạt rõ ràng yêu cầu và nhân viên của bạn sẽ chẳng thể có thắc mắc gì. Bạn cần hỏi lại nhân viên của mình để xác nhận lại những điều bạn vừa nói và cũng để trao đổi những gì bạn mong đợi từ anh ta nếu cần thiết. Hãy chắc chắn là bạn nhận được sự xác nhận từ nhân viên.

 

3. Để ý đến hành vi của nhân viên

Khi bạn quản lý một ai đó đang có vấn đề về thái độ, đừng để tính cách cá nhân của nhân viên can thiệp vào nội dung công việc. Bạn hãy tập trung vào việc mô tả công việc mà bạn phải hoàn thành. Bạn nên tránh pha thêm những lời bình luận với sự chế nhạo hay chỉ trích cay độc về tiểu sử một người khi anh ta thực hiện những yêu cầu trong quá khứ. Bạn có thể xem điều này chỉ là một điều vô hại nhưng điều đó thậm chí có thể làm nhân viên mệt mỏi hơn và chống lại sự giúp đỡ từ bạn.

 

4. Hướng dẫn tận tình cho nhân viên

Nếu bạn có xung đột về tính cách với một nhân viên nào đó, điều cuối cùng bạn nên làm là làm cho anh ta cảm thấy được quan tâm khi bạn giao một nhiệm vụ cụ thể. Một cách thực tế để khuyến khích nhân viên biết tuân thủ là gặp người này ở bàn làm việc của họ, chứ không phải ở văn phòng của bạn. Việc bạn gọi nhân viên đến văn phòng của bạn để phân công công việc có thể ngay lập tức đưa nhân viên vào thế phòng thủ.

 

5. Đừng bỏ qua vấn đề

Thông thường, những nhà quản lý chỉ đơn giản là sẽ bỏ qua những nhân viên có vấn đề. Những nhà quản lý sống theo nguyên tắc này thường hy vọng vấn đề sẽ nhạt đi; rằng những nhân viên này bằng cách nào đó sẽ thay đổi bản thân hoàn toàn hoặc dừng việc gây phiền hà. Bỏ qua tình hình là giải pháp sai lầm vì những vấn đề này thực chất có thể giải quyết được.

 

6. Can thiệp càng sớm càng tốt

Điều quan trọng là phải hành động ngay khi những hành vi tiêu cực đã trở nên rõ ràng – khi vấn đề còn trong “trứng nước”, nếu không can thiệp, những vấn đề này có thể sẽ ngày càng leo thang. Thỉnh thoảng, nhân viên khó bảo không cho rằng hành vi của mình là có vấn đề hoặc cho rằng những người khác phản ứng tiêu cực đến hành động của mình. Điều này là bởi vì mọi người có xu hướng chịu đựng những hành vi quấy rầy và muốn "dĩ hòa vi quý." Đồng thời, một số nhân viên chỉ xem việc này như là một “sự bất mãn trong công việc.” Cũng giống như một số nhà quản lý, nhiều nhân viên muốn được đồng nghiệp và cấp dưới yêu quý và vì vậy nhân viên này thường miễn cưỡng lên tiếng khi có vấn đề phát sinh.

Nhưng trên hết, việc này cần đến trách nhiệm của nhà quản lý phải có hành động thích hợp để xử lý chính xác vấn đề. Mặc dù vẫn còn những tồn tại liên quan do nhân viên thiếu kiến thức về vấn đề, thiếu sự phản hồi hoặc chỉ biết đẩy rắc rối cho người khác, nhà quản lý phải có trách nhiệm xử lý và xoay xở trước tình trạng khó xử nảy sinh. Để đối mặt với cấp dưới khó bảo, nhà quản lý cần phải thu thập thông tin từ nhân viên của mình để nhận thức được mức độ của vấn đề và đích thân quan sát sự tương tác của nhân viên với khách hàng hoặc nhà cung ứng.

 

7. Đích thân nghiên cứu vấn đề

Khi đã trang bị trước những dữ liệu và bằng chứng chính xác, nhà quản lý cần mời người này vào một phòng hội nghị hay văn phòng làm việc – cách xa những người khác và bình tĩnh giải quyết vấn đề. Để bắt đầu làm việc này, nhà quản lý cần hỏi nhân viên liệu anh ta có nhận thức được vấn đề đang diễn ra để xác định xem liệu nhân viên khó bảo này có ý thức được những việc làm của mình hay không.

Nhà quản lý cũng cần phải cho phép những nhân viên này biện giải đối với những điều cáo buộc. Nếu nhân viên khó bảo này cho rằng những lời cáo buộc là không có thật bất chấp bằng chứng có được, nhà quản lý cần cố gắng đi đến một thỏa thuận với nhân viên về cách xử lý nếu vấn đề có khả năng xảy ra.

 

8. Trợ giúp nhân viên có vấn đề

Khi nhân viên này bắt đầu thừa nhận những hành vi tiêu cực là có thật và những người trong công ty phải chịu đựng điều đó, nhà quản lý hoặc nhân viên nhân sự nên bắt đầu hướng dẫn nhân viên này thể hiện những hành vi thích hợp hơn. Nhân viên cần có thời gian để thử rèn luyện nhiều hành vi thích hợp hơn. Phòng nhân sự hoặc nhà quản lý cần cung cấp những phản hồi cụ thể tới nhân viên này về thành công hay thất bại của nổ lực giảm thiểu các hành động tiêu cực của anh ta và cần thực hiện điều này tích cực hơn.

Với những hướng dẫn này, hi vọng sẽ giúp bạn nhiều hơn trong công tác quản lý. CareerLink.vn chúc bạn thành công.

 

Thu Hiền

  •  
     
  •  

Nghệ thuật quản lý - Cẩm nang khác