Tham khảo ý kiến người tham chiếu trong CV là một phần thiết yếu của quá trình tuyển dụng kỹ lưỡng. Liên hệ với người giám sát và đồng nghiệp trước đây của ứng viên có thể cung cấp cho chúng ta thông tin chi tiết có giá trị về việc họ là ai và cách họ thực hiện công việc. Chúng ta có thể biết được ứng viên có tinh thần làm việc hăng hái, luôn đề xuất những ý tưởng táo bạo và là một thành viên xuất sắc trong nhóm hay là người chỉ thích làm việc độc lập. Nhưng sẽ ra sao nếu người tham chiếu tiết lộ những khía cạnh tiêu cực của ứng viên trong khi chúng ta nghĩ đó lại là người phù hợp hoàn hảo?

Tôi đoán là bạn đang thắc mắc “Ứng viên là người chọn người tham chiếu thì làm sao họ lại có thể nói xấu về ứng viên được?”. Vâng, tôi cũng nghĩ vậy nhưng tình huống này phổ biến hơn chúng ta vẫn tưởng.

Và trước khi quyết định từ chối tuyển dụng ứng viên này, tôi sẽ cân nhắc làm những điều sau đây.

Đầu tiên là xem xét ý kiến của người tham chiếu trong CV một cách khách quan

Chúng ta không hề biết tí ti gì về mối quan hệ giữa người tham chiếu trong CV và ứng viên, thế nên không loại trừ khả năng họ đưa ra nhận xét tiêu cực vì lí do cá nhân thay vì bất kỳ hành vi nghề nghiệp sai trái nào. Cũng có thể họ có thành kiến tiêu cực đối với ứng viên và điều đó khiến ứng viên rời đi.

Nếu người tham chiếu chỉ xoay quanh một sự cố duy nhất, hoặc họ hành động theo cảm xúc với thái độ tức giận, khó chịu thì đó có thể là dấu hiệu cảnh báo. Đây là lúc nên đào sâu thêm về mối quan hệ cá nhân của họ với ứng viên để cố gắng có càng nhiều thông tin càng tốt. Nếu cảm thấy nhận xét không hay của người tham chiếu xuất phát từ lý do cá nhân chứ không phải vấn đề chuyên môn thì có thể thấy ý kiến đó chưa đáng tin cậy.

“Hỏi ý kiến người tham chiếu trong CV là một phần thiết yếu của quá trình tuyển dụng giúp bạn chắc chắn rằng mình đã tìm được ứng viên phù hợp cho công việc.”

Hỏi về một sự cố cụ thể

Đôi khi người tham chiếu sẽ đưa ra những lời nhận xét tiêu cực chung chung về ứng viên, lúc này chúng ta có thể khuyến khích họ đưa ra một ví dụ cụ thể cũng như hỏi thêm về hậu quả là gì và ứng viên đã phản ứng như thế nào.

Ví dụ thế này nhé: Nếu ứng viên đi làm muộn một ngày và không liên lạc với người quản lý, chúng ta sẽ hỏi xem vấn đề đã được xử lý như thế nào. Ứng viên có xin lỗi hay chuyện đó vẫn tiếp tục xảy ra. Điều này sẽ giúp chúng ta đoán được thái độ của ứng viên ra sao.

Ngoài ra, cũng nên tìm hiểu xem những sự cố này đã xảy ra cách đây bao lâu và liệu đó có phải là hành vi mà chúng ta có thể dễ dàng bỏ qua hay không. Nếu nó đã xảy ra từ lâu, rất có thể ứng viên đã trưởng thành hơn nhiều sau sự cố đó. Vậy thì không còn gì để lo lắng nữa.

Liên hệ với người tham chiếu khác

Nếu vẫn còn cảm giác bất an sau khi trao đổi với người tham chiếu thứ nhất, liên hệ với người thứ hai để có sự so sánh là điều cần thiết (Đây là lí do vì sao tôi luôn yêu cầu ứng viên cung cấp ít nhất 2 người tham chiếu trong CV). Nếu người tham chiếu thứ hai cũng nói ra những lo ngại tương tự thì quá dễ dàng để ra quyết định rồi. Mặt khác, nếu cả hai có quan điểm trái chiều thì hãy chuẩn bị tinh thần cho bước kế tiếp.

Sắp xếp một buổi phỏng vấn khác

Nếu đây là một ứng viên quá xuất sắc và không đành lòng đánh rớt thì tiếc gì cơ hội cho họ giãy bày về bối cảnh để hiểu rõ toàn bộ câu chuyện., phải không nào? Lúc này sẽ có 3 khả năng xảy ra tiếp theo.

Trường hợp đầu tiên: Ứng viên thừa nhận vấn đề và có thể nói về nó một cách cởi mở

Đôi khi, chúng ta sẽ phát hiện ra vấn đề là do khách quan. Ví dụ như tình huống trễ deadline quan trọng mà người tham chiếu đã kể với tôi về ứng viên. Khi tôi hỏi về điều đó, ứng viên giải thích rằng nó liên quan đến vấn đề sức khỏe và chuyện chỉ xảy ra một lần duy nhất. Bối cảnh này là tất cả những gì tôi cần để quyết định. Ai mà chẳng có lúc bị bệnh và tôi hoàn toàn thông cảm với họ.

Và nếu vấn đề là do chủ quan thì chúng ta vẫn có thể thảo luận về cách giải quyết. Mọi người đều có điểm yếu và nếu ứng viên nhận thức được điều đó, sẵn sàng cải thiện thì theo kinh nghiệm của tôi mọi việc sẽ ổn thỏa. Trước đây tôi có một nhân viên hành chính nổi tiếng là khó chịu với đồng nghiệp – cô ấy đưa ra những phản hồi chân thực, những ý kiến hợp lý nhưng lại làm theo cách khiến người nghe cảm thấy tự ái tràn trề. Thế là tôi và cô ấy đã nhất trí rằng tôi sẽ xem qua email phản hồi mà cô ấy gửi đến mọi người cho đến khi tôi cảm thấy thực sự tin tưởng. Sau hơn 1 tháng thì cô ấy cũng đã có những email nhẹ nhàng, có “tình người” hơn mà không cần bất kỳ sự giám sát nào nữa.

Thông thường có nhiều ngữ cảnh hơn khiến hành vi của ứng viên trở nên dễ hiểu, giúp tôi tự tin rằng hành vi đó sẽ không lặp lại khi họ tham gia nhóm của tôi hoặc nói cách khác, nó cho tôi manh mối về cách tôi có thể quản lý hành vi đó. Đó là lý do tại sao nhiều lúc tôi nghe thấy điều gì đó chưa tốt ở ứng viên, tôi vẫn tuyển dụng họ!

Trường hợp thứ 2: Ứng viên sửng sốt, nói rằng điều này chưa bao giờ xảy ra, và rằng người tham chiếu đang nói dối.

Nếu ứng viên cho rằng người tham chiếu đã nói dối thì việc quan trọng là nên xem lại những điều được nói đó có khớp với những gì chúng ta đã thấy trong suốt quá trình tiếp xúc với ứng viên hay không. Câu trả lời có hay không sẽ là yếu tố quan trọng cho việc ra quyết định.

Ngoài ra, nếu người tham chiếu đang nói dối, ứng viên nhất định sẽ muốn chứng minh điều đó. Họ có thể sẽ đề xuất chúng ta liên hệ với ai đó để tìm ra sự thật. Đến đây thì lại có thêm việc để làm rồi, nhưng sẽ không sao nếu điều đó góp phần giúp việc tuyển dụng hiệu quả hơn.

Trường hợp thứ 3: Ứng viên trở nên phòng thủ và muốn tranh luận

Nếu ứng viên tức giận hoặc phòng thủ khi đối mặt với hành vi trong quá khứ của họ, thì đó hầu như luôn là lý do để từ chối. Những ứng viên phản ứng với lời nhận xét tiêu cực bằng sự tức giận hoặc cố gắng đổ lỗi cho mọi người ngoại trừ bản thân họ có thể sẽ khó làm việc cùng. Nếu bạn vẫn nghĩ “có thể tuyển dụng” thì lời khuyên của tôi là hãy làm tròn xuống thành “không thể”.

Nếu còn bất kỳ nghi ngờ nào sau khi kiểm tra người tham chiếu trong CV và trò chuyện nhiều lần cùng ứng viên, kinh nghiệm của tôi nên từ chối họ. Tuyển dụng sai có thể gây hậu quả nghiêm trọng bởi họ có thể khiến cả nhóm đi xuống. Bắt đầu lại là cơn ác mộng, nhưng vẫn tốt hơn nhiều so với việc tuyển dụng nhầm người.

Nguyễn Lý