Có bao giờ bạn để ý rằng những nhà quản lý được tôn trọng nhất thường nói ít và hỏi nhiều hơn vì họ hiểu sức mạnh thật sự nằm ở việc lắng nghe và khơi gợi suy nghĩ của người khác?

Làm quản lý, ai chẳng muốn đội nhóm của mình làm việc trơn tru, hiệu quả, ai nấy đều chủ động và biết việc. Nhưng có một điều khá tréo ngoe là càng muốn mọi thứ theo đúng ý mình, càng cố kiểm soát từng ly từng tí thì kết quả lại thường ngược lại.

Và khi thấy mọi thứ không như mong đợi, phản ứng tự nhiên là bắt đầu nói nhiều hơn, dặn dò kỹ hơn, giao việc chi tiết đến mức gần như chỉ còn thiếu cầm tay chỉ việc. Trong các cuộc họp, cả nhóm ngồi im lặng nghe như nuốt băng cassette còn bạn thì thao thao bất tuyệt tới mức khô cả họng mà vẫn thấy chưa yên tâm!

Nếu bạn đang thấy mình nói hơi nhiều thì có lẽ đã đến lúc chuyển sang chế độ hỏi. Vì đôi khi, sức mạnh thực sự của người quản lý không nằm ở việc đưa ra mọi câu trả lời mà nằm ở khả năng đặt ra những câu hỏi đúng.

“Một nhà quản lý thông minh biết rằng để đội ngũ phát huy hết tiềm năng, đôi khi điều quan trọng nhất là nói ít và hỏi nhiều hơn.”

Vì sao nhà quản lý nên nói ít và hỏi nhiều hơn?

Lý do đơn giản thôi: bạn không thể có tất cả câu trả lời.

Người quản lý không phải là “bách khoa toàn thư” hay vị thần toàn năng. Bạn có thể giỏi định hướng, có tầm nhìn rộng nhưng chính nhân viên mới là người trực tiếp va chạm với công việc mỗi ngày. Họ nhìn thấy vấn đề ở những góc độ mà đôi khi bạn dù rất quan tâm cũng khó có thể nhận ra.

Anh Đỗ Mạnh Đạt, Trưởng phòng Đào tạo Nhân sự, chia sẻ: “Khi đặt câu hỏi, đó là lúc bạn thực sự có cơ hội để lắng nghe và hiểu đúng thay vì chỉ phỏng đoán. Mỗi câu hỏi giống như một cánh cửa mở ra, đưa bạn bước vào thế giới của nhân viên, nơi chứa đầy những điều mà chỉ họ mới thấy được”.

Theo anh, điều quan trọng hơn cả là mỗi câu hỏi là một cơ hội để nhân viên tự tư duy, tự phân tích và tự tìm lời giải cho vấn đề của mình. “Những câu hỏi gợi mở không chỉ giúp họ xử lý tình huống hiện tại mà còn trao cho họ một kỹ năng vô giá: tư duy phản biện. Đó là món quà mà không lời chỉ dẫn nào có thể thay thế được, vì nó giúp họ trưởng thành, tự tin và sẵn sàng đối mặt với mọi thử thách trong tương lai”, anh Đạt giải thích.

Nhưng lợi ích của việc nói ít và hỏi nhiều hơn không chỉ dừng lại ở đó. Khi đặt câu hỏi và thật sự lắng nghe câu trả lời, bạn đang tạo ra một không gian an toàn, nơi nhân viên dám chia sẻ, dám nói thật. Không chỉ là chuyện công việc mà cả những khúc mắc, lo lắng hay điều họ chưa từng dám nói ra.

“Chính trong những khoảnh khắc ấy, niềm tin được xây dựng từng chút một. Khi cảm thấy mình được lắng nghe và tôn trọng, nhân viên sẽ cởi mở hơn, gắn bó hơn, không chỉ với nhau mà cả với người quản lý. Và khi niềm tin đủ lớn, đội ngũ sẽ mạnh mẽ và sẵn sàng cùng nhau vượt qua mọi thử thách”, anh Đạt nhấn mạnh.

Vậy, hỏi như thế nào cho thông minh?

Hỏi để hiểu chứ không phải chất vấn

Bạn có bao giờ để ý, cùng là một câu hỏi nhưng cách bạn hỏi có thể khiến người nghe muốn mở lòng chia sẻ hoặc chỉ trả lời cho xong. Chẳng hạn, khi bạn hỏi “Tại sao em làm như vậy?” nghe không khác gì “Mời anh trình bày đi!” chắc chắn khiến họ giật mình thon thót, ngay lập tức tìm mọi cách bao biện. Trong khi đó, nếu chúng ta nhẹ nhàng hơn: “Em có thể nói cho anh/chị nghe lý do em chọn cách đó được không?” thì sẽ mở ra một không gian đối thoại hoàn toàn khác.

“Khi được hỏi bằng sự tôn trọng, nhân viên sẽ cảm thấy an toàn và sẵn sàng chia sẻ, kể cả những điều họ đang băn khoăn hay chưa dám chắc”, anh Mạnh Đạt lý giải.

Với anh, hỏi để hiểu chứ không phải để thể hiện quyền lực. “Người quản lý không phải là giám khảo cuộc thi vấn đáp mà là người đồng hành. Mà đã đồng hành thì phải tạo cảm giác dễ chịu. Không ai muốn đi đường dài với một người lúc nào cũng như sắp lập biên bản mình cả”, anh cười nói.

Sau khi đặt câu hỏi, điều tốt nhất bạn có thể làm là im lặng

Thường thì khi khoảng lặng xuất hiện, chúng ta có xu hướng muốn lấp đầy nó bằng một lời gợi ý, một nhận xét hay ít nhất là một câu nói bâng quơ cho đỡ ngượng. Nhưng thật ra, chính sự im lặng ấy mới là phần quan trọng nhất của cuộc trò chuyện.

“Sự im lặng của bạn trong những khoảnh khắc ấy không phải là sự trống rỗng mà là lời mời gọi trân trọng: “Anh/chị sẵn sàng chờ đợi vì câu trả lời của em rất quan trọng”. Đó còn là sự tôn trọng: “Anh/chị hiểu rằng em cần thời gian để suy nghĩ kỹ về điều này” và tạo ra không gian an toàn: “Em cứ từ từ, không cần vội vàng”, anh Đạt tiết lộ.

Khoảng lặng giúp nhân viên có thời gian để nghĩ, để lắng nghe chính mình và để tìm ra câu trả lời thật sự. “Có những ý hay, những chia sẻ sâu sắc không bao giờ xuất hiện ngay lập tức mà cần một chút thời gian và không gian. Vậy nên, đừng vội chen ngang. Hãy để sự im lặng làm công việc của nó”, anh Mạnh Đạt đưa ra lời khuyên.

Lần tới, khi bạn tham gia một cuộc họp, hãy thử quan sát: sau khi đặt câu hỏi và kiên nhẫn chờ đợi, bạn sẽ thấy ánh mắt của nhân viên thay đổi từ ngạc nhiên, sang cảm kích, rồi tập trung suy nghĩ. Và rồi, những ý tưởng mà trước đây bạn chưa từng nghe thấy sẽ dần xuất hiện.

Ghi nhận câu trả lời dù bạn đồng ý hay không

Đôi khi, chỉ một câu đơn giản như “Cảm ơn em đã chia sẻ” cũng đủ tạo nên khác biệt. Đó không chỉ là phép lịch sự mà còn là cách bạn gửi đi thông điệp rõ ràng “Dù quyết định cuối cùng thế nào, suy nghĩ của em vẫn được trân trọng”.

Khi duy trì thói quen ghi nhận mọi phản hồi, bạn đang góp phần xây dựng một không gian an toàn tâm lý, nơi mọi người dám nói ra điều họ nghĩ mà không sợ bị chê bai hay dập tắt. “Hãy tưởng tượng một đội ngũ mà ai cũng dám nói điều họ nghĩ, dám đề xuất những giải pháp khác biệt. Khi đó, không chỉ sự sáng tạo được nuôi dưỡng mà cả những vấn đề tiềm ẩn cũng sẽ sớm được phát hiện và giải quyết”, anh Mạnh Đạt nhận định.

Sự ghi nhận, vì thế, không chỉ là một hành động giao tiếp đơn thuần mà là nền tảng của một văn hóa lắng nghe, tôn trọng và cùng nhau phát triển.

Giống như người nhạc trưởng không trực tiếp chơi tất cả các nhạc cụ, họ đứng đó lắng nghe, điều chỉnh và dẫn dắt để mỗi nhạc công tỏa sáng. Người quản lý cũng vậy. Khi nói ít và hỏi nhiều hơn, im lặng vừa đủ và trao cơ hội cho người khác cất tiếng, bạn đang mở ra một sân khấu nơi mỗi nhân viên được tỏa sáng theo cách riêng của họ. Và chính trong khoảnh khắc ấy, khi tập thể cùng tạo nên “bản nhạc” của sự thấu hiểu, tin tưởng và gắn kết, bạn đã chạm đến nghệ thuật quản lý đích thực.

Trang Trần