Khi ứng viên cảm thấy thoải mái, chân thành và được tôn trọng trong môi trường phỏng vấn không áp lực, bạn sẽ thấy được những phẩm chất tốt nhất của họ – điều mà không một bản CV nào thể hiện trọn vẹn.

Chứng kiến ứng viên toát mồ hôi hột, bồn chồn bất an, đưa ra câu trả lời thiếu trước hụt sau chưa bao giờ là trải nghiệm dễ chịu ở vai trò nhà tuyển dụng. Bởi sự lo lắng, hồi hộp khiến ứng viên khó thể hiện hết khả năng và bạn không thể đánh giá đúng tiềm năng cũng đưa ra quyết định chính xác như chị Võ Thị Thanh Hà, Chuyên viên tuyển dụng cấp cao chia sẻ “Dù có giàu kinh nghiệm đến mấy thì nhà tuyển dụng cũng có thể phỏng vấn thất bại khi ứng viên là “nạn nhân” của sự căng thẳng”.

Tăng chất lượng tuyển dụng nhờ phỏng vấn không áp lực

Tuy nhiên, bạn vẫn xoay chuyển được tình thế nếu biết cách tạo một không gian thân thiện và cởi mở. “Tạo môi trường phỏng vấn dễ chịu không có nghĩa là hạ thấp tiêu chuẩn của bạn mà là mang đến bầu không khí thoải mái để khuyến khích ứng viên thể hiện bản thân một cách tốt nhất. Khi cảm thấy không còn áp lực hay gò bó, họ sẽ cởi mở hơn, chia sẻ chân thành hơn và sẵn sàng đưa ra các phản hồi chi tiết giúp bạn đánh giá họ một cách công bằng và hiệu quả hơn”, chị Thanh Hà giải thích.

Chị cũng không ngần ngại chia sẻ 4 điều mà chị tâm đắc nhất để tạo ra không khí phỏng vấn nhẹ nhàng nhưng vẫn đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và hữu ích cho tất cả mọi người tham gia.

“Phỏng vấn không áp lực không chỉ giúp ứng viên bớt lo lắng mà còn mở ra những cuộc trò chuyện chân thật nơi cả hai bên có thể nhìn thấy sự phù hợp một cách tự nhiên.”

4 hành động giúp tạo môi trường phỏng vấn không áp lực

Chuẩn bị trước cho ứng viên

Nhiều ứng viên chia sẻ rằng một trong những lý do chính khiến họ lo lắng quá mức khi phỏng vấn là không biết mình phải đối mặt với điều bất ngờ nào. Thế nên, để giúp họ giữ được sự bình tĩnh và điềm đạm, bạn cần nói rõ những gì sẽ diễn ra. “Điều này có nghĩa là cho họ biết trước tất cả các thông tin chi tiết cần thiết như ngày giờ, thời lượng ước tính, hình thức phỏng vấn (trực tiếp, qua điện thoại hoặc video), người họ sẽ nói chuyện, giấy tờ họ cần mang theo kể cả nơi gửi xe, thông tin về thủ tục ra vào tòa nhà cũng như quy định về trang phục… trong email mời phỏng vấn”, chị Thanh Hà nói rõ.

Nếu là phỏng vấn trực tuyến, bạn đừng quên giới thiệu phần mềm được sử dụng, đường dẫn đến cuộc họp cũng như hướng dẫn và vài lưu ý cần thiết. Bạn cũng có thể phác thảo cấu trúc của buổi phỏng vấn (như thực hiện các bài test trước khi gặp gỡ nhà tuyển dụng để trả lời các câu hỏi hành vi và tình huống) hoặc chia sẻ một vài mẹo nhỏ hay câu hỏi thường gặp về quy trình phỏng vấn để thể hiện sự minh bạch. “Bạn càng chia sẻ thông tin cụ thể thì ứng viên càng cảm thấy tự tin và giảm bớt áp lực lẫn lo âu” chị Thanh Hà khẳng định.

Chào đón bằng sự niềm nở

Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng và không gì tạo nên buổi phỏng vấn không áp lực tốt hơn một lời chào nồng nhiệt, chân thành. Khi ứng viên bước vào (hoặc đăng nhập vào phần mềm), hãy chào họ bằng tên, nở nụ cười thân thiện và cái bắt tay chặt chẽ. Một câu ngắn gọn như “Chào A., rất vui được gặp bạn!” hoặc “Hy vọng hôm nay bạn không bị kẹt xe!” hay vài lời hỏi thăm về ngày của họ, khen ngợi sự đúng giờ hoặc bình luận về điều gì đó nhẹ nhàng như thời tiết hoặc hình nền Zoom thú vị tuy đơn giản nhưng lại có hiệu quả gắn kết đáng nể. “Sự gần gũi và tử tế sẽ xoa dịu mọi căng thẳng và giúp ứng viên ổn định tâm lý trước khi bắt đầu các câu hỏi chính thức”, chị Thanh Hà nhận xét.

Mặc dù vậy chị cũng chia sẻ rằng đã gặp rất nhiều ý kiến trái chiều cho rằng nhà tuyển dụng cần phải luôn nghiêm túc và chuyên nghiệp vì đang đại diện cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, chị vẫn giữ vững quan điểm: “Giữ phong thái lịch thiệp và chuyên nghiệp là cần thiết nhưng không có nghĩa là bạn không thể tỏ ra thân thiện hoặc nhiệt tình. Nếu quá lạnh lùng, tỏ vẻ cool ngầu không cần thiết, bạn có thể bị xem là thô lỗ, xa cách và càng làm cho ứng viên căng thẳng hơn nữa”. Đồng thời chị cũng đưa ra lời khuyên: “Dù nhiệt tình nhưng cũng đừng quá “thảo mai”. Khi bạn cố tỏ ra ngọt ngào, nói những lời khen sáo rỗng sẽ tạo ra một bầu trời giả tạo, ứng viên sẽ nghi ngờ về con người thật của bạn và trở nên phòng thủ hơn”.

Bắt đầu từ những câu hỏi dễ trả lời

Để có một cuộc phỏng vấn thành công, bạn cần phải khiến ứng viên phản hồi một cách trôi chảy. Và để điều này xảy ra, bạn cần bắt đầu bằng cách đặt những câu hỏi “dễ thở” với giọng điệu bình tĩnh thay vì nhảy thẳng vào các câu hỏi nghiêm túc, dồn dập như thể đang dẫn chương trình hỏi nhanh đáp lẹ.

Cứ tưởng tượng như bạn đang thưởng thức một bữa tiệc, hãy “khai vị” bằng những “món ăn nhẹ” như Hãy giới thiệu một chút về bản thân bạn hoặc Điều gì đã thu hút bạn đến với công việc này? trước khi đề cập đến các vấn đề xung quanh CV, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và điều họ có thể mang lại cho doanh nghiệp. “Những câu hỏi đơn giản ban đầu này rất quen thuộc và ứng viên có cơ hội nói về điều mà họ biết rõ, đó là chính bản thân họ. Đây không chỉ là hành động tử tế mà còn mang tính chiến lược: Khi cảm thấy thoải mái ngay từ đầu, ứng viên có xu hướng thư giãn, thoải mái xử lý những câu hỏi phức tạp hơn sau đó và giúp bạn có sự hiểu biết sâu hơn về mọi khía cạnh liên quan”, chị Thanh Hà nêu quan điểm.

Đừng vội vàng!

Với tốc độ làm việc ngày nay, chúng ta dễ có suy nghĩ rằng làm mọi việc một cách mau lẹ thì mới hiệu quả, bao gồm cả phỏng vấn. Tuy nhiên, thực tế là bất kỳ ứng viên nào cũng sẽ cảm thấy khó chịu với những câu chen ngang thể hiện sự gấp gáp như “Rồi rồi, tiếp theo thì sao?

Một buổi phỏng vấn nên là không gian để đôi bên tìm hiểu lẫn nhau một cách cởi mở, thoải mái. Nếu liên tục bị ngắt lời, hối thúc trả lời nhanh hoặc vội vàng chuyển sang câu hỏi khác, ứng viên dễ bị mất bình tĩnh, lúng túng và không thể trình bày đầy đủ suy nghĩ. Thậm chí họ còn tự suy diễn rằng mình chậm chạp hoặc không đủ linh hoạt để ứng phó dù thực tế không phải vậy. Lòng tự trọng bị tổn thương khiến họ trở nên mất hứng thú, vô tình tạo ra khoảng cách trong mối quan hệ mà bạn đã cố công xây dựng. Đây là lý do mà chị Thanh Hà khuyên rằng bạn cần dành cho ứng viên món quà thời gian – thời gian để suy nghĩ, xử lý và trả lời từng câu hỏi mà không bị cắt ngang, thúc giục hoặc phân tâm bởi các hành vi gây xao lãng.

“Buổi phỏng vấn nên tạo cảm giác di chuyển mượt mà như sunsilk từ giai đoạn này sang giai đoạn khác, chứ không phải là chạy nước rút về đích. Thế nên, sau khi đặt câu hỏi, hãy dừng lại một chút để ứng viên có thời gian để sắp xếp suy nghĩ. Các câu trả lời sâu sắc nhất thường đến sau vài giây suy xét. Khi thể hiện sự kiên nhẫn và để cuộc trò chuyện diễn ra tự nhiên, bạn cho thấy rằng bạn coi trọng chất lượng hơn tốc độ và điều đó tạo ra một không gian nơi các ứng viên cảm thấy tự tin hơn, được tôn trọng hơn và sẵn sàng cởi mở hơn”, chị Thanh Hà nhận định.

Tạo một môi trường phỏng vấn không áp lực không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của nhà tuyển dụng mà còn khuyến khích ứng viên được là chính mình. Đổi lại, bạn sẽ khai thác được tối đa tiềm năng và cá tính thật của ứng viên, xây dựng được bức tranh rõ ràng hơn về họ và tuyển dụng những người thông minh hơn, hiểu biết hơn. Kết quả là, cả đôi bên đều gặt hái được giá trị xứng đáng!

Huỳnh Trâm