Bạn có mắc các lỗi kinh điển khi xác minh thông tin ứng viên?

By CareerLinkĐăng ngày:

Trong hầu hết các trường hợp, việc xác minh thông tin ứng viên với người tham khảo (reference checking) sẽ giúp bạn có thêm cái nhìn từ góc độ khác để từ đó đưa ra quyết định sáng suốt hơn và tránh những sai lầm tốn kém. Tuy nhiên, kiểm tra thông tin với người tham khảo chỉ hiệu quả khi có chiến lược và nỗ lực thực hiện, đồng thời tránh được các lỗi phổ biến mà các nhà tuyển dụng dày dặn kinh nghiệm chia sẻ sau đây.

“Nhiều nhà tuyển dụng chỉ xác minh thông tin ứng viên với người tham khảo khi đã thu hẹp danh sách ứng viên xuống còn một người duy nhất” – Nguyễn Tiến Đạt, Chuyên viên tuyển dụng cao cấp.

Điều này có nghĩa là cho đến khi đã thực hiện nhiều buổi phỏng vấn và quyết định gửi lời mời làm việc thì họ mới tiến hành xác minh thông tin với người tham khảo. Nghe qua thì có vẻ ổn nếu buổi trò chuyện đó mang lại kết quả tích cực, nhưng lỡ tình huống ngược lại thì sao? Lúc này thì một trong hai điều sau sẽ xảy ra: họ quay trở về vạch xuất phát (dù cảm thấy rất khó chịu) hoặc tệ hơn là phớt lờ cảnh báo và vẫn chọn ứng viên đó.

Thay vì bỏ hết trứng vào một giỏ bằng cách chỉ kiểm tra ứng viên cuối cùng để rồi luôn cầu nguyện họ đừng gây ra lỗi lầm, chúng ta có thể xác minh thông tin ngay sau khi kết thúc buổi phỏng vấn đầu tiên. Nếu phát hiện ra bất kỳ điều gì không mong muốn thì vẫn còn cơ hội tiếp tục quá trình tuyển dụng với nhiều ứng viên khác.

“Xác minh thông tin ứng viên vô cùng giá trị để dự đoán khả năng của họ trong tương lai, tuy nhiên, bạn cũng cần sử dụng óc phán đoán thông thường và làm theo trực giác để thu hút và giữ chân những nhân tài hàng đầu.”

“Không nói chuyện với người quản lý có nghĩa là bạn đã bỏ qua cơ hội có được bức tranh rõ ràng về hiệu suất công việc trước đây của ứng viên” – Phan Tố Loan, Senior HR Executive.

Nếu danh sách người tham khảo do ứng viên tự tay chọn không bao gồm các nhà quản lý cũ thì vẫn chưa được xem là đầy đủ, thậm chí còn là dấu hiệu cảnh báo tiềm ẩn. Mặc dù việc nói chuyện với các đồng nghiệp khác mà họ đã làm việc cùng có thể chấp nhận được vì cũng có mặt tích cực nhưng không thể thiếu việc liên hệ với người có kinh nghiệm trực tiếp giám sát ứng viên tại nơi làm việc. Bởi vì họ là người hiểu rõ nhất về thói quen làm việc của ứng viên, thông tin của họ sẽ đáng tin cậy hơn và giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt.

Nhiều doanh nghiệp có quá trình tuyển dụng nghiêm ngặt không bao giờ chấp nhận người tham khảo là đồng nghiệp hoặc cộng sự khi người đó không chịu trách nhiệm về công việc của ứng viên, đồng thời đưa ra yêu cầu rõ ràng người tham khảo phải là hai hoặc ba người giám sát hoặc quản lý trực tiếp gần đây nhất. Khi chọn đúng người tham khảo, cụ thể là những người giám sát trước đây, bạn không chỉ có thể xác nhận điểm mạnh mà còn có thể nhìn ra điểm yếu lớn nhất của ứng viên và giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn cho doanh nghiệp.

“Yêu cầu ứng viên liệt kê hàng loạt người tham khảo nhưng chỉ liên hệ một trong hai số đó” – Dương Thanh Hà, Phó phòng Tuyển dụng.

Khi bạn yêu cầu ứng viên cung cấp ba đến bốn người tham khảo, hãy chắc chắn bạn sẽ liên hệ với mọi người trong danh sách đó. Đây là cơ hội rất tốt để thấu hiểu về ứng viên trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng. Càng có nhiều thông tin, bạn càng có thể đánh giá nhiều khía cạnh và nếu có nhiều thông tin lặp lại thì bạn càng có nhiều cơ sở để tin tưởng hơn. Vì vậy, đừng bỏ lỡ cơ hội này. Dù có mất thêm chút thời gian nhưng chắc chắn kết quả nhận được rất xứng đáng.

“Đặt câu hỏi sai sẽ nhận về câu trả lời vô nghĩa và điều này không giúp ích gì cho quá trình tuyển dụng của bạn” – Nguyễn Ngọc Khánh, Nhân viên HR

Sự khác biệt giữa những người thực sự coi trọng quá trình xác minh thông tin ứng viên và người chỉ coi đó như một bài kiểm tra đánh dấu vào các ô có sẵn là điều chỉnh các câu hỏi phù hợp với công việc ứng tuyển. Xác nhận thông tin với người tham khảo là một dạng phỏng vấn, vì vậy bạn không nên tùy tiện.

Trước khi bạn bắt đầu gọi điện cho người giới thiệu, hãy tự hỏi, “Mục đích của cuộc gọi này là gì? Tôi muốn có thông tin gì?” Khi đã có đáp án rõ ràng cho câu hỏi đó, bạn có thể xây dựng các câu hỏi giúp có được thông tin bạn đang tìm kiếm. Nếu sau cuộc phỏng vấn đầu tiên với ứng viên, bạn có thắc mắc về khả năng lãnh đạo của họ, hãy tập trung các câu hỏi vào khía cạnh đó. Nếu bạn đang tuyển dụng nhân viên chăm sóc khách hàng và muốn biết họ đã tương tác với mọi người ra sao, hãy tạo các câu hỏi chính và câu hỏi bổ sung giúp bạn giải đáp thắc mắc đó.

“Bỏ qua bản năng của chính mình và tin tưởng tuyệt đối vào người tham khảo đôi lúc sẽ khiến bạn chọn sai người” – Đinh Thị Tuyết Vân, HR Manager

Ý kiến của người tham khảo rất quan trọng nhưng bạn cũng cần tin tưởng vào suy nghĩ và đánh giá riêng của mình về ứng viên trong quá trình phỏng vấn. Nếu quan điểm của bạn tương đồng với người tham khảo thì không có gì để nói. Tuy nhiên, nếu đánh giá của họ dường như trái ngược với những gì bạn đã thấy ở ứng viên, đừng bỏ qua cảnh báo nhưng cũng đừng xem đó là chân lý. Họ cũng chỉ là con người với thành kiến riêng và các mối quan hệ không phải lúc nào cũng tốt đẹp. Điều quan trọng là bạn cần tạo sự cân bằng giữa ý kiến của người tham khảo và chuyên môn, bản năng, kinh nghiệm nhìn người của bản thân với tư cách là một nhà tuyển dụng.

“Đối xử với người tham khảo như thể họ phải có trách nhiệm hỗ trợ bạn mọi lúc mọi nơi” – Trương Vĩnh Phúc, HR Assistant

Khi bạn liên hệ với người tham khảo để xác nhận thông tin có nghĩa là họ đang giúp đỡ ứng viên và bạn, còn họ thì không có lợi ích gì ngoài việc tốn thời gian và đánh mất sự tập trung. Hãy ghi nhớ điều này khi tiếp cận với họ và giúp mọi thứ trở nên dễ dàng, thuận tiện nhất cho họ.

Nếu bạn liên hệ qua điện thoại nhưng họ muốn trả lời các câu hỏi qua email, hãy làm như thế. Đừng cố ép họ làm mọi việc theo cách của bạn. Tương tự như vậy, đừng khăng khăng về thời gian cụ thể. Hãy hỏi họ khi nào là thời điểm tốt nhất để trao đổi và bạn tự sắp xếp công việc để phù hợp với thời gian đó. Cuối cùng là đừng làm mất quá nhiều thời gian của họ. Nếu gọi điện, đừng vượt quá 15-20 phút. Nếu liên hệ qua email, bạn chỉ nên đặt 5-7 câu hỏi ngắn.

Nếu bạn đang tuyển dụng, đừng quên thêm xác minh thông tin ứng viên với người tham khảo vào danh sách những việc cần làm. Thời gian, công sức bỏ ra cho bước này có thể giúp bạn hạn chế những rắc rối tiềm ẩn về sau. Và nếu nhận thức và cố gắng hết sức để tránh các sai lầm thường gặp, bạn sẽ càng chắc chắn hơn về điều đó.

Vân Phạm

Author Profile

CareerLink

Sao chép thành công