Phản hồi tiêu cực không phải là các lời trách móc hay than phiền vô căn cứ, trái lại đó là một “đòn răn đe” hiệu quả từ sếp giúp cấp dưới có nhận thức đúng đắn về sai lầm và cải thiện tốt hơn. Dù vậy, không phải nhân viên nào cũng có thể chấp nhận các lời nhận xét “khó nghe” nên cấp trên cần phải biết cách ra phản hồi tiêu cực hợp tình, hợp lý.

Bài viết dưới đây của CareerLink sẽ đưa ra 6 điểm mà người quản lý cần lưu ý khi phản hồi tiêu cực cho nhân viên.

1. Yêu cầu nhân viên tự đánh giá trước

Bước đầu tiên để đưa ra phản hồi tiêu cực hiệu quả là yêu cầu nhân viên hoàn thành tự đánh giá trước khi bạn gặp họ. Đây là cách dễ nhất để xem cách họ cảm nhận công việc và liệu rằng nhận thức đó có giống những gì bạn nhìn thấy hay không? Một sự khác biệt trong nhận thức cũng có thể khiến kết quả công việc không được như mong đợi. Bên cạnh đó, việc tự đánh giá trước cũng sẽ cho bạn biết những điểm trùng hợp giữa hai bên. Hãy sử dụng các điểm tương đồng này để bắt đầu cuộc trò chuyện, sau đó tiến đến một cách nhẹ nhàng đến những điều nhân viên cần phải cải thiện.

2. Kiểm tra lại mô tả công việc

Trước khi có cuộc nói chuyện trực tiếp với nhân viên, bạn cũng nên dừng lại một chút để xem mô tả công việc gần đây nhất của họ. Điều này có thể giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn cho việc đánh giá hiệu suất cũng như đưa ra các phản hồi hiệu quả cho nhân viên. Họ có bắt kịp công việc và hoàn thành đúng trách nhiệm được giao? Hoặc công việc của họ đã thay đổi? Có được các thông tin này, bạn sẽ đưa ra các phản hồi mang tính thực tế và thuyết phục hơn.

3. Hãy cởi mở để thay đổi

Khi nói chuyện với nhân viên, bạn có thể sẽ khám phá ra một vài điều: có những thách thức nào đối với vai trò của họ mà bạn không biết hoặc khó khăn từ các thành viên khác khiến năng suất bị cản trở… Nếu thấy rằng đây là trường hợp bạn gặp phải, hãy thể hiện sự cởi mở và linh hoạt sửa đổi đánh giá/nhận xét trước đây của bạn. Bạn cũng nên sẵn sàng đưa ra những thay đổi đối với quy trình làm việc và quy trình nội bộ. Hãy nhớ rằng, mục đích cuối cùng của việc đưa ra phản hồi tiêu cực cho nhân viên là tìm giải pháp cải thiện tốt nhất.

4. Tập trung vào công việc

Phản hồi tiêu cực chắc chắn khiến nhân viên cảm thấy bị tổn thương. Vì vậy, hãy làm những gì có thể để loại bỏ cảm xúc cá nhân và chỉ nói những gì cần phải nói để khiến họ không cảm thấy mệt mỏi, giày vò một cách vô lý. Điều này có nghĩa rằng, hãy cẩn thận về các hành vi có thể xúc phạm đến người nhận phản hồi. Hãy đưa ra các ý kiến mang tính xây dựng với thái độ nghiêm túc bởi bằng cách này các phản hồi tiêu cực bao giờ cũng được tiếp thu dễ dàng hơn là hành động thô lỗ với những từ ngữ nặng nề.

5. Làm nổi bật điểm mạnh

Bạn có thể nghĩ rằng đưa ra các phản hồi tiêu cực sẽ chỉ nói về những điểm yếu, nhưng thực sự tập trung vào việc phát triển các điểm mạnh là một ý tưởng rất hay. Ngay sau khi nêu rõ điểm nhân viên cần phải cải thiện, hãy giúp họ lấy lại tinh thần bằng cách chỉ ra điểm mạnh nổi bật. Điều này sẽ giúp cho họ hiểu rằng bản thân vẫn hữu dụng, cung cấp cho họ sự tự tin để phát huy tốt hơn nữa lợi thế sẵn có để vững bước thể hiện khả năng ở cấp độ cao hơn.

6. Lên kế hoạch giúp nhân viên thay đổi và tiếp tục cung cấp phản hồi

Nếu chỉ phản hồi và xem xét vấn đề thì hiệu quả chưa cao, bởi sai lầm vẫn có thể xảy ra trong tương lai. Do đó, bạn cần giúp nhân viên lên kế hoạch hành động với các bước cụ thể cần thực hiện, tạo danh sách các mục tiêu có thể đo lường trong ngắn và dài hạn. Điều này sẽ giúp cấp dưới có khả năng cống hiến tốt hơn cho tập thể và tăng năng suất làm việc.

Trong quá trình đó, hãy theo dõi thường xuyên và tiếp tục đưa ra phản hồi để đảm bảo nhân viên luôn đi đúng hướng. Luôn cần có thời gian và sự hướng dẫn thích hợp để họ có thể khắc phục các nhược điểm. Vì vậy, hãy kiên trì và hỗ trợ, sự thay đổi sẽ đến.

Trung Thành