Để đảm bảo tiến độ công việc, nhiều nhà quản lý hiện nay lựa chọn ủy quyền cho nhân viên khi đi công tác xa hoặc khi quá bận rộn cần người san sẻ… Và để việc ủy quyền diễn ra suôn sẻ, mang lại hiệu quả cao cũng như đảm bảo không bị vượt quyền nhà quản lý cần lưu ý một số điều Careerlink.vn chia sẻ dưới đây.

1.    Ủy quyền một cách rõ ràng

Để nhân viên dễ dàng nắm bắt công việc và thực hiện hiện đúng bạn cần chú ý ủy quyền một cách rõ ràng. Bạn có thể chọn phương thức ủy quyền gián tiếp thông qua các văn bản, quyết định hoặc các chỉ thị truyền miệng trực tiếp, tuy nhiên cần đảm bảo tính rõ ràng, rành mạch về thời gian, trách nhiệm, quyền hạn cũng như các công việc cụ thể mà cấp dưới cần thực hiện. Ví dụ: khi muốn nhân viên thay bạn triển khai kế hoạch tung ra thị trường dòng sản phẩm mới thì bạn cần giải thích cho họ hiểu cần phải làm những công việc gì, các hoạt động đó cần triển khai trong thời gian nào, công việc nào nên thực hiện trước, deadline…

2.    Lựa chọn người ủy quyền phù hợp

Song song đó nhà quản lý cũng cần chú ý lựa chọn người ủy quyền phù hợp nhằm đảm bảo hiệu quả, tiến độ công việc. Cụ thể là bạn nên dựa vào các tiêu chí năng lực, tính cách và phẩm chất của các nhân viên để phân tích, so sánh và đưa ra các quyết định lựa chọn đúng đắn. Ví dụ: khi cần chọn người thay mặt bạn điều hành phòng ban khi đi công tác thì nên ưu tiên chọn các nhân viên có năng lực quản lý, sắp xếp công việc tốt, có tính tình ngay thẳng, trung thực, đáng tin cậy… Ngoài việc giúp đảm bảo tiến độ, lựa chọn đúng người đúng việc để ủy quyền còn được xem là giải pháp giúp nhà lãnh đạo kiểm tra, phát hiện năng lực cấp dưới để bồi dưỡng kịp thời, đồng thời tạo điều kiện cho các nhân viên được rèn luyện năng lực, giúp họ cảm thấy được tin tưởng và mong muốn đóng góp nhiều hơn cho công ty.

3.    Vẫn kèm giám sát

Bên cạnh đó khi ủy quyền cho nhân viên bạn cũng cần chú ý theo dõi, giám sát để có thể nắm bắt, xử lý kịp thời các công việc đột xuất, tình huống bất ngờ nhằm đảm bảo tiến độ công việc cũng như phòng tránh tình trạng nhân viên lợi dụng quyền hạn đó để thực hiện các hành vi “tư lợi” cá nhân. Cụ thể là khi ủy quyền cho cấp dưới bạn không nên trao mọi quyền hành, để nhân viên tự ý xử lý mọi việc, thay vào đó nên yêu cầu họ báo cáo, thông qua ý kiến của bạn trước khi thực hiện.

4. Không lạm dụng việc ủy quyền

Mặc dù việc ủy quyền sẽ giúp nhà quản lý giảm bớt các áp lực, trọng trách trong công việc, tuy nhiên các bạn cũng không nên vì thế mà lạm dụng bởi nếu điều này diễn ra thường xuyên vô tình sẽ tạo cho họ nhân viên tâm lý tự kiêu, “khó bảo”, từ đó gây nhiều khó khăn trong công tác quản trị nhân sự sau này. Tương tự, nếu thời gian ủy quyền quá dài cũng có thể tiềm ẩn nguy cơ nhà quản lý bị vượt quyền do nhân viên nắm giữ nhiều tài liệu, thông tin quan trọng. Chính vì thế, nhà quản lý cần cân nhắc kỹ lưỡng, chỉ nên ủy quyền khi thật sự cần thiết và trong một khoảng thời gian nhất định.

5. Động viên tinh thần

Trong quá trình ủy quyền nhà quản lý cũng nên kết hợp động viên. Ví dụ: Bạn có thể chia sẻ với cấp dưới về tầm quan trọng của những trọng trách, nhiệm vụ mà họ được giao, cho họ biết là bạn rất tin tưởng họ nên mới giao trọng trách này, không quên cảm ơn khi họ đã giúp bạn hoàn thành những công việc đó… Những việc làm này tuy nhỏ nhưng sẽ rất hữu ích trong việc thúc đẩy tinh thần làm việc cho nhân viên, từ đó giúp họ có thêm động lực để làm việc tốt hơn.

6. Xem xét, đánh giá và rút kinh nghiệm

Sau quá trình ủy quyền bạn cũng nên xem xét, đánh giá lại hiệu quả của việc ủy quyền cho nhân viên. Bạn cần xác định được những thuận lợi, khó khăn cũng như những điều đã làm tốt hoặc chưa tốt để từ đó rút kinh nghiệm và phối hợp ăn ý hơn trong những lần sau.

Ủy quyền cho nhân viên là giải pháp chia sẻ công việc hiệu quả mà các nhà quản lý hiện nay thường áp dụng. Tuy nhiên, để mang lại hiệu quả cao nhất và đảm bảo không bị vượt quyền thì bạn cần linh hoạt, chọn đúng người và áp dụng tùy trường hợp.

Nguyễn Thắm