Bạn có nhớ tuần làm việc đầu tiên của mình? Khuôn mặt luôn tươi cười, sẵn sàng học hỏi nhưng lòng vẫn luôn tự nhủ không nên phạm phải sai lầm nào có thể gây tổn hại đến uy tín mà bạn đã làm việc chăm chỉ mới có được. Và đó chưa phải là tất cả những lo lắng của bạn: đồng nghiệp dường như chưa có thiện cảm với bạn vì bạn là người mới, những cuộc giao tiếp của họ bao chứa một danh sách dài các từ viết tắt khiến đầu óc bạn quay cuồng…

Đây là cảm giác của hầu hết các nhân viên mới mà họ phải trải qua trong khoảng thời gian làm việc đầu tiên. Nếu bạn được giao nhiệm vụ đào tạo, hướng dẫn nhân viên mới nào đó, hãy cân nhắc những cảm xúc này và giúp họ có trải nghiệm tốt nhất có thể bằng các bí quyết sau.

Chọn cách tiếp cận cụ thể cho từng người

Đầu tiên và quan trọng nhất, bạn cần nhớ rằng các thành viên trong nhóm của bạn đều có tính cách khác nhau. Vì vậy, hãy làm quen với nhân viên mới để bạn có thể biết được đâu là cách tốt nhất để trao đổi với họ. Những gì bạn làm hiệu quả với nhân viên này nhưng có thể không phù hợp với nhân viên khác.

Bắt đầu với những câu hỏi thường gặp

Hãy tưởng tượng mình đang ở vị trí của nhân viên mới và xác định trước các câu hỏi tiềm năng. Phân tích thông tin thành dạng đơn giản nhất để không khiến người nghe cảm thấy sợ hãi. Nếu bạn thấy rằng nhân viên mới đang nắm bắt nhanh hoặc đã có sẵn kinh nghiệm trước đó, thì đừng nói với họ các chi tiết nhỏ nhặt mà hãy giải thích vì sao nên làm như vậy. Đào tạo một người nào đó không chỉ là dạy họ cách làm mà còn giải thích tại sao nhiệm vụ đó cần được thực hiện.

Cung cấp các nguồn tham khảo thêm

Nhân viên mới có thể sẽ không nhớ hết và không ghi chú kịp tất cả những gì bạn nói. Do đó hãy cung cấp cho họ các nguồn tham khảo hoặc các địa chỉ hữu ích để họ có thể nghiên cứu thêm các thông tin mà bạn đã thảo luận. Bên cạnh đó cũng đừng quên viết ra một danh sách các chuyên viên hoặc trưởng bộ phận – người có thể tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình học tập của họ.

Lắng nghe ý kiến của họ

Ngay cả khi bạn đào tạo nhân viên mới về cách nên thực hiện công việc như thế nào thì cũng đừng quên lắng nghe ý kiến của họ về cách làm khác. Nhân viên mới là người có cách nhìn mới cho các tình huống và không bị “sa lầy” trong công việc như những thành viên lâu năm khác. Bằng cách lắng nghe, bạn sẽ khuyến khích được sự sáng tạo và đổi mới đồng thời cũng chứng minh rằng bạn coi trọng họ với tư cách cá nhân và là người đóng góp cho bộ phận. Bạn không cần phải đồng ý hoàn toàn với ý tưởng của họ nhưng bạn cần lắng nghe họ.

Cung cấp cho nhân viên mới một nhiệm vụ thực tế

Nhiều người có khả năng nắm bắt tốt thông qua thực hành hơn là lắng nghe và ghi chú, vì vậy đừng chờ đợi quá lâu để giao cho nhân viên mới một nhiệm vụ ban đầu. Nhìn chung những nhân viên mới thích làm việc bận rộn và đây là cách tốt nhất để khiến họ làm quen với các quy trình của công ty và những người chủ chốt mà họ sẽ làm việc cùng.

  

Sẵn sàng hỗ trợ

Nhân viên mới luôn tìm kiếm ai đó có thể giúp họ. Vì vậy, nếu bạn thể hiện sự nhiệt tình và luôn có mặt giúp đỡ khi họ cần nhất, điều này sẽ khiến họ có cảm giác được quan tâm. Việc theo sát họ hàng ngày trong tuần đầu tiên hoặc lâu hơn có thể tạo cảm giác gò bó nhưng nó vẫn tốt hơn so với việc nhân viên của bạn cảm thấy lạc lõng, bị quên lãng hoặc không biết phải làm gì tiếp theo.

Cung cấp phản hồi tích cực

Hãy khen ngợi và phản hồi tích cực cho nhân viên mới của bạn cũng như bất kỳ nhân viên nào tham gia vào việc đào tạo. Việc hướng dẫn tiêu tốn rất nhiều công sức và thời gian của mọi người. Việc đưa ra các phản hồi tích cực sẽ giúp họ vượt qua quá trình dễ dàng hơn. Cũng cần lưu ý rằng, mọi người bắt đầu ở một cấp độ kỹ năng khác nhau và một số nhân viên mới sẽ tốn nhiều thời gian để học hỏi hơn những người khác. Do đó, bạn nên cố gắng không ra lệnh hoặc quản lý vi mô trong thời gian đào tạo.

Bắt đầu một vị trí mới là một trải nghiệm căng thẳng đối với bất kỳ nhân viên nào, nhưng với vai trò quản lý, bạn có thể làm cho quá trình chuyển đổi suôn sẻ hơn rất nhiều. Hãy dành thời gian để giúp nhân viên mới của bạn cảm thấy được chào đón và thoải mái đồng thời hỗ trợ nhiệt tình khi họ làm quen với công việc ở vị trí mới. Càng đầu tư nhiều thời gian vào nhân viên mới, bạn càng nhanh chóng có được một thành viên nhóm năng nổ và bạn sẽ thiết lập được mối quan hệ với họ tốt hơn.

Hảo Đặng