Ở vai trò tuyển dụng, có lẽ bạn hiểu được “nỗi đau” khi các ứng viên xin việc làm không xuất hiện trong buổi phỏng vấn. Đau đớn chẳng khác nào bị cho leo cây trong buổi hẹn hò đầu tiên cả. Không “cay” sao được khi dành nhiều thời gian và công sức tìm kiếm, sàng lọc hàng đống CV, vật vã lên lịch phỏng vấn, rồi cuối cùng chỉ để nhìn thấy ứng viên biến mất không chút tăm hơi. Thế nên, nhiều nhà tuyển dụng gửi mail, tin nhắn phàn nàn vì sự thiếu chuyên nghiệp cũng là điều dễ hiểu.

Nhưng liệu đây đã là cách ứng xử tốt nhất? Liệu có cách nào hay hơn để xử lý tình huống khó xử này và xoay chuyển nó theo hướng tích cực hơn? Hãy cùng theo dõi chia sẻ của anh Nguyễn Hữu Tiến, Chuyên viên tuyển dụng cao cấp, về vấn đề này nhé.

Gợi ý cách xử lý khi ứng viên xin việc làm “bùng” phỏng vấn

“Cư xử đúng mực và lịch sự với những ứng viên xin việc làm đã phớt lờ bạn, bạn cho thấy mình là người linh hoạt và chu đáo đồng thời giúp nâng cao thương hiệu tuyển dụng”.

Điều đầu tiên trong việc chinh phục một tình huống là bình tĩnh chấp nhận thực tế

Anh Tiến đưa ra lời khuyên: “Không nên phá hỏng tâm trạng và ngày làm việc của bạn bằng sự giận dữ và thất vọng khi ứng viên không đến vì điều đó chỉ khiến mọi việc trở nên tệ hơn. Hãy bình tĩnh kiểm tra hộp thư đến hay tin nhắn xem, biết đâu ứng viên đã gửi lời xin lỗi vào phút chót. Ngay cả khi họ không làm như vậy, cũng đừng vội vàng giải tỏa cảm xúc bằng cách gọi điện thoại yêu cầu họ giải thích hoặc viết một email thật dài để “lên án””.

Anh giải thích, nhiều nhà tuyển dụng thậm chí đã làm cả hai điều này để khiến ứng viên nhận ra rằng bỏ ngang buổi phỏng vấn là điều hoàn toàn sai trái. Nhưng nhiều người dù có hứng thú với vị trí ứng tuyển đến mấy cũng khó mà chấp nhận lời chỉ trích và tìm cách nói xấu thương hiệu của bạn. Không chỉ vậy, bạn còn mất đi một ứng viên tiềm năng – điều này không bao giờ là tốt, đặc biệt là khi họ có vẻ phù hợp với công việc.

Sau khi đã ổn định tâm lý, hãy tìm hiểu lý do với sự đồng cảm và cho ứng viên cơ hội tiếp theo

Nếu ứng viên bỏ qua cuộc gọi sàng lọc đầu tiên, có thể họ không thực sự thích bạn. Nhưng nếu họ đã thành công trải qua nhiều giai đoạn tuyển dụng nhưng không đến vào phút cuối, đừng vội trách họ. Rất có thể họ gặp phải những vấn đề bất khả kháng. Thế nên bạn có thể cho họ thêm một ngày để giải thích trước khi quyết định loại họ khỏi quá trình tuyển dụng. “Sự linh hoạt và thấu hiểu, đặc biệt là đối với những lý do chính đáng, sẽ góp phần tạo nên trải nghiệm tích cực cho ứng viên. Đồng thời, bạn có thể phát hiện ra rằng ứng viên vẫn quan tâm đến công ty của bạn nhưng không có cơ hội liên lạc với bạn kịp thời”, anh Tiến lý giải.

Nếu đó là ứng viên xin việc làm mà bạn thực sự quan tâm, anh Tiến gợi ý rằng bạn có thể cân nhắc gửi cho họ một email ngắn hoặc gọi điện để xác minh tình hình, kiểu như:

“Chúng tôi rất mong gặp bạn trong buổi phỏng vấn theo lịch trình vào hôm qua nhưng bạn không đến. Bạn vẫn ổn chứ?

Chúng tôi vẫn đang tiến hành phỏng vấn và nếu bạn còn quan tâm đến vị trí này, vui lòng cho chúng tôi được biết để sắp xếp một buổi gặp gỡ khác.

Cảm ơn.”

Các ứng viên vắng mặt trong im lặng dù có lý do chính đáng có thể cảm thấy áy náy và nghĩ mình đã mất cơ hội thì email này sẽ trấn an họ đồng thời khiến họ có ấn tượng tích cực hơn với công ty. Nếu họ thực sự xin lỗi và yêu cầu được xem xét, bạn có thể quyết định cho họ một cơ hội khác.

Ngược lại, nếu bạn không nhận được câu trả lời hoặc tệ hơn là nhận thêm một “gáo nước lạnh” với phản hồi lạnh lùng, thiếu cân nhắc thì theo anh Tiến, tốt nhất là nên lịch sự khép lại “mối duyên” bằng một email từ chối kèm theo đề nghị sẽ lưu lại thông tin của họ cho lần tuyển dụng tiếp theo. Email này sẽ mang đến một cơ hội khác để ứng viên phản hồi đồng thời giúp duy trì mối quan hệ ở mức tích cực, hình ảnh thương hiệu tuyển dụng của bạn cũng vì thế sẽ được tăng lên đáng kể.

Phòng bệnh hơn chữa bệnh

Dù bạn đã biết cách xử lý tình huống ứng viên không xuất hiện nhưng hạn chế khả năng này vẫn là điều tốt nhất. Việc ứng viên vắng mặt khi phỏng vấn không chỉ gây phiền toái trong tuyển dụng mà còn là gánh nặng vì làm lãng phí thời gian và ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín, nhất là đối với các nhà tuyển dụng cung cấp dịch vụ nhân sự. Vậy, làm thế nào để phòng ngừa điều này trong khả năng của mình?

Anh Hữu Tiến chia sẻ: “Hiểu được lý do khiến ứng viên bỏ cuộc là điều quan trọng để ngăn chặn vấn đề này một cách hiệu quả”. Theo anh, các “thủ phạm” có thể kể đến như không giao tiếp thường xuyên với ứng viên khiến họ cảm thấy xa cách đồng thời bạn cũng không hiểu được tình hình, nhu cầu của họ cũng như không hiểu liệu họ có hứng thú ứng tuyển hay không. Mặt khác, thời gian phỏng vấn không thuận tiện khiến ứng viên phải xoay sở đủ kiểu cũng là rào cản họ đến với buổi phỏng vấn. Hoặc quy trình tuyển dụng quá nhiều bước khiến họ không thể chờ đợi và chấp nhận lời mời làm việc từ công ty khác. Ngoài ra, thương hiệu nhà tuyển dụng kém gắn liền với tin đồn tiêu cực cũng có thể khiến ứng viên không nghiêm túc tham gia ứng tuyển.

Từ những lí do này, anh Tiến đã liệt kê ra danh sách điều cần làm mà bạn có thể áp dụng vào quy trình tuyển dụng của mình.

• Tìm hiểu về kỳ vọng của ứng viên về mức lương, môi trường làm việc cũng như những gì họ muốn ở công việc hoặc công ty đồng thời trung thực khi mô tả về vai trò. Nếu bạn cảm thấy họ không thực sự quan tâm, hãy tránh lên lịch phỏng vấn ngay từ đầu.
• Phỏng vấn sớm nhất có thể. Càng phỏng vấn sớm bạn càng có khả năng giữ được sự nhiệt tình của ứng viên với công việc và công ty, họ cũng ít có thời gian để tìm kiếm việc làm ở nơi khác. Điều đó có nghĩa là họ ít có khả năng vắng mặt trong buổi phỏng vấn.
• Linh hoạt khi lên lịch phỏng vấn. Các cuộc phỏng vấn sau giờ làm và cuối tuần sẽ giúp ứng viên dễ thở hơn trong lịch trình bận rộn của họ. Và khi lịch đã được đặt thì không nên thay đổi liên tục. Việc thường xuyên đổi lịch phỏng vấn sẽ tạo ra ấn tượng tiêu cực về công ty của bạn. Hãy tôn trọng thời gian của ứng viên, bạn sẽ nhận được sự tôn trọng của họ.  
• Làm cho việc tham dự buổi phỏng vấn trở nên cực kỳ dễ dàng. Điều này có nghĩa là bạn cần chỉ dẫn rõ ràng đường đến văn phòng lẫn nơi phỏng vấn cũng như sẽ gặp ai và cần mang theo các tài liệu nào. Nếu là phỏng vấn qua video, hãy hướng dẫn ứng viên cách tải phần mềm để đảm bảo họ luôn có mặt đúng giờ…
• Thường xuyên gửi tin nhắn cập nhật và nhắc nhở ứng viên. Một email nhanh vào ngày trước khi phỏng vấn sẽ giúp họ luôn nhớ đến buổi gặp gỡ này.

Việc ứng viên xin việc làm không xuất hiện trong buổi phỏng vấn sẽ không biến mất hoàn toàn nhưng bằng cách áp dụng các chiến lược nhắm vào nguyên nhân gốc rẽ, tình trạng này sẽ giảm thiểu đáng kể. Cùng với thái độ đồng cảm, cư xử đúng mực và lịch sự, bạn sẽ thu hút được những nhân tài hàng đầu coi trọng công ty bạn như cách bạn đánh giá cao và xem trọng họ.

Huỳnh Trâm