Nhân viên luôn tìm đến bạn để xin ý kiến trong mọi vấn đề từ quan trọng đến nhỏ nhặt. Tuy nhiên, bạn không có quá nhiều thời gian và muốn nâng cao tinh thần chủ động của họ trong công việc. Vậy nên làm thế nào?

Nhớ lại những ngày mới bắt đầu đảm nhận vai trò quản lý, bạn có thể thấy mình háo hức như thế nào khi nhân viên tìm đến để xin ý kiến hay nhờ hỗ trợ. “Anh sẽ giúp em việc đó”, “Em nên làm thế này” hay “Để anh hướng dẫn cho” là những điều bạn luôn nói. Bạn sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc và giải quyết mọi vấn đề bởi bạn nghĩ đó là điều cấp trên phải làm với nhân viên của mình.

Tuy nhiên, bạn nhanh chóng quá tải khi nhân viên luôn hỏi bạn trước khi làm bất cứ việc gì, từ việc nghĩ ra ý tưởng mới cho đến đặt tên file hay viết chủ đề email – những việc mà về lý thuyết, họ nên tự tin xử lý.

Mặc dù bạn chịu trách nhiệm hướng dẫn và tư vấn cho nhân viên nhưng một phần trong công việc quản lý là giúp họ học cách tự suy nghĩ và xử lý các tình huống khó khăn. Vậy đâu là cách để giúp nhóm tự chủ hơn, nhất là trong những việc không nhất thiết đòi hỏi chuyên môn của bạn?

Bí quyết để nâng cao tinh thần chủ động của nhân viên trong công việc

“Một đội ngũ nhân viên có tinh thần chủ động là động lực thành công của công ty, thúc đẩy sự đổi mới và ngày càng phát triển.”

Hãy nêu rõ điều nhân viên cần tự làm và điều gì cần hỏi ý kiến của bạn

Nếu bạn chưa nói rõ với nhân viên về kỳ vọng của bạn, họ sẽ có thể coi việc đặt câu hỏi là biểu hiện của sự tỉ mỉ, cẩn thận và điều đó đảm bảo rằng họ sẽ làm việc theo cách bạn muốn. Vậy nên hãy nói thế này: “Với những nhiệm vụ như X và Y, tôi muốn bạn tự mình thử làm trước. Nếu gặp khó khăn, bạn có thể đến gặp tôi và cho tôi biết bạn đã làm được gì và cần hỗ trợ điều gì. Nhưng tôi tin rằng nếu bạn tự mình thử trước, bạn sẽ tìm ra cách và điều đó sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng của mình”.

Tuy nhiên, với cách làm này bạn cần cho nhân viên biết rằng sẽ không sao nếu mọi việc mất nhiều thời gian hơn và họ sẽ không bị trách phạt nếu mắc sai lầm trong quá trình đó. Nếu bạn tỏ thái độ bực bội hoặc khó chịu khi có sự chậm trễ hoặc sai sót, mọi người sẽ càng hỏi nhiều hơn. Một điều cần lưu ý nữa là cần xác định việc nhân viên tự tìm hiểu có thể làm tăng bao nhiêu thời gian. Nếu ai đó dành nhiều ngày để cố gắng tìm hiểu điều gì đó khi bạn có thể chỉ cho họ trong 15 phút thì đây không phải là cách phân bổ thời gian hợp lý.

Anh Nguyễn Minh Nghĩa – Trưởng phòng Kỹ thuật

Sử dụng các khoảng lặng thôi thúc họ đưa ra giải pháp

Nếu tìm hiểu các chiến thuật phỏng vấn, bạn có thể biết lời khuyên này: Sau khi ứng viên trả lời câu hỏi, hãy dừng lại một chút. Họ sẽ cảm thấy phải lấp đầy sự im lặng và cung cấp nhiều thông tin hơn, giúp bạn hiểu rõ hơn về kỹ năng và tính cách của họ. Tôi nhận ra rằng điều này cũng có thể áp dụng khi quản lý nhân viên có thói quen hỏi ý kiến trong mọi việc. Khi nghe xong câu chuyện, tôi không phản hồi ngay lập tức vì suy nghĩ xem mình nên đưa ra lời khuyên như thế nào.

Trước khi tôi kịp nói gì, cậu ấy đã tự mình đưa ra giải pháp: “Em nghĩ có lẽ mình nên gửi email để xác định thiết bị gì đã gửi đến khách hàng”… “và sau đó em sẽ chuẩn bị bài thuyết trình về việc triển khai hệ thống”. Khi tôi nói rằng đây là một cách làm đáng để thử thì cậu ấy có vẻ tự tin hơn, trái ngược với dáng vẻ thiểu não khi mới bước vào.

Bạn có thể áp dụng thử cách làm này để khiến nhân viên ít đặt câu hỏi hơn, tự đưa ra giải pháp mà bạn không cần phải can thiệp quá nhiều. Khi họ chờ đợi chỉ dẫn của bạn, hãy dừng lại một chút và xem liệu họ có tự đưa ra câu trả lời hay không. Nếu có thì đây là cách hiệu quả để giúp nhân viên tự tin hơn vào quyết định của họ.

Ngược lại ư? Nếu nhân viên nhìn chằm chằm vào bạn và chờ đợi thì hãy hỏi “Bạn nghĩ sao?”. Nếu họ có giải pháp hợp lý thì quá tuyệt! Hãy khuyến khích họ tiếp tục thực hiện. Nhưng nếu họ không có ý tưởng gì thì ngay thời điểm đó nhân viên của bạn sẽ bắt đầu quen với việc tự suy nghĩ và có tinh thần chủ động hơn về hành động của mình.

Anh Lưu Minh Đạt, Sales Manager

Nhấn mạnh sự tin tưởng của bạn dành cho nhân viên

Theo quan sát của tôi, sự do dự hoặc thiếu tự chủ thường bắt nguồn từ nỗi bất an và lo lắng. Nhân viên của bạn lo rằng nếu làm sai, họ sẽ gặp rắc rối. Chẳng ai muốn mình trông ngốc nghếch trước mặt đồng nghiệp và càng không có ai muốn sếp nghĩ mình ngốc nghếch cả. Vì vậy, họ luôn hỏi ý kiến, xin phép hoặc đặt nhiều câu hỏi khi làm bất cứ điều gì để tránh hậu quả tiêu cực. Theo đó, cách để bạn tránh được vòng tròn hỏi đáp này và giúp nhân viên dễ dàng đưa ra quyết định là nói rằng bạn tin tưởng vào họ.

Lần tới khi những nhân viên hay thắc mắc của bạn cần một chút hướng dẫn, hãy thử nói điều gì đó như, “Sao em không thử trước? Chị tin rằng em sẽ làm được. Gặp điều gì khó khăn thì cứ đến tìm chị”. Lúc này, giọng điệu và thái độ là rất quan trọng. Một chút sơ suất có thể khiến nhân viên cảm thấy bị xem thường và càng nghi ngờ bản thân hơn.

Chị Phan Ngọc Mỹ – Marketing Manager

Khen ngợi hoặc đánh giá cao khi nhân viên tự tìm ra câu trả lời

Khi nhân viên có tinh thần chủ động, tự tìm ra cách giải quyết mà không “làm phiền” đến bạn quá nhiều, họ cần được khen ngợi vì điều đó. Trả lời các câu hỏi hết lần này đến lần khác rất mệt mỏi và làm mất thời gian làm việc. Nếu nhân viên tự tìm ra câu trả lời thì chẳng phải bạn nên cảm ơn họ sao? Đây là cách tôi suy nghĩ về vấn đề này.

Bạn không cần phải tặng nhân viên những món quà hoành tráng mỗi khi họ trả lời thắc mắc của chính mình mà chỉ cần một hoặc hai câu động viên đơn giản cũng có thể thực sự tạo nên sự khác biệt. Tuy nhiên, hãy đảm bảo lời khen của bạn cụ thể và chân thành, ví dụ: “Chị nghĩ cách em xử lý vấn đề đó là hoàn hảo, em có trực giác rất tốt khi đối phó với những khách hàng khó tính” thay vì “Chị rất tự hào vì em đã làm điều này mà không cần chị phải hướng dẫn”.

Sự công nhận có thể được truyền đạt theo hình thức giúp ích cho những nhân viên khác như: “Chị thấy em tạo các bài thuyết trình rất ngắn gọn và thu hút. Làm tốt lắm. Em có thể chia sẻ cách làm với mọi người không?”. Bằng cách này, bạn sẽ khuyến khích nhân viên chủ động hơn và bạn sẽ tạo cho họ thói quen hỗ trợ nhau, chứ không chỉ trông cậy vào bạn.

Chị Đặng Mỹ Dung – HR Manager

Ở vai trò quản lý, bạn có trách nhiệm hướng dẫn nhân viên làm việc hiệu quả và đưa ra quyết định thông minh nhưng không nên để họ quá phụ thuộc vào bạn. Bằng cách hướng dẫn họ cách họ chịu trách nhiệm từng chút một, bạn có thể khuyến khích họ trở thành những người tự tin, có tinh thần chủ động và bạn sẽ có một đội ngũ chuyên nghiệp và đạt năng suất cao hơn.

Huỳnh Trâm