Bạn đã bao giờ thấy mình rơi vào tình trạng muốn quản lý một nhóm giỏi, phân công nhiệm vụ cho các thành viên nhưng mang trong lòng nỗi lo lắng khiến bạn phải luôn giám sát họ, chỉ để đảm bảo mọi thứ đi đúng hướng? Bạn muốn nhóm của mình phát huy hết khả năng là điều tự nhiên, nhưng nếu bạn thấy mình phải thức khuya để loay hoay với các báo cáo, theo dõi những gì nhân viên đang làm mỗi 30 phút hoặc lao vào các dự án để cứu vãn tình hình, bạn đã dấn thân vào phong cách quản lý vi mô.

Quản lý vi mô là phong cách quản lý đặc trưng bởi sự kiểm soát quá mức và chú ý đến chi tiết khi người quản lý theo dõi và giám sát chặt chẽ mọi khía cạnh đến mức can thiệp vào các nhiệm vụ hàng ngày của nhóm. Họ có xu hướng tham gia quá nhiều vào việc ra quyết định và có thể yêu cầu các thành viên xin phê duyệt ngay cả đối với những nhiệm vụ nhỏ nhất. Họ liên tục đưa ra phản hồi và phê bình, chỉ cho nhân viên ít quyền tự chủ và tự định hướng.

Trong khi một số người tin rằng quản lý vi mô là cần thiết để đảm bảo chất lượng và hiệu quả thì thực tế nó có thể tác động tiêu cực nghiêm trọng đến năng suất và tinh thần của nhóm. Khi các thành viên cảm thấy họ không được tin tưởng để làm công việc của mình, điều này có thể dẫn đến cảm giác thất vọng khiến tỷ lệ nghỉ việc tăng cao và khó giữ chân những nhân tài hàng đầu. Quản lý vi mô còn kìm hãm sự sáng tạo và đổi mới, làm giảm khả năng thích ứng và phát triển của doanh nghiệp trong thị trường luôn thay đổi. Ngoài ra, quản lý vi mô đòi hỏi sự đầu tư đáng kể về thời gian và nguồn lực từ phía người quản lý. Khi quá tập trung vào việc giám sát chi tiết, họ có thể bỏ bê các nhiệm vụ và trách nhiệm quan trọng khác, gây ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ nhóm và cả doanh nghiệp.

Nếu bạn thấy mình đang quản lý vi mô và cần thay đổi thì có thể áp dụng các biên pháp mà chị Triệu Mỹ Tú, Marketing Manager chia sẻ sau đây.

Biện pháp khắc phục phong cách quản lý vi mô

“Học cách khắc phục phong cách quản lý vi mô để đảm bảo nhóm của bạn biết rằng bạn tin tưởng vào khả năng của họ.”

Hãy nhớ mô tả công việc của bạn bao gồm những gì

Nếu bạn lên được vị trí quản lý hoặc trưởng nhóm thông qua sự chăm chỉ và xuất sắc thì khả năng là bạn thực sự có thể làm tốt hơn cấp dưới của mình. Nhưng nếu cứ tiếp tục giữ suy nghĩ này thì bạn đã hoàn toàn bỏ lỡ rất nhiều ý tưởng mới lạ. Công việc của bạn là luôn ghi nhớ bức tranh toàn cảnh và hỗ trợ tất cả các thành viên trong nhóm cống hiến hết mình như tác giả Simon Sinek đã nói “Các nhà quản lý cần hiểu rằng họ không còn chịu trách nhiệm thực hiện công việc nữa, thay vào đó, họ chịu trách nhiệm về những người chịu trách nhiệm thực hiện công việc”. Vì vậy, hãy để họ làm công việc của họ và bạn làm công việc của mình.

Theo chị Mỹ Tú thì cách để làm điều này hiệu quả là biết giá trị của bạn và hiểu điểm mạnh của các thành viên trong nhóm. “Bạn thực sự tạo ra giá trị trong những tình huống nào? Có những phần nào của dự án mà bạn có thể làm để giúp công việc của nhân viên trở nên thuận lợi hơn không? Hãy đào sâu vào đó và để những phẩn khác được xử lý bởi các thành viên có năng lực phù hợp. Điều này cũng chứng minh cho nhóm của bạn thấy rằng bạn sẵn sàng xắn tay áo và lao vào hoàn thành công việc”, chị Tú giải thích.

Giải thích những gì cần phải làm chứ không phải cách làm

Có thể bạn có phương pháp làm việc ưa thích riêng và muốn chia sẻ cho nhân viên để giúp họ đạt được năng suất cao hơn. Đây là điều hoàn toàn bình thường, nhưng vấn đề nảy sinh khi bạn cứ khăng khăng buộc họ làm theo cách của mình. Nhiều việc cần tuân theo quy tắc nghiêm ngặt nhưng hầu hết trường hợp đều không cần thiết phải làm theo một cách duy nhất. Có nhiều cách để hoàn thành một công việc và nếu áp đặt mọi người phải đi theo con đường bạn muốn thì bạn đang kìm hãm sáng tạo và đổi mới của nhân viên. “Miễn là đạt được kết quả mong muốn mà không bỏ lỡ thời hạn hay vi phạm nguyên tắc thì việc nhân viên có làm theo cách của bạn hay không không quan trọng”, chị Mỹ Tú nêu quan điểm.

Vì thế, theo chị tốt hơn là thông báo cho các thành viên trong nhóm về những gì họ được mong đợi phải làm và để họ tự quyết định cách thực hiện. Hãy cho họ biết rằng họ có thể nhờ bạn hướng dẫn nếu gặp khó khăn nhưng đừng điều khiển hành động của họ. Đừng giám sát mọi người mà hãy theo dõi hiệu suất của họ. Điều này cũng rất tốt trong việc thúc đẩy động lực của nhân viên.

Đặt kỳ vọng rõ ràng và xác định các mốc thời gian quan trọng

“Trước khi bắt đầu bất kỳ dự án nào, tôi thường ngồi lại với nhóm để xác định các mục tiêu và các cột mốc sẽ đưa chúng tôi đạt được mục tiêu đó. Đây không phải là một cuộc thảo luận một chiều mà là cuộc đối thoại, trao đổi và đề xuất ý tưởng cũng như nói rõ công việc hoàn thành sẽ trông như thế nào và đưa ra ví dụ về các công việc tương tự đã được thực hiện trước đây. Điều này nhằm đảm bảo rằng mọi người đều tham gia vào kế hoạch, không chỉ hiểu rõ các nhiệm vụ mà còn biết được mục tiêu cuối cùng là gì. Bạn có thể áp dụng cách làm này vì nó làm giảm đáng kể nhu cầu phải quan tâm đến các thành viên trong nhóm”, chị Mỹ Tú bày tỏ.

Giải thích về việc cần đặt ra các mốc thời gian quan trọng, chị nói: “Bên cạnh truyền đạt về các mục tiêu, bạn cũng nên nói rõ ràng về mốc thời gian và thời hạn cho công việc được giao. Nếu có những ngày quan trọng trong suốt dự án mà bạn muốn kiểm tra công việc, xem tiến độ, hãy thông báo ngay từ đầu. Nếu có ngày kết thúc hoặc khung thời gian cần hoàn thành, cũng cần nói điều đó thật rõ ràng. Cách làm này giúp bạn theo dõi được tiến độ mà không bị sa lầy vào những chi tiết nhỏ nhặt”.

Tuyển dụng đúng người

Khi thảo luận về những gì dẫn đến phong cách quản lý vi mô, có thể thấy tuyển dụng nhân viên không đủ năng lực là một trong những lý do bắt buộc phải quản lý vi mô nhằm duy trì hiệu suất đầu ra mong muốn. Theo đó, một đội ngũ có năng lực chính là giải pháp cho tình trạng này. Khi nhiệm vụ được giao cho những cá nhân có năng lực, bạn có thể yên tâm vì biết rằng công việc sẽ được xử lý ổn thỏa. 

“Xây dựng một nhóm như vậy bắt đầu từ việc tuyển dụng đúng người ngay từ đầu. Nếu bạn tuyển một người không đủ trình độ hoặc thiếu các kỹ năng bạn yêu cầu, rất có thể bạn sẽ phải giám sát họ liên tục. Tất nhiên, không ai là hoàn hảo, nhưng hãy chọn những cá nhân không chỉ có các kỹ năng cần thiết mà còn thể hiện sự sẵn sàng học hỏi và thích nghi, có khả năng xử lý các nhiệm vụ một cách độc lập nhưng vẫn cởi mở với sự hướng dẫn và phản hồi”, chị Mỹ Tú gợi ý.

Với một đội ngũ có năng lực, nhu cầu giám sát liên tục sẽ giảm dần. Bạn có thể tập trung vào việc hướng dẫn và cố vấn, thay vì vướng vào những chi tiết nhỏ nhặt của mọi nhiệm vụ. Điều này không chỉ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn mà còn giúp nhóm của bạn phát triển, học hỏi và tự tin hơn vào khả năng của họ.

Dù muốn nhưng bạn có thể không thể khắc phục phong cách quản lý vi mô một cách đột ngột. Hãy thử bắt đầu một dự án ít cấp bách hơn và để nhóm của bạn tự kiểm soát nhiều hơn. Nếu mọi chuyện diễn ra tốt đẹp, hãy bắt đầu áp dụng trên quy mô lớn hơn. Khi bạn đã trao cho nhân viên quyền tự chủ cũng như sự độc lập mà họ cần để phát triển, bạn sẽ thấy công việc trơn tru hơn nhiều. Ngoài ra, bạn sẽ cảm thấy như gánh nặng đã được trút bỏ khỏi vai mình vì giờ đây bạn có thể tập trung vào các hạng mục lớn hơn để thực sự phát triển đội nhóm và doanh nghiệp của mình.

Huỳnh Trâm