Giống như việc bạn lựa chọn từ ngữ một cách cẩn thận, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng giao tiếp phi ngôn ngữ của bạn không gửi đi những thông điệp ngoài ý muốn.

Sếp A của một công ty lớn đang có bài phát biểu tại một hội thảo chuyên ngành. Chỉ nhìn cách mọi người lắng nghe từng lời của A có thể thấy anh ấy là một diễn giả xuất sắc với các thông tin hấp dẫn cùng cách truyền tải hài hước, thu hút.

Khi kết thúc các slide trình bày, A khoanh tay trước ngực và nói: “Tôi đã sẵn sàng trả lời các câu hỏi. Các anh chị còn điều gì thắc mắc không?”. Đột nhiên, không khí chợt chùng xuống, những khán giả chỉ mới vài phút trước còn chăm chú lắng nghe giờ đây tự nhiên bị tụt mood và không muốn hỏi bất cứ điều gì.

Chuyện gì đã xảy ra? Sếp A đã phạm một sai lầm cơ bản về ngôn ngữ cơ thể khi cử chỉ của anh ấy không khớp với lời nói. A khuyến khích mọi người đặt câu hỏi nhưng tư thế khoanh tay trước ngực cho thấy rằng anh ấy đang tự vệ, cảm thấy không thoải mái, sẽ không đồng tình với ý kiến trái chiều nào và muốn kết thúc ngay cuộc giao tiếp.

Có thể anh ấy không hề có ý định này mà chỉ khoanh tay vì đó là tư thế anh cảm thấy thoải mái hoặc đơn giản là thấy lạnh. Thế nhưng với giao tiếp phi ngôn ngữ, điều quan trọng không phải là người làm nghĩ thế nào mà là người nhận cảm thấy ra sao.

Ở nơi làm việc, và đặc biệt ở vai trò quản lý, hiểu và thực hành tốt ngôn ngữ cơ thể là cách hiệu quả để giao tiếp với nhân viên.

“Nhờ giao tiếp phi ngôn ngữ phù hợp chúng ta sẽ truyền tải thông điệp chính xác và loại bỏ những hiểu lầm đáng tiếc có thể xảy ra.”

Nhưng điều này không tự dưng mà có, nó phải từng bước hình thành dựa trên những kinh nghiệm tích lũy được trên một chặng đường dài. Trên hành trình đó, nhiều nhà quản lý đã mắc sai lầm gây ảnh hưởng xấu đến cách nhìn của mọi người về họ và đó cũng là những điều mà chúng ta nên tránh để không đi vào vết xe đổ.

Các lỗi giao tiếp phi ngôn ngữ quản lý thường mắc phải

Nét mặt thể hiện sự không đồng ý hoặc tức giận

Một trong những lỗi ngôn ngữ cơ thể mà tôi cho là lớn nhất của người quản lý là thể hiện sự bất đồng và tức giận một cách lộ liễu. Cau có khó ở gửi một thông điệp mạnh mẽ rằng “Đừng có dại dột đến gần tôi lúc này”. Khi một người có vẻ như luôn ở trong trạng thái khó chịu, những người khác sẽ do dự hơn khi tương tác với họ. Nhìn gương mặt hầm hầm của sếp, nhẹ thì sẽ khiến nhân viên yếu bóng vía cảm thấy sợ hãi, muốn che giấu hoặc thay đổi thông tin để làm sếp hài lòng, căng hơn nữa thì sẽ làm những nhân viên có cá tính muốn nổi loạn, sẵn sàng cãi tay đôi hay đáp trả gay gắt.

Hơi tí là nhăn nhó khó coi hoàn toàn không giúp ích gì mà chỉ gây hại và làm xấu hình ảnh của chúng ta với tư cách là người quản lý. Duy trì ngôn ngữ cơ thể tích cực ngay cả khi không đồng ý về mọi thứ mới là phẩm chất của một nhà quản lý giỏi. Tất nhiên là điều này không hề dễ nhưng “muốn ngồi ở vị trí không ai ngồi được thì phải chịu được cảm giác không ai chịu được”.

Bồn chồn không yên

Vò đầu, liên tục bấm bút, gõ ngón tay lên bàn, lấy tay xoa mặt hoặc xoa hai tay vào nhau, đi tới đi lui liên tục đến mức gây chóng mặt cho thấy một người không kiểm soát được bản thân, thiếu chuẩn bị và đầy lo lắng. Trong khi đó các nhà quản lý chúng ta được mong đợi là người có tác phong chuyên nghiệp, là tấm gương sáng, là nguồn cảm hứng cho nhân viên về thái độ làm việc và giao tiếp phi ngôn ngữ phù hợp. Sự bồn chồn ở đây hoàn toàn có thể phá vỡ hình ảnh long lanh đó và sẽ làm mất đi tính nghiêm túc, sự chuyên nghiệp của vai trò này.

Để tránh gây khó chịu cho người xung quanh vì những tiếng tách tách của đầu bút và vẫn duy trì vẻ phong độ của quản lý, hãy cố gắng tập trung vào việc ngồi yên ngay cả khi đang lo lắng. Điều này có thể khó khăn lúc đầu, nhưng sẽ dần tốt hơn khi được luyện tập thường xuyên.

Thú thật là bản thân tôi rất dễ bị phân tâm, vì vậy khi tham gia các cuộc họp, tôi ghi chép rất nhiều hoặc thậm chí vẽ nguệch ngoạc trong khi lắng nghe. Nó giúp tôi cảm thấy như mình không chỉ ngồi yên mà còn tập trung chú ý một cách đúng đắn.

Khua tay múa chân quá mức

Tôi từng có thói quen nói chuyện bằng tay, còn bạn thì sao? Nói chuyện kèm theo các động tác tay tạo không khí sôi nổi và khiến mọi người quan tâm hơn đến những điều tôi nói nhưng có một ranh giới mong manh giữa việc phụ họa và làm quá. Khi cử chỉ tay trở nên quá lố, chúng ta sẽ trở thành những kẻ đáng ghét và kiêu ngạo. Dĩ nhiên đây không phải là đặc điểm lý tưởng trong thế giới kinh doanh và ở vai trò quản lý. Không đời nào!

Thế nên, nếu có ý tưởng sử dụng các cử chỉ tay để phụ họa hoặc đã có thói quen “múa tay”, hãy đặc biệt cẩn thận. Đừng bao giờ vung tay đến mức vô tình va phải ai đó. Nếu không chắc liệu mình đang tỏ ra sôi nổi hay đang gây phiền toái, hãy nhờ một người bạn quay video lại khi cả hai có dịp uống cà phê trò chuyện cùng nhau. Nếu việc xem hình ảnh đó khiến bạn rùng mình, cảm thấy hành động của mình là khó ưa, có lẽ bạn nên cố gắng tiết chế lại.  

Không chú ý đến những gì đang được nói

Điều này rất hay xảy ra trong các cuộc họp hoặc trao đổi với nhân viên. Có lần tôi và các đồng nghiệp cùng ngồi thảo luận với sếp về dự án mới. Khi mọi người ai nấy lần lượt nêu quan điểm thì sếp chăm chăm vào máy tính chẳng ừ hử gì. Không khí trầm xuống thấy rõ đến nỗi tôi có thể nghe thấy tiếng thở dài xen lẫn tiếng gõ phím lạch cạch của sếp. Mất thời gian, giảm nhiệt huyết, tăng bực bội đều đi ngược lại tiêu chí của một nơi làm việc hiệu quả. Chắc hẳn là không ai muốn điều này xảy ra trong nhóm của mình. Vậy thì ngay cả khi không thể chú ý, ít nhất cũng nên thể hiện rằng bạn đang lắng nghe bằng ngôn ngữ cơ thể. Một cái gật đầu, thỉnh thoảng giao tiếp bằng mắt, hơi nghiêng về phía người nói cũng đủ khuyến khích họ nói hết nỗi lòng.

Ở vai trò quản lý, bạn soi nhân viên 1 thì họ soi lại bạn gấp 10, vì vậy điều cực kỳ quan trọng là phải có ngôn ngữ cơ thể hoàn hảo. Nó phải phù hợp với công việc và thể hiện chính xác tính kỷ luật, thái độ và tính chuyên nghiệp của bạn. Tạo thói quen giao tiếp phi ngôn ngữ lý tưởng là việc rất khó khăn nhưng bạn vẫn có thể làm được. Tôi tin rằng nếu tránh được những lỗi trên đây thì khả năng bạn đưa ra các thông điệp sai về bản thân thông qua ngôn ngữ cơ thể sẽ giảm đi đáng kể. Hạn chế những sai lầm này sẽ không giúp bạn trở thành chuyên gia ngôn ngữ cơ thể nhưng sẽ làm giảm khả năng bạn đi sai đường.

Huỳnh Trâm