Giao tiếp tốt và quản lý hiệu quả có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Bạn không thể trở thành một nhà quản lý giỏi nếu không là một người giao tiếp tuyệt vời. Tìm hiểu về những nhà lãnh đạo giỏi nổi tiếng trên thế giới, bạn có thể thấy họ có điểm chung đều là người có kỹ năng giao tiếp nổi bật.  

Vậy thế nào là một nhà quản lý có kỹ năng giao tiếp tốt? Hãy tham khảo những đặc điểm sau đây để biết bạn có phải là một trong số những nhà quản lý giỏi giao tiếp hay không nhé.

Đơn giản hóa sự phức tạp

Bất kỳ ngành nghề nào cũng có những khía cạnh phức tạp và nhân viên phải liên tục tiếp nhận thông tin mới. Một nhà quản lý giao tiếp hiệu quả có khả năng đơn giản hóa mọi sự phức tạp và tìm ra cách tiếp cận hợp lý để giải quyết mọi việc. Họ cũng có khả năng nói ra suy nghĩ một cách rõ ràng và ngắn gọn để nhân viên có thể nắm bắt và hành động theo hướng dẫn một cách chính xác. Điều này làm giảm sự lãng phí về thời gian, công sức và tạo ra cảm giác thoải mái hơn trong môi trường làm việc.

Lắng nghe bằng mắt và tai

Điều này liên quan đến việc đọc ngôn ngữ cơ thể và lắng nghe nhân viên. Nhà quản lý có thể dễ dàng truyền tải thông tin của mình tới nhân viên nhưng điều quan trọng là phải chú ý đến cách người nghe phản ứng với thông điệp đó. Một nhà quản lý giỏi giao tiếp sẽ kết hợp những gì họ thấy và nghe. Họ có khả năng hiểu được ẩn ý phía sau những gì được viết hoặc được nói cũng như chú ý đến các manh mối phi ngôn ngữ. Đôi khi ngôn ngữ cơ thể của một người có thể nói lên nhiều điều hơn bất cứ từ ngữ nào.

Đặt câu hỏi mở

Đặt những câu hỏi mở sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về động cơ, suy nghĩ và mục tiêu của nhân viên. Nhà quản lý giao tiếp hiệu quả luôn sử dụng các câu hỏi như “Hãy cho tôi biết thêm…”, “Bạn nghĩ sao về vấn đề này?” hoặc “Bạn hiểu thuật ngữ hoặc khái niệm đó thế nào?”. Bằng cách sử dụng những câu hỏi mở này khi nói chuyện với nhóm, họ có thể gợi ra những câu trả lời đi vào trọng tâm, thấu đáo hơn và đảm bảo rằng họ biết rõ những gì nhân viên cần ở họ để thành công.

Giao tiếp với sự tự tin

Nhà quản lý giao tiếp tốt luôn thể hiện sự tự tin bởi họ biết rằng nhân viên của họ cần tin tưởng ở họ và việc nhận thấy sự lưỡng lự hay do dự sẽ mang lại tác dụng ngược. Họ sẽ không nói “Tôi nghĩ chúng ta cần thay đổi điều này” mà thay vào đó sẽ là “Chúng ta cần thay đổi điều này”. Bằng cách tỏ ra hào hứng và tự tin, nhân viên sẽ cảm thấy có động lực hơn. 

Tự tin khi giao tiếp giúp nhà quản lý truyền đạt thông tin rõ ràng và tạo nguồn động lực mạnh mẽ cho nhân viên.

Lặp lại và tóm tắt

Khi bước ra khỏi một cuộc họp hoặc kết thúc cuộc thảo luận, nhà quản lý giao tiếp tốt luôn tóm tắt những gì vừa được nói và lặp lại cho nhân viên. Điều này có một số lợi ích như:

–       Làm rõ bất kỳ quyết định hoặc kết quả nào vừa được thảo luận, tránh được sự nhầm lẫn;

–       Cho nhân viên cơ hội để phản hồi;

–       Giảm khả năng nhân viên sẽ không đồng ý sau này bởi vì thông tin đã được xác nhận và nhắc lại.

Khuyến khích phản hồi

Những người giao tiếp giỏi nhất không bao giờ cho rằng thông điệp nhân viên nghe được giống với thông điệp mà họ dự định truyền tải. Họ luôn kiểm tra để xác minh rằng thông điệp của họ đã được hiểu đúng và nếu không, họ cũng không đổ lỗi cho người nghe. Thay vào đó, họ thay đổi cách diễn đạt đơn giản và dễ hiểu nhất để đảm bảo sự nhất quán.

Kỹ năng viết tốt

Không phải mọi cuộc giao tiếp giữa nhà quản lý với nhân viên đều là mặt đối mặt. Có những thời điểm người quản lý sẽ cần phải gửi một email hoặc tin nhắn văn bản cho một người nào đó bên trong hoặc bên ngoài nhóm của họ.

Lúc này, có kỹ năng viết tốt là điều cần thiết để đảm bảo rằng người đọc hiểu những gì đang được truyền đạt. Cũng như giao tiếp trực tiếp, họ cũng sử dụng cách diễn đạt ngắn gọn nhưng đầy đủ. Chẳng hạn, một email có nội dung họp lúc 4 giờ chiều luôn có các thông tin cụ thể như cuộc họp nói về điều gì, thành phần tham dự và nơi diễn ra cuộc họp. 

Biết khi nào cần lên tiếng

Hiểu khi nào cần đối thoại sẽ luôn hữu ích trong giao tiếp hiệu quả. Khi nhận ra một nhân viên không hiểu một khái niệm nào đó hoặc làm việc chậm hơn các đồng nghiệp khác, nhà quản lý biết giao tiếp sẽ ngay lập tức tiếp cận và hỗ trợ. Họ biết khi nào nên lên tiếng và khi nào thì điều đó sẽ tốt cho họ và nhân viên hoặc trường hợp nào tốt nhất là nên im lặng.

Song song đó, họ cũng luôn tránh gọi cho các thành viên trong nhóm vào sáng sớm hoặc tối muộn, bởi khi đó thông điệp của họ có thể không được chú ý. Họ cũng không thích “làm phiền” nhân viên trong giờ ăn trưa trừ khi có trường hợp thực sự khẩn cấp.

Rèn luyện những kỹ năng này đòi hỏi sự tự giác và thực hành có chủ đích. Cách tốt nhất để làm điều này là thực hành từng điều một, cho đến khi chúng trở thành thói quen. Ngoài ra, hãy xác định nhà quản lý có kỹ năng giao tiếp tốt nhất mà bạn biết và quan sát họ. Nghiên cứu thói quen giao tiếp của họ, sử dụng chúng như một tấm gương về những gì cần làm và xem sự khác biệt mà chúng có thể tạo ra cho bạn và đội nhóm của bạn!

Hà Phương