Sự đối mới từ lâu đã là một hằng số trong thế giới kinh doanh. Khi luôn thay đổi, chúng ta sẽ có những quy trình hợp lý hơn, dịch vụ hoặc sản phẩm được cải thiện hơn và đạt được nhiều tiến bộ vượt bậc. Tuy nhiên, trong khi các nhà quản lý hào hứng thúc đẩy sự dịch chuyển thì hầu hết nhân viên lại tỏ ra không mấy hân hoan, thậm chí phản kháng bởi họ thích sự ổn định, thoải mái hơn là sự thay đổi khiến tất cả thói quen của họ bị đảo lộn.

Mặc dù các quyết định thay đổi thường được đưa ra ở cấp quản lý nhưng việc khiến nhân viên tham gia vào sự thay đổi vẫn rất quan trọng. Vậy làm sao để biến sự kháng cự thành chấp nhận, hợp tác và hỗ trợ? Hãy cùng nghe các nhà quản lý chia sẻ về cách họ làm điều này như thế nào nhé.

“Việc có những nhân viên phản đối sự đổi mới ngay từ đầu là một trở ngại lớn và cần phải được xử lý cẩn thận để thành công trong việc quản lý thay đổi”.

Luôn có một lý do thuyết phục cho sự đổi mới

Phần lớn chúng ta ai cũng cảm thấy sợ những điều chưa biết. Đây là phản ứng tự nhiên của con người, luôn sợ sự không chắc chắn và không thể đoán trước. Có câu rằng “Nếu không hỏng thì đừng sửa” và do đó, những nhân viên không thể hiểu lý do đằng sau sự thay đổi sẽ coi đây là một hình thức đe dọa đến sự an toàn công việc của họ và sẽ chống lại nó.

Anh Thái Minh Anh, Trưởng phòng Kinh doanh chia sẻ: “Khi nhân viên không hiểu được tại sao cần phải thay đổi, bạn có thể thấy rằng họ sẽ phản đối bằng nhiều cách như tiếp tục làm mọi việc theo cách cũ, không trả lời email, cuộc gọi hoặc khảo sát liên quan đến thay đổi… Lúc này, một lời giải thích thuyết phục về lý do vì sao thay đổi lại quan trọng sẽ khiến họ dễ dàng chấp nhận hơn và khuyến khích họ trở thành người ủng hộ. Bạn có thể mô tả trạng thái tương lai sẽ như thế nào, tại sao tương lai lại tốt hơn hiện tại và những lợi ích của thay đổi. Bức tranh bạn vẽ ra cần phải sống động đến mức mọi người đều nhìn thấy được những gì bạn thấy cho tương lai và muốn đóng góp sức mình để đạt được tầm nhìn đó”.

Xác định rõ ràng những gì sẽ thay đổi đối với từng nhân viên

“Chỉ mô tả sự đổi mới ở mức độ bao quát là chưa đủ, nhân viên còn cần biết điều gì sẽ thay đổi trong vai trò của họ để có thể đón nhận điều mới mẻ trong trạng thái thư giãn và có cảm hứng hơn”, chị Nguyễn Tuyết Hạnh, Marketing Manager bày tỏ. Chị đưa ra ví dụ, khi bạn nói “Chúng ta sẽ áp dụng phần mềm mới từ tháng tới” thì đối với nhân viên, họ sẽ muốn biết sự thay đổi này sẽ tác động đến họ, vai trò của họ và thói quen làm việc của họ như thế nào. Do đó, bạn cần phải nêu rõ chi tiết những gì sẽ thay đổi với từng cá nhân mà bạn đang quản lý và tốt nhất là điều này nên được thực hiện thông qua các cuộc họp riêng”.

Theo chị Tuyết Hạnh thì: “Trong cuộc họp nhóm hoặc toàn công ty, các nhân viên phải đang vật lộn với sự thay đổi sẽ không bao giờ nói thẳng rằng “Em sợ mình sẽ không thể học được những kỹ năng mới cần thiết và sẽ bị tụt hậu”. Đó là lý do vì sao cuộc họp riêng với từng nhân viên là điều bắt buộc để giải tỏa những cảm xúc tiêu cựv liên quan đến sự thay đổi. Bằng cách tiếp cận cá nhân này, nhân viên sẽ cảm thấy được thấu hiểu và xem trọng, do đó cũng giảm bớt khả năng phản kháng”.

Thực hiện thay đổi theo từng giai đoạn và sẵn sàng hỗ trợ

Cho dù là áp dụng công nghệ mới, phần mềm mới, quy trình mới hay các hình thức khác, bất kỳ loại thay đổi nào cũng không thể diễn ra trong một sớm một chiều mà cần thực hiện dần dần, bắt đầu bằng những thay đổi nhỏ và lan tỏa theo thời gian. Như vậy, nhân viên có thể từng bước xử lý các thay đổi, học thêm nhiều kỹ năng mới để thích nghi. “Đây cũng là cách để nhân viên cảm thấy không quá tải và phản đối sự thay đổi ngay từ đầu”, anh Từ Ngọc Huy, Account Manager nói về bí quyết để khiến nhân viên dễ dàng chấp nhận sự đổi mới.

Bên cạnh đó, anh cũng đưa ra lời khuyên rằng: “Thêm một điều quan trọng không kém là nên trang bị cho nhân viên các công cụ, các chương trình đào tạo hoặc các nguồn lực cần thiết khác nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho sự chuyển đổi. Nếu cung cấp cho nhân viên đầy đủ sự hỗ trợ mà họ cần, bạn có thể nuôi dưỡng cảm giác an toàn và ổn định, giúp nhân viên vượt qua những thách thức liên quan đến thay đổi và tăng sự tự tin của họ trong việc áp dụng những cách làm việc mới”.

Chú trọng vào việc làm gương để xây dựng văn hóa thích nghi với sự thay đổi

Với chị Phạm Khiết Hảo, Trưởng phòng Nhân sự thì lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên vượt qua nỗi sợ thay đổi. Chị gợi ý: “Bạn nên làm một tấm gương sáng trong việc cởi mở với sự thay đổi, thể hiện khả năng thích ứng và sẵn sàng học hỏi. Điều này sẽ truyền cảm hứng và khuyến khích nhân viên làm theo. Hãy tích cực tham gia với nhân viên, lắng nghe mối quan tâm của họ và giải quyết chúng một cách đồng cảm, tạo ra môi trường tin tưởng và hỗ trợ. Làm được như vậy nghĩa là bạn đã đi được một chặng đường dài trong việc giúp nhân viên ít có khả năng chống lại sự thay đổi”.

Thay đổi thường đi kèm rủi ro nhưng dậm chân tại chỗ cũng vậy. Làm cho nhân viên chấp nhận sự đổi mới là một nhiệm vụ đầy thách thức nhưng cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào muốn duy trì vị thế và khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh doanh năng động ngày nay. Thông qua việc áp dụng các chiến lược trên, bạn có thể giúp nhân viên của mình thấy được giá trị trong sự thay đổi và giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ hơn cho tất cả mọi người liên quan.

Huỳnh Trâm