Là người quản lý, công việc của bạn là đảm bảo rằng nhân viên làm việc hiệu quả nhất có thể. Xét cho cùng, năng suất của nhóm bạn càng tốt thì cả bạn và nhân viên đều được nhìn nhận tốt. Nhưng nếu bạn không hài lòng với hiệu suất làm việc của nhân viên, bạn có thể là lí do họ không đạt hiệu quả như mong đợi.

Hãy xem bạn có khiến họ mất thời gian bằng các việc làm sau không nhé!

Đưa ra những hướng dẫn không rõ ràng

Ước tính rằng có 66% nhân viên lãng phí từ 30 – 60 phút trong thời gian làm việc mỗi ngày do các vấn đề giao tiếp. Nếu điều này đúng với nhân viên của bạn thì rất có thể, một số vấn đề đó xuất phát từ bạn. Trong thực tế, đưa ra các hướng dẫn không rõ ràng (hoặc không có hướng dẫn) là một cách khiến nhân viên của bạn “quay cuồng” trong việc xác định nhiệm vụ hơn là tập trung vào việc làm sao để hoàn thành công việc. Vì vậy, hãy đưa ra những lời chỉ đạo, hướng dẫn chính xác hơn, đặc biệt là khi nói đến các công việc mà bạn muốn nhân viên làm việc độc lập. Bạn càng hướng dẫn nhiều thì nhóm của bạn sẽ càng ít lãng phí thời gian để tìm hiểu xem họ sẽ và nên làm gì.

Không sẵn sàng để trả lời các thắc mắc

Là người quản lý nếu bạn không luôn ở trong tư thế sẵn sàng khi nhân viên cần đến, thì bạn sẽ lãng phí thời gian của họ ở nhiều hình thức khác nhau. Mặc dù bận rộn nhưng hãy dành một khoảng thời gian nhất định cho việc trả lời email cho nhân viên, đặc biệt là những người có câu hỏi về các dự án hoặc nhiệm vụ đang thực hiện. Tương tự vậy, hãy hiểu rằng không phải mọi vấn đề đều có thể giải quyết qua email và đôi khi phải cần một cuộc trò chuyện trực tiếp để tìm hiểu về mọi thứ. Bạn càng có nhiều khả năng có mặt vào lúc nhân viên gặp sự cố thì họ càng sớm giải quyết được vấn đề và quay trở lại làm việc.

Tổ chức quá nhiều cuộc họp

Trong nhiều môi trường làm việc, các cuộc họp tương đương như các khóa học. Tuy nhiên, nếu bạn không có cách tiếp cận thận trọng hơn để lên lịch cho họ, bạn có thể thấy rằng nhân viên sẽ không hoàn thành các nhiệm vụ chính đúng hạn và không sử dụng thời gian của họ một cách hiệu quả. Vì vậy, hãy xem lịch họp sắp tới của bạn và suy nghĩ xem bạn có thể giảm số lượng các cuộc họp hay không. Nếu bạn sắp xếp các cuộc họp có tổ chức hơn, chẳng hạn như trung bình 1 tuần 1 lần, thì nhân viên của bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để thực hiện công việc thực tế của họ.

Không cho phép họ làm việc ngoài công sở

Có một số nhiệm vụ liên quan đến công việc đòi hỏi sự yên tĩnh và tập trung như chỉnh sửa bài thuyết trình hoặc điều chỉnh các vấn đề mã hóa phức tạp. Nếu môi trường văn phòng của bạn không thuận lợi để cho nhân viên của bạn tập trung thì đặt cược tốt nhất của bạn là cho phép họ làm việc ở nhà hay một nơi phù hợp khi cần thiết. Bằng cách này, họ có thể giải quyết các nhiệm vụ chính của mình mà không mất sự tập trung.

Một số nhà quản lý có khả năng chống lại sự sắp xếp linh hoạt bởi vì họ lo sợ rằng nhân viên sẽ chậm trễ hơn bởi thiếu động lực. Tuy nhiên, nếu bạn đang có các nhân viên đã chứng tỏ mình là những cá nhân đáng tin cậy, có trách nhiệm thì không có lí do gì để không sắp xếp một môi trường làm việc phù hợp cho họ. Và một khi bạn làm thế, có thể bạn sẽ thấy rằng nhân viên của bạn lãng phí ít thời gian hơn và mang lại kết quả tốt hơn.

Nếu nhóm của bạn làm việc hiệu quả thì tất cả các bạn sẽ được hưởng những điều tốt đẹp. Vì vậy, hãy tránh 4 cái “bẫy” trên đây để giúp nhân viên cải thiện năng suất của họ cũng là của bạn nhé!

 

Hoàng Oanh