Bạn đã chuẩn bị đâu ra đấy cho buổi phỏng vấn sáng nay: phòng họp yên tĩnh đã được đặt trước, CV được in sẵn, câu hỏi cũng đã ghi chú kỹ từng ý. Đúng 9 giờ, bạn có mặt tại phòng, sẵn sàng cho cuộc trò chuyện. 9 giờ 5, vẫn chưa thấy ai. Bạn kiểm tra lại email, lịch hẹn không có gì sai. 9 giờ 10, bạn bắt đầu hơi sốt ruột và tự hỏi: “Liệu ứng viên này có nghiêm túc không nhỉ?”. Chắc hẳn cảm giác này không hề xa lạ đối với người làm tuyển dụng. Việc ứng viên đến trễ phỏng vấn là điều không ai muốn nhưng thực tế chuyện này lại không hề hiếm.

Vậy chúng ta nên phản ứng thế nào để vừa giữ được sự chuyên nghiệp, vừa không bỏ lỡ một người có thể là nhân tố tiềm năng cho đội ngũ?

Gợi ý cách ứng xử văn minh khi ứng viên đến trễ phỏng vấn

“Bạn nên ứng xử văn minh khi ứng viên đến trễ phỏng vấn vì điều đó thể hiện sự chuyên nghiệp, tôn trọng con người và giúp xây dựng hình ảnh tích cực cho doanh nghiệp.”

Dành vài phút để kiểm tra lại

“Trước tiên, hãy kiên nhẫn chờ khoảng 5 – 10 phút trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào”, chị Hoàng Mỹ Anh – Headhunter chia sẻ. Bởi theo chị, có rất nhiều lý do hợp lý khiến ứng viên đến trễ phỏng vấn như kẹt xe, trục trặc thiết bị, kết nối mạng không ổn định (khi phỏng vấn online) hoặc chuyện khẩn cấp phát sinh vào phút chót. Những điều này có thể xảy ra với bất kỳ ai, kể cả những người cực kỳ có trách nhiệm.

“Trong lúc chờ đợi, bạn có thể tranh thủ kiểm tra email và điện thoại xem có tin nhắn nào từ ứng viên không. Biết đâu họ đã để lại tin nhắn hoặc gửi email thông báo về việc đến trễ. Nếu buổi phỏng vấn diễn ra trực tiếp tại văn phòng, bạn có thể thử nhờ lễ tân hoặc anh/chị bảo vệ kiểm tra xem ứng viên đã đến chưa. Đôi khi, họ có thể đã tới rồi nhưng đang đứng loay hoay ở khu vực tiếp tân, chưa biết nên hỏi ai hay đi đâu tiếp theo” chị Mỹ Anh gợi ý vì thấu hiểu tâm lý của người lần đầu đến một nơi mới lại hồi hộp vì phỏng vấn.

Trong trường hợp phỏng vấn online, bạn cũng nên kiểm tra lại đường link cuộc họp và đảm bảo rằng nền tảng như Zoom, Google Meet hay Microsoft Teams đang hoạt động bình thường. Có những lúc mọi thứ tưởng như ổn nhưng chỉ vì một lỗi nhỏ như link sai, mật khẩu không đúng hoặc trục trặc kỹ thuật mà ứng viên không thể vào được. Những chuyện này không hiếm và thường đến gần sát giờ mới phát hiện ra. Thế nên, cẩn thận trước một chút vẫn hơn, kiểm tra lại vừa giúp buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ vừa thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh thần cầu thị từ nhà tuyển dụng.

Chủ động liên hệ với phong thái lịch sự và bình tĩnh

Nếu đã chờ khoảng 10 – 15 phút mà vẫn chưa thấy ứng viên đâu, bạn có thể chủ động nhắn một tin thân thiện hoặc gọi nhanh một cuộc điện thoại. Chẳng hạn như “Chào [Tên ứng viên], chị chỉ muốn hỏi thăm thôi. Chúng ta đã lên lịch gặp nhau lúc [giờ]. Em cứ cho chị biết nếu em gặp khó khăn khi tham gia hoặc cần trợ giúp nhé”.

Chị Mỹ Anh giải thích “Không phải để hối thúc mà chỉ đơn giản là để xem liệu có chuyện gì đang xảy ra, có thể họ đang gặp sự cố ngoài ý muốn hoặc chỉ đơn giản là bị lạc đường, rớt mạng… Việc bạn chủ động liên hệ trước thể hiện sự quan tâm đồng thời cũng là cách nhắc nhẹ giúp ứng viên nhận ra sai sót và nhanh chóng khắc phục. Hơn nữa, cách bạn xử lý tình huống này cũng là một phần trong việc xây dựng hình ảnh nhà tuyển dụng: bình tĩnh, linh hoạt và tôn trọng ngay cả khi mọi việc không diễn ra hoàn hảo như kế hoạch”.

Đánh giá tình hình và cách ứng viên phản ứng

Khi ứng viên phản hồi, chị Mỹ Anh khuyên rằng nên lắng nghe lý do và để ý cách họ xử lý tình huống. Nếu họ phản hồi nhanh chóng và đưa ra lời giải thích hợp lý, chẳng hạn như gặp sự cố kỹ thuật, có việc cá nhân gấp thì dễ cảm thông. Ai cũng có lúc gặp sự cố bất ngờ, không lường trước được. Dù vậy cũng đừng quên xem ứng viên có chủ động xin lỗi không, có giải thích rõ ràng lí do và thể hiện sự tôn trọng khi trò chuyện với bạn không.

“Ngược lại cũng vậy. Nếu ứng viên đến trễ phỏng vấn nhưng không phản hồi gì hoặc chỉ để lại một dòng ngắn ngủ kiểu “Em đang bận” mà không có lời xin lỗi hay nói rõ lí do thì bạn cũng nên đặt dấu hỏi về thái độ chuyên nghiệp của họ. Cách họ phản hồi trong cả hai trường hợp này đều nói lên khá nhiều về cách họ làm việc, tinh thần trách nhiệm, khả năng giao tiếp và mức độ cam kết của họ. Dù không nên vội vàng đưa ra đánh giá ngay nhưng bạn cần lưu tâm đến những chi tiết này để cân nhắc kỹ hơn khi đưa ra quyết định sau cùng”, chị Mỹ Anh đề xuất.

Khi ứng viên xuất hiện

Khi ứng viên cuối cùng cũng xuất hiện, dù muộn giờ nhưng chúng ta vẫn cần giữ được phong thái chuyên nghiệp. Vì sao ư? Vì nếu bạn cũng bực bội, quạo quọ theo, buổi phỏng vấn sẽ nhanh chóng biến thành một trận chiến tâm lý chứ không còn là buổi trò chuyện tuyển dụng nữa.

Bạn có thể bắt đầu bằng một câu nói đơn giản và bình tĩnh như “Cảm ơn bạn đã đến. Có vẻ chúng ta bắt đầu trễ hơn một chút so với dự kiến. Mọi thứ vẫn ổn chứ?”. Nếu thời gian bị ảnh hưởng vì sự trễ hẹn, bạn nên chia sẻ điều đó một cách thẳng thắn nhưng lịch sự: “Vì chúng ta bắt đầu muộn nên thời gian còn lại là khoảng 20 phút. Chị sẽ cố gắng tận dụng khoảng thời gian này để hỏi những nội dung chính và cũng để em có thể chia sẻ những điều quan trọng nhất”. Việc nói rõ ràng như vậy giúp hai bên chủ động hơn và giữ được sự tôn trọng lẫn nhau.

Khi đã tạm ổn, hãy quay lại nội dung chính của buổi phỏng vấn. Mục tiêu vẫn là tìm hiểu xem ứng viên có phù hợp với vị trí bạn đang tuyển hay không. “Việc họ đến muộn dù là điều bạn cần ghi nhận nhưng không nên để điều đó chi phối toàn bộ buổi trò chuyện. Hãy tập trung vào những gì thật sự quan trọng từ năng lực, thái độ cũng như sự phù hợp của họ với công việc và xử lý phần còn lại của buổi phỏng vấn như bình thường”, chị Mỹ Anh lưu ý.

Nếu họ không bao giờ xuất hiện thì sao?

Còn nếu ứng viên hoàn toàn biệt tăm, không gọi điện, không gửi email giải thích lý do vắng mặt thì có lẽ bạn nên hiểu rằng họ đã âm thầm rút khỏi quá trình tuyển dụng.

Nếu là người rộng lượng và vẫn muốn để ngỏ một cơ hội, bạn có thể chủ động gửi một email sau vài giờ với vài dòng ngắn gọn như: “Chị đã rất mong chờ được gặp em trong buổi phỏng vấn hôm nay. Rất tiếc vì chúng ta đã lỡ mất cơ hội đó. Nếu em vẫn quan tâm đến vị trí này, vui lòng cho chị biết để mình có thể cùng sắp xếp lại lịch trình”.

Một lời nhắn như vậy vừa lịch sự, vừa cho họ cơ hội quay lại nếu thật sự có lý do chính đáng. Đồng thời, nó cũng thể hiện rằng bạn vẫn kỳ vọng một thái độ chuyên nghiệp. Còn nếu sau đó vẫn không có phản hồi nào thì tốt nhất là nên cho qua và tập trung vào những ứng viên khác phù hợp hơn.

Ứng viên đến trễ phỏng vấn thì làm sao vui được nhưng thôi hãy thở sâu, uống miếng nước để giữ bình tĩnh như thể đây là chuyện thường ngày ở huyện, xử lý tình huống một cách linh hoạt và đánh giá ứng viên dựa trên toàn bộ quá trình phỏng vấn. Biết đâu, chỉ cần giữ sự chỉn chu cộng thêm chút khéo léo nhưng không quên chừa chỗ cho sự cảm thông, bạn lại tìm được một “mảnh ghép” phù hợp cho đội ngũ của mình.

Trang Trần