Nhằm ngăn chặn sự lây lan của dịch Covid 19, việc đóng cửa văn phòng và chuyển sang làm việc tại nhà là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp. Vậy đâu là cách quản lý nhân viên cấp dưới hiệu quả, đảm bảo họ vẫn giữ được năng suất khi làm việc từ xa trong mùa dịch?

Nếu bạn là một trong những doanh nghiệp may mắn có tùy chọn cho phép nhân viên làm việc tại nhà trong thời gian này, điều quan trọng là bạn phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để giúp nhóm làm việc đạt năng suất cao. Một sự thay đổi môi trường làm việc có thể dẫn đến tăng năng suất cho một số người, nhưng có thể làm giảm năng suất của những người khác.

Dưới đây là một số chia sẻ mà bạn có thể thực hiện để giúp nhân viên có thể giữ được năng suất làm việc trong thời gian có nhiều biến động này.

Những thách thức khi làm việc từ xa nhà quản lý cần biết khi đưa ra cách quan lý nhân viên cấp dưới

Để bắt đầu, các nhà quản lý cần hiểu các yếu tố có thể khiến công việc từ xa trở nên khó khăn hơn. Những thách thức cố hữu trong công việc từ xa mà bạn cần biết để đưa ra cách quản lý nhân viên cấp dưới phù hợp bao gồm:

Thiếu sự giám sát trực tiếp

Cả người quản lý và nhân viên của họ thường bày tỏ mối lo ngại về việc thiếu sự tương tác trực diện khi làm việc tại nhà. Các nhà quản lý lo lắng rằng nhân viên sẽ không làm việc chăm chỉ hoặc hiệu quả. Trong khi đó nhân viên thiếu đi sự hỗ trợ cũng như động lực. Chất lượng công việc của họ cũng vì đó mà suy giảm.

Thiếu cơ hội tiếp cận thông tin

Những nhân viên mới làm việc từ xa sẽ ngạc nhiên bởi thời gian và nỗ lực họ bỏ ra để có được thông tin từ đồng nghiệp. Ngay cả việc nhận được câu trả lời cho những câu hỏi có vẻ đơn giản cũng có thể là một trở ngại lớn đối với nhân viên làm việc ở nhà.

Mặt khác, việc không gặp mặt nhau có thể gây ra những hiểu lầm không đáng có. Chẳng hạn, nếu cùng làm việc ở văn phòng và bạn biết rằng nhân viên đang có một ngày làm việc không như ý, bạn sẽ xem email “cộc lốc” từ họ như một kết quả tự nhiên của sự căng thẳng. Tuy nhiên, nếu bạn nhân được email từ nhân viên làm việc ở xa, không hiểu gì về tình huống hiện tại của họ, bạn có nhiều khả năng đánh giá thấp về sự chuyên nghiệp của họ.

Sự mất tập trung

Thông thường, người quản lý sẽ đảm bảo rằng nhân viên có không gian làm việc hợp lý trước khi cho phép họ làm việc từ xa. Tuy nhiên, trong trường hợp chuyển đổi đột ngột sang làm việc ảo, có nhiều khả năng nhân viên sẽ phải đối mặt với không gian làm việc dưới mức tối ưu (phải chăm sóc con khi nhà trẻ và trường học đóng cửa hoặc làm việc nhà…). Ngay cả trong điều kiện bình thường, nhu cầu gia đình có thể ảnh hưởng đến công việc từ xa và bạn với vai trò nhà quản lý nên biết rằng những phiền nhiễu trên sẽ lớn hơn trong quá trình chuyển đổi công việc không có kế hoạch này.

Cách quản lý nhân viên cấp dưới làm việc từ xa hiệu quả

Nhắc nhở nhân viên bắt đầu buổi sáng như thể họ đang đi làm ở văn phòng

Điều này nghe có vẻ đơn giản, nhưng đối với những người chưa bao giờ làm việc tại nhà trước đây thì đó là một điều quan trọng cần nhớ. Khi nói về làm việc ở nhà, một số người có thể cho rằng nó liên quan đến sự tự do, thoải mái. Tuy nhiên, suy nghĩ này có thể ảnh hưởng lớn đến năng suất khi làm việc tại nhà. Nhân viên của bạn vẫn nên tiếp tục thói quen buổi sáng của họ như thể họ chuẩn bị đến văn phòng. Cho dù điều đó bao gồm ăn sáng, uống cà phê thì đây đều là những thứ sẽ giữ họ vẫn ở gắn liền với thói quen làm việc của mình. Nó cũng sẽ giúp họ có một tâm trí sáng suốt trong quá trình làm việc.

Có những cuộc trò chuyện nhóm hàng ngày vào buổi sáng

Đây là điều đặc biệt quan trọng trong cách quản lý nhân viên cấp dưới khi làm việc tại nhà. Bằng cách có một cuộc trò chuyện hàng ngày trực tuyến vào buổi sáng, nhóm của bạn có thể nói về những gì họ đạt được từ ngày hôm trước, những gì họ muốn đạt được cho trong những ngày tới và bất kỳ khó khăn hoặc mối quan tâm nào cần giải quyết. Bằng cách chia sẻ ý định với nhóm trong ngày, họ sẽ cảm thấy năng suất hơn và sẵn sàng để tiếp tục công việc.

Sử dụng các công cụ quản lý công việc

Cho dù là lên danh sách các việc cần làm trên giấy đơn giản hoăc sử dụng các công cụ quản lý công việc thì đó cũng là cách tuyệt vời để nâng cao tinh thần trách nhiệm và giữ được năng suất khi làm việc tại nhà. Những công cụ này giúp nhân viên của bạn vạch ra một ngày làm việc của họ, đồng thời cũng cho thấy sự minh bạch về những gì họ đang thực hiện.

Cung cấp các phương tiệen giao tiếp khác nhau

Email là không đủ. Nhân viên làm việc từ xa sẽ được hưởng lợi từ việc sử dụng công nghệ như hội nghị truyền hình (video conferencing) – cung cấp cho người tham gia nhiều dấu hiệu trực quan. Hội nghị truyền hình có nhiều lợi thế, đặc biệt đối với các nhóm nhỏ hơn: Nhìn thấy nhau cho phép tăng cường sự hiểu biết về đồng nghiệp và cũng giúp giảm cảm giác bị cô lập giữa các đội. Video cũng đặc biệt hữu ích cho các cuộc hội thoại phức tạp hoặc nhạy cảm, vì nó mang lại cảm giác cá nhân hơn so với giao tiếp bằng văn bản hoặc âm thanh.

Có những trường hợp khác khi sự hợp tác nhanh chóng quan trọng hơn chi tiết trực quan. Đối với những tình huống này, hãy sử dụng các ứng dụng nhắn tin đơn giản được hỗ trợ cho thiếu bị di động.

Nếu công ty của bạn không có sẵn các công cụ công nghệ, có những cách tiết kiệm để có được các phiên bản đơn giản của các công cụ này cho nhóm của bạn, như lắp đặt ngắn hạn. Đừng quên tham khảo ý kiến của bộ phận IT để đảm bảo có mức độ bảo mật dữ liệu phù hợp trước khi sử dụng bất kỳ công cụ nào.  

Đừng quản lý vi mô

Trong cách quản lý nhân viên cấp dưới làm việc từ xa, bạn buộc phải từ bỏ các xu hướng quản lý vi mô. Không nhìn thấy nhân viên của bạn 100% thời gian là điều tốt cho cả người quản lý và nhân viên nhưng có thể ban đầu bạn sẽ không thấy như vậy. Nhân viên làm việc từ xa có nghĩa là bạn phải tin tưởng nhân viên của mình, để họ tự chủ và hoàn thành công việc được giao. Công việc của bạn với tư cách là người quản lý là “dọn đường” để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ tốt nhất.

Nếu bạn là một người quản lý vi mô, bạn có thể làm gì? Điều đầu tiên bạn cần làm là biết tiêu chuẩn của bạn là gì và tại sao chúng quan trọng. Hãy đưa các tiêu chuẩn cụ thể về năng suất, doanh thu, tinh thần cộng tác… đến nhân viên. Miễn là họ có thể hoàn thành sản phẩm và đạt được các mục tiêu của bạn, bạn có thể không cần quan tâm đến cách thức, thời gian và nơi hoàn thành nhiệm vụ.

Nhắc nhở nhóm ưu tiên sức khỏe thể chất của họ

Khi làm việc tại nhà – và đặc biệt là trong thời gian được yêu cầu nên ở nhà – chúng ta có thể dễ dàng bỏ bê sức khỏe thể chất. Trong những lúc như thế này, rất quan trọng để tập luyện thể dục thể thao hàng ngày. Tại sao vậy? Vì nó sẽ kích thích cơ thể sản xuất endorphin giúp giảm cảm giác lo lắng và cải thiện sức khỏe tinh thần tổng thể của nhân viên trong thời gian căng thẳng như thế này. Một số cách bạn có thể khuyến khích nhóm của mình ưu tiên sức khỏe của họ bao gồm:

·      Uống ít nhất 2 lít nước mỗi ngày

·      Tập thể dục ít nhất 30 phút/ngày. Có thể là các bài tập thể hình hoặc yoga tại nhà. 

·      Tập trung vào chế độ ăn uống lành mạnh

Bạn có thể dễ dàng gửi lời nhắc này qua email hoặc các công cụ giao tiếp mà nhóm đã thống nhất sử dụng.

Một cuộc khủng hoảng có thể tạo ra hoặc phá vỡ một doanh nghiệp nhưng sự chuẩn bị tốt có thể mang lại những điều tốt nhất cho các nhà quản lý, nhân viên và giúp doanh nghiệp trở nên mạnh mẽ hơn để vượt qua bất kỳ làn sóng nào. Hi vọng với những chia sẻ về cách quản lý nhân viên cấp dưới khi làm việc ở nhà trên đây, bạn sẽ có được sự chuẩn bị thật kỹ lưỡng và mang lại kết quả cao nhất.

Pha Lê