Hoàn thành công việc đúng hạn là điều mà mọi người đều e ngại. Từ “deadline” tạo cảm giác lo lắng, căng thẳng nhưng là một trong những yếu tố quan trọng nhất góp phần giúp nhóm của bạn thực hiện thành công bất kỳ nhiệm vụ nào.

Tại sao thời hạn hoàn thành công việc lại quan trọng?

Thời hạn đặt ra kỳ vọng

Khi một công việc hoặc dự án được đặt thời hạn, điều đó có nghĩa là nó được dự kiến ​​sẽ hoàn thành vào thời điểm đó. Thời hạn đưa ra kỳ vọng rõ ràng về những gì mong muốn đạt được và khi nào sẽ nhận được kết quả. Điều này giúp nhân viên kiểm soát công việc hiệu quả, tránh bị nhầm lẫn.

Thời hạn thúc đẩy việc hoàn thành

Một trong những chức năng quan trọng khác của việc đặt ra thời hạn là mang lại cho nhân viên cảm giác cấp bách. Không biết khi nào nên hoàn thành công việc, họ sẽ không thể biết khi nào cần làm việc gì.

Và khi không có gì khẩn cấp, nhân viên sẽ gác lại mọi việc. Họ sẽ trì hoãn. Nếu không có cảm giác cấp bách thì không có mục tiêu nào có thể đạt được. Trên thực tế, mục tiêu không có thời hạn hoàn toàn không phải là mục tiêu. Nó chỉ đơn thuần chỉ là một điều ước.

Thời hạn làm cho guồng công việc trôi chảy hơn

Nếu thời hạn được đặt ra cho các nhiệm vụ, nhóm của bạn sẽ dễ dàng sắp xếp công việc hơn. Họ có nhiều khả năng ưu tiên thực hiện các nhiệm vụ có thời hạn sớm hơn và hoàn thành các nhiệm vụ có thời hạn muộn hơn sau đó. Nói cách khác, thời hạn là một công cụ tổ chức tuyệt vời.

“Thời hạn thể hiện tính kỷ luật và nếu cấp bách, hoàn thành công việc đúng hạn là điều bắt buộc thay vì lựa chọn.”

Làm gì để nhân viên luôn tôn trọng thời hạn?

Không hoàn thành công việc đúng hạn có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Ở mức độ cá nhân, nó làm tổn hại đến uy tín và triển vọng nghề nghiệp của bạn, đặc biệt nếu nó xảy ra nhiều hơn một lần. Xa hơn nữa, việc bỏ lỡ thời hạn sẽ ảnh hưởng đến uy tín của công ty và có thể gây ra những tác động nghiêm trọng về tài chính nếu sự chậm trễ vi phạm các điều khoản trong hợp đồng.

Đảm bảo rằng thời hạn được tuân thủ là một trong những thách thức lớn nhất đối với các nhà quản lý, phần lớn là do mặc dù có thể hỗ trợ nhóm của mình theo cả trăm cách, nhưng bạn không thể làm công việc của nhân viên và không có thời gian để ngồi cả ngày quan sát mọi người nhằm đảm bảo rằng họ sẽ hoàn thành công việc đúng hạn.

Nếu lo ngại nhân viên bỏ lỡ thời hạn, bạn cần sử dụng các chiến lược để thúc đẩy họ hành động ngay từ đầu.

Đặt ra thời hạn và truyền đạt rõ ràng

Bước đầu tiên là đặt ra thời hạn mà nhân viên không chỉ hiểu mà còn tham gia vào việc thiết lập. Điều này có nghĩa rằng khi đưa ra nhiệm vụ, hãy luôn hỏi nhân viên “Bạn nghĩ sẽ hoàn thành việc này trong bao lâu?”. Cách tiếp cận này giúp nhân viên có cơ hội suy nghĩ về những gì cần phải làm và thời gian hợp lý để thực hiện.

Khi tham gia vào việc quyết định khi nào nhiệm vụ có thể hoàn thành, nhân viên sẽ có trách nhiệm hơn đối với sự thành công hay thất bại của công việc, quan tâm nhiều hơn đến chất lượng cuối cùng thay vì vội vàng làm cho xong. Tất nhiên, điều này cũng tránh được việc đưa ra thời hạn không thực tế.

Giải thích tại sao thời hạn là quan trọng

Hãy giải thích những kết quả và ảnh hưởng tiêu cực đến toàn bộ dự án và nhóm nếu thời hạn không được đáp ứng. Trong hầu hết các trường hợp, “nỗi sợ” này có sức mạnh thúc đẩy rất lớn. Tuy nhiên, hãy cẩn thận vì quá nhiều mối đe dọa có thể dẫn đến tinh thần giảm sút. Hãy chắc chắn rằng bạn chỉ nhấn mạnh các kết quả tiêu cực thực sự và không đe dọa nhân viên một cách không cần thiết.

Theo dõi và hỗ trợ

Một sai lầm mà nhiều nhà quản lý mắc phải là không theo sát nhân viên sau khi đặt ra thời hạn. Người quản lý có trách nhiệm kiểm tra nhân viên. Mục đích không phải là quản lý vi mô mà để đảm bảo rằng họ có đủ nguồn lực cần thiết và giúp xác định các khó khăn ngăn cản họ hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.

Thông thường, khả năng hoàn thành mục tiêu hoặc công việc của một nhân viên sẽ phụ thuộc vào các đồng nghiệp hoặc bộ phận khác. Chẳng hạn như nhân viên có nhiệm vụ thực hiện báo cáo về chi phí cung ứng nhưng bộ phận kế toán không cung cấp cho họ thông tin cần thiết. Điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn yêu cầu.

Thế nên, hãy là người hỗ trợ nhân viên – người phải đương đầu với những rào cản mà chỉ người quản lý mới có thể điều hướng được.

Tránh thay đổi thường xuyên

Thật tuyệt khi bạn có được những cải tiến và giải pháp mới. Tuy nhiên, các yêu cầu thay đổi thường xuyên sẽ dẫn đến sự chậm trễ, vì ngay cả một việc nhỏ cũng có thể mất nhiều thời gian thực hiện, thậm chí dẫn đến việc thay đổi toàn bộ nhiệm vụ trước đó. Vì vậy, cần cân nhắc kỹ khi quyết định thay đổi vì một ý tưởng nảy sinh bất ngờ.

Khuyến khích và động viên

Nhiệm vụ càng phức tạp thì càng cần nhiều thời gian để thực hiện. Khi mới bắt đầu, nhóm có thể tràn đầy nhiệt huyết nhưng theo thời gian động lực đó có xu hướng giảm xuống theo nhiều cách. Đây là lúc cần khuyến khích để duy trì sự háo hức, từ đó hoàn thành đúng thời hạn. Đôi khi một lời khen “Làm tốt lắm” cũng giúp nhân viên cảm thấy như họ đang đầu tư thời gian và năng lượng của mình vào một việc có giá trị.

Quản lý bằng cách làm gương

Có một thực tế là các nhà quản lý luôn là người tạo ra cảm hứng. Nếu họ bỏ lỡ thời hạn hoặc không chịu trách nhiệm cho việc trễ “deadline”, nhân viên sẽ nhận thấy và có nhiều khả năng hành động tương tự. Vì vậy, trước khi mong đợi nhóm của bạn hoàn thành công việc đúng hạn, hãy chắc chắn rằng bạn đang tôn trọng họ bằng cách luôn đáp ứng đúng yêu cầu về thời gian.

Pha Lê