Nói về quản lý, phần lớn người vừa lên chức đều nghĩ rằng công việc này rất đơn giản: tạo ra kết quả bằng bất cứ giá nào. Thời gian trôi qua, kết quả tốt hơn một chút và cứ như thế là sếp và nhân viên có thể sống hạnh phúc. Nhưng thực tế thì quản lý phức tạp hơn nhiều. Thay vì chỉ giao việc và dọa phạt thì họ cần trò chuyện cùng nhân viên, tìm hiểu những gì nhân viên mong muốn và cố gắng hết sức để đáp ứng điều đó nhằm tăng hiệu suất công việc. Đồng thời, một thế hệ nhân viên mới đang bước vào thị trường lao động, tìm kiếm cơ hội học hỏi, trưởng thành và phát triển. Các nhà quản lý cũng dần thích nghi với những nhu cầu này bằng các kỹ năng trí tuệ cảm xúc, lắng nghe tích cực…

Vừa được lên chức, bạn đang cảm thấy choáng ngợp với những điều “rối rắm” này và muốn tìm kiếm lời khuyên về cách quản lý hiệu quả? Theo kinh nghiệm của tôi, một trong những cách tốt nhất là học hỏi từ kinh nghiệm của người đã từng ở vị trí như bạn, là chuyên gia trong lĩnh vực của bạn và có chỗ đứng nhất định. Cùng đọc tiếp để xem các “chiến binh kỳ cựu” sau đây chia sẻ điều gì nhé.

Lời khuyên thiết thực dành cho người vừa lên chức quản lý

Có mục tiêu rõ ràng để theo đuổi và lên kế hoạch hành động cụ thể – Duy Linh, Sales Manager.

Dù mới lên chức hay có kinh nghiệm lâu năm, tôi nghĩ bạn cần nhận thức được rằng: Để một nhóm làm việc hiệu quả, các thành viên cần nắm rõ 2 điều.

Thứ nhất là mục tiêu cụ thể. Khi còn là nhân viên, bạn có nhớ mình đã bao lần ngẩn ngơ, bần thần rồi nhanh chóng quên lãng những mục tiêu chung chung không kém phần mông lung như Chúng ta phải trở thành công ty mạnh nhất hay Thương hiệu công ty phải được biết đến nhiều nhất trong ngành… Rõ ràng một mục tiêu mơ hồ hay quá to tát sẽ nghiền nát ý chí và động lực của nhân viên bởi họ không biết mình có đang tiến lên trong việc đạt được đích đến hay không. Đừng đi vào vết xe đổ! Hãy đặt mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như Tăng gấp đôi doanh thu trong năm 2023. Bằng cách này nhân viên sẽ biết ngay mình cần đi đâu về đâu và dồn hết sức lực vào đó. Thế nên chẳng có gì khó hiểu khi nói rằng đưa ra mục tiêu cụ thể giúp khả năng hoàn thành các mục tiêu cao gấp 3 lần.

Dĩ nhiên để đạt kết quả đó thì không thể thiếu điều thứ hai, đó là cụ thể hóa những việc cần làm. Chính xác thì ai sẽ làm việc gì, kỳ vọng của mỗi việc đó ra sao, khi nào là hạn cuối, thậm chí nhiệm vụ của từng người có liên quan thế nào. Ví dụ như: X tạo ra các nội dung SEO thu hút 1.000 lượt truy cập web mỗi tuần. Sau đó, Y sẽ chuyển đổi 10% số lượt truy cập đó thành người đăng ký.

Có mục tiêu rõ ràng và đường đi nước bước cụ thể sẽ tạo nên một nhóm có định hướng, nhân viên có động lực hơn và gắn bó với công việc họ làm, điều này mang đến năng suất tốt hơn cho bản thân họ, cho đội nhóm và cả doanh nghiệp.

“Được lên chức là thành tựu lớn nhưng đó mới chỉ là khởi đầu. Bởi vì bây giờ bạn cần tìm ra cách để trở thành một nhà quản lý thành công, truyền cảm hứng và có động lực.”

Hãy là một cố vấn, đừng là một vị cứu tinh– Thành Hiếu, HR Manager.

Với quyết tâm chứng tỏ mình là người hữu ích và đáng tin cậy, nhiều quản lý trẻ thường rơi vào cái bẫy trở thành những người sửa lỗi kinh niên. Khi các thành viên trong nhóm yêu cầu giúp đỡ, họ sẽ trực tiếp đảm nhận nhiệm vụ hoặc xử lý vấn đề hơn là hướng dẫn tìm ra giải pháp.

Xin hỏi thật, làm như vậy bạn có thấy mệt mỏi không? Không chỉ mệt mà có khi còn cáu gắt ấy chứ vì phải ôm đồm quá nhiều thứ vào người. Chưa kể nhân viên sẽ không bao giờ phát triển các kỹ năng cần thiết vì vẫn mãi phụ thuộc vào bạn. Suốt ngày cứ đi dập lửa như thế sớm muộn gì bạn cũng sẽ kiệt sức.

Thay vì nhanh chóng bật chế độ cứu tinh, hãy cùng nhân viên thảo luận về vấn đề và đưa ra đề xuất, gợi ý để họ tự giải quyết. Khi nhóm bắt đầu tự suy nghĩ, bạn có nhiều giây phút thảnh thơi để tìm kiếm những cách thức mới giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn và từng thành viên trong nhóm cũng ngày càng tiến bộ hơn.

Kỹ năng tuyệt vời nhất mà bạn có là sự đồng cảm – Kim Thy, Account Director.

Mình cảm thấy rất khó hiểu khi cho đến giờ đồng cảm vẫn là một kỹ năng quản lý bị đánh giá rất thấp. Cùng với lịch sự, khiêm tốn, đồng cảm được cho là quan trọng đối với đời sống cá nhân chứ không phải nghề nghiệp và càng không dành cho quản lý. Ngoài số liệu thống kê, cá nhân mình có thể đảm bảo rằng đồng cảm có liên quan tích cực đến hiệu suất công việc. Nếu người quản lý không có hoặc có rất ít kỹ năng này, họ có thể đang tác động tiêu cực đến hiệu suất của nhóm.

Mình đã chứng kiến rất nhiều đồng nghiệp lần đầu lên chức quản lý chứng tỏ quyền lực bằng những lời “trung thực một cách tàn nhẫn”. Mình cũng từng thấy nhiều quản lý ra lệnh và mong đợi nhân viên tuân theo lịch trình và phong cách làm việc của họ chứ không phải ngược lại.

Mỗi người có một lý lẽ riêng và những quản lý đó có lí do để hành động như vậy. Mình không nhận xét họ đúng hay sai mà chỉ nói rằng thể hiện sự đồng cảm trong cuộc sống hay ở nơi làm việc đều quan trọng bởi nó có thể bồi đắp những mối quan hệ ngày càng tốt đẹp và bền chặt. Chính nhờ tình cảm khăng khít này mà nhiều nhóm đã đạt được những kết quả tích cực và có thể trụ vững trước những cơn gió lớn.

Tự nguyện là người bảo vệ thời gian của nhóm – Anh Tài, IT Manager.

Giống như tất cả những lời khuyên hữu ích khác, tôi đã học hỏi phương pháp này từ sếp cũ và áp dụng nó vào công việc hàng ngày của mình. Mong rằng nó cũng sẽ giúp ích cho những bạn vừa lên chức quản lý.

Bạn biết đấy, sự xao nhãng nếu không được kiểm soát chẳng khác nào những tảng đá ngáng đường thành công của nhóm và đội IT của tôi luôn đối mặt với nhiều yếu tố gây phân tâm như thế, từ yêu cầu thêm một tính năng mới để hoàn tất giao dịch của phòng sales hay marketing muốn thay đổi kích thước nơi đặt banner… Chỉ một người bị cuốn vào các yêu cầu đó thôi thì cũng đủ để cả nhóm trễ deadline cho các dự án quan trọng khác.

Cũng may là mọi việc đều ổn khi tôi đóng vai trò là bộ lọc, tiếp nhận các yêu cầu đó và phân loại theo tính khẩn cấp. Nếu một vấn đề không quá cấp bách xuất hiện, tôi sẽ sắp xếp để xử lý sau. Như vậy các phòng ban khác hài lòng rằng yêu cầu của họ sẽ được thực hiện còn nhóm thì có thể tập trung mà không bị gián đoạn.

Đừng quá nghiêm túc, hài hước một chút thế giới sẽ khác đi – Gia Bảo, Digital Marketing Manager.

Ngày đầu mới lên chức quản lý sẽ là thời gian đầy căng thẳng cho cả bạn và nhân viên vì mọi thứ vẫn còn quá mới mẻ. Nhưng chỉ có niềm vui lành mạnh mới có thể khiến mọi người làm việc hiệu quả hơn. Đây là lúc để phát huy năng khiếu hài hước của bạn. Chia sẻ một câu chuyện vui hay một video hài hước sẽ giúp xoa dịu căng thẳng và là cách để trấn an nhóm rằng bạn có đủ tự tin, kiểm soát và thời gian để quản lý các tình huống căng thẳng tại nơi làm việc với tư cách một nhà quản lý mới.

Công việc quản lý đòi hỏi một tư duy và bộ kỹ năng khác với việc làm thông thường, và rất ít người thành công ngay từ khi vừa lên chức. Nhưng đừng quá lo lắng. Bằng cách đọc các lời khuyên và học hỏi từ người đi trước, bạn có thể tạo ấn tượng ban đầu mạnh mẽ hơn và nhanh chóng nhận được sự tôn trọng từ lãnh đạo cấp trên lẫn nhân viên cấp dưới.

Huỳnh Trâm