Đại dịch Covid đang khiến công việc từ xa trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Mặc dù làm việc ở nhà mang lại nhiều lợi ích nhưng nó có thể ẩn chứa một số thách thức cho các nhà quản lý.

Những thách thức khi làm việc từ xa trong dịch Covid

Thiếu sự tin tưởng

Một số lượng lớn các nhà quản lý không tin tưởng vào khả năng lãnh đạo từ xa của họ, có quan điểm khá tiêu cực về cách làm việc này và cho rằng nhân viên từ xa có năng suất thấp hơn so với khi làm việc tại văn phòng. Sự thiếu tin tưởng này là một mối đe dọa lớn đối với việc quản lý thành công các nhân viên làm việc từ xa.

Giao tiếp hạn chế

Mặc dù có nhiều công cụ để duy trì kết nối nhưng giao tiếp vẫn là một trở ngại đáng kể đối với các nhà quản lý từ xa.

Trong văn phòng, sự tương tác giữa mọi người đi kèm với những dấu hiệu trực quan giúp bạn hiểu được ranh giới và sở thích giao tiếp của người khác. Tuy nhiên bạn sẽ không có sự thuận tiện này khi làm việc tại nhà. Đó là một trong những thách thức lớn nhất của việc quản lý từ xa, bất kể quy mô của đội nhóm như thế nào. 

Giám sát và theo dõi năng suất

Theo dõi năng suất của các thành viên trong nhóm khi làm việc trong cùng một văn phòng là điều dễ dàng thực hiện. Bạn chỉ cần đứng lên và liên hệ với họ để nhận thông tin cập nhật về các dự án và nhiệm vụ. Tuy nhiên, quản lý từ xa là một tình huống hoàn toàn khác.

Khi làm việc tại nhà, tinh thần trách nhiệm có thể bắt đầu tuột dốc. Một số nhân viên có thể làm việc quá nhiều trong khi những người khác lại làm ít hơn. Do đó, nhiều nhà quản lý đang cố gắng tìm cách để đảm bảo rằng nhóm của họ luôn hoạt động hiệu quả và năng suất.

Là người được giao nhiệm vụ quản lý nhân viên tại nhà, kiệt sức là một yếu tố bạn cũng cần quan tâm. Nếu không thiết lập ranh giới rõ ràng giữa thời gian làm việc và thời gian cá nhân, nhân viên sẽ dễ dàng cảm thấy ngày làm việc của họ không bao giờ kết thúc, dẫn đến sự mệt mỏi và thất vọng.

Những thử thách này đặt ra cho nhà quản lý các câu hỏi như làm thế nào để nhân viên nhiệt tình với công việc, làm thế nào để đạt được năng suất tốt hơn và làm sao để giữ kỉ cương? Dưới đây là 6 mẹo làm việc ở nhà dành cho các nhà quản lý để giúp nhân viên luôn làm việc hiệu quả.

xx“Để lãnh đạo tốt một nhóm từ xa, các nhà quản lý có thể nhận ra rằng họ cần nới lỏng “dây cương” một chút trong khi tìm cách để nhân viên luôn có trách nhiệm với công việc.”xx

Làm rõ kỳ vọng và thời hạn

Các nhân viên không thể thành công nếu họ không hiểu rõ về kỳ vọng của bạn, đặc biệt là khi làm việc từ xa. Ngoài ra, thiết lập thời hạn cho từng nhiệm vụ cũng rất hữu ích. Nhiều người sử dụng các từ chung chung như “càng sớm càng tốt” nhưng điều này không được khuyến khích vì nó không xác định bất kỳ thời hạn nào.

Có tổ chức và linh hoạt

Khi nói đến làm việc với các nhóm từ xa, chìa khóa là linh hoạt thời gian. Mặc dù bắt buộc phải có kế hoạch cụ thể, nhưng bạn nên sẵn sàng điều chỉnh các chiến lược khi cần thiết. Không quan trọng nhân viên của bạn chọn làm việc vào buổi sáng hay buổi chiều, miễn là công việc được hoàn thành và có chất lượng cao.

Theo dõi tiến độ công việc

Hãy yêu cầu nhân viên cung cấp lịch trình làm việc của họ, bao gồm các nhiệm vụ cụ thể và thời hạn dự kiến hoàn thành. Điều này sẽ “xoa dịu” nỗi sợ hãi của bạn về năng suất làm việc của nhân viên đồng thời họ cũng có hướng dẫn chi tiết để thực hiện vai trò. Hãy nhớ rằng, chỉ vì bạn không thể thấy họ làm việc tại văn phòng, không có nghĩa là công việc không được hoàn thành.

Nhấn mạnh sự giao tiếp

Giao tiếp hiệu quả là điều cần thiết để nhân viên có thể phát triển trong vai trò từ xa, đặc biệt nếu bạn muốn nhóm hoạt động trơn tru và hiệu quả. Nói một cách đơn giản, đó là chìa khóa để chống lại sự cô lập xã hội, sự xao nhãng và thiếu sự giám sát trực tiếp.

Hãy xem xét các công cụ giao tiếp phù hợp nhất với văn hóa của nhóm. Đó có thể là email, tin nhắn, điện thoại, trò chuyện qua video hoặc kênh mạng nội bộ. Phương pháp tốt nhất là hỏi nhân viên xem họ muốn được quản lý như thế nào khi làm việc từ xa. Bằng cách đó, bạn có thể nắm bắt thông tin về những gì mỗi nhân viên cần để đạt được năng suất tốt nhất.

Xây dựng kết nối và luôn có mặt khi cần

Nhiều nhân viên cảm thấy bị cô lập và mất phương hướng khi làm việc tại nhà. Đó là lý do tại sao việc xây dựng kết nối với nhân viên là rất quan trọng. Hãy chia sẻ các phản hồi tích cực, trò chuyện vui vẻ hoặc làm bất cứ điều gì giúp duy trì cảm giác bình thường để nhắc nhở mọi người rằng họ không phải làm việc trên hoang đảo.

Bên cạnh đó, bạn cũng nên có mặt thường xuyên trên các ứng dụng nhắn tin để kịp thời giúp đỡ nhân viên trong các trường hợp khẩn cấp mà họ chưa từng gặp trước đây.

Chống lại sự thôi thúc quản lý vi mô

Và mặc dù điều quan trọng là các nhà quản lý phải đảm bảo năng suất nhưng giám sát quá chặt có thể khiến nhân viên làm việc ở nhà căng thẳng và mệt mỏi. Nếu nhân viên của bạn đang giao tiếp rõ ràng và đáp ứng các mục tiêu cũng như thời hạn, thì còn gì để không tin tưởng họ?

Huỳnh Trâm