Thật tốt biết mấy nếu các thành viên trong nhóm luôn hòa hợp với nhau phải không? Nhưng thực tế lại rất phũ phàng. Bất kỳ nhóm nào khi làm việc cùng nhau cũng sẽ xuất hiện một vài nhân viên không chịu hợp tác do sự khác biệt về tính cách, cách làm việc, quan điểm hay một số yếu tố khác. Bất hòa ở đây không phải là các cuộc cãi vả nhỏ nhặt thông thường mà là mâu thuẫn trong đó hai nhân vật chính xuất hiện ở đâu là mọi người đều nín thở.

Thế nhưng mâu thuẫn không phải lúc nào cũng xấu. Trên thực tế, nó có thể là điều tốt, nếu được giải quyết và xử lý đúng cách. Khi bất hòa được xử lý một cách hiệu quả, những gì bắt đầu như một sự bất đồng có thể dẫn đến các giải pháp sáng tạo, thậm chí là thúc đẩy sự gắn kết giữa các nhân viên. Và điều này cần có sự giúp sức của người quản lý.

“Nhà quản lý cần học cách ứng xử với các nhân viên không chịu hợp tác, nếu không điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhóm và thành công của công ty.”

Quản lý cần làm gì khi nhân viên không chịu hợp tác cùng nhau?

Sớm nhìn ra vấn đề và tìm hiểu nguyên nhân

Việc bỏ qua xung đột tại nơi làm việc có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng theo thời gian, từ năng suất giảm đến môi trường làm việc độc hại. “Là người quản lý, bạn có trách nhiệm hành động ngay lập tức khi nhận thấy các dấu hiệu căng thẳng. Can thiệp sớm gửi đi thông điệp rằng sự hòa hợp tại nơi làm việc là ưu tiên hàng đầu và các vấn đề sẽ được giải quyết nghiêm túc”, anh Đào Minh Luân, Giám đốc Nhân sự chia sẻ.

Theo anh Luân, điều này có nghĩa là cần có cuộc trò chuyện riêng với những cá nhân đang bất đồng để tìm ra nguyên nhân gốc rễ. Mâu thuẫn thường có thể bắt nguồn từ những vấn đề sâu xa hơn những gì có thể nhìn thấy trên bề mặt. Đó có thể là khác biệt về phong cách làm việc, một trong hai thành viên quá khắt khe, thiếu sót trong việc lắng nghe và hiểu lầm ý kiến của nhau… Hiểu được bản chất của vấn đề là điều cần thiết để giải quyết thành công tình huống nhân viên không chịu hợp tác cùng nhau và tránh tình huống tương tự xảy ra trong tương lai.

Khuyến khích nhân viên tự giải quyết

Nếu là những chuyện nhỏ, hãy khuyến khích nhân viên ngồi lại cùng nhau giải quyết mâu thuẫn và tìm được tiếng nói chung. “Trưởng nhóm cần tập cho các thành viên tính tự chủ. Suy cho cùng, bạn chỉ là người giám sát hoặc quản lý, chứ không phải là phụ huynh của họ. Mặt khác, can thiệp vào mọi mâu thuẫn nhỏ sẽ khiến mọi người cảm thấy như bạn đang quản lý họ quá mức và có phần hơi tọc mạch”, anh Minh Luân phân tích và đưa ra lời khuyên: Khi những mâu thuẫn nhỏ dẫn đến bất đồng giữa các nhân viên, hãy nghĩ bạn chỉ là người hướng dẫn, giải thích lý do tại sao tốt nhất là họ nên tự giải quyết tình huống, nhưng hãy cho họ biết rằng bạn luôn sẵn sàng giúp đỡ nếu họ cần. Ví dụ, nếu họ không biết nên nói gì, bạn có thể hướng dẫn họ cách bắt đầu để có cuộc trò chuyện suôn sẻ và hiệu quả.

Bước vào để giúp giải quyết các mâu thuẫn lớn hơn

Khi bất hòa quá lớn khiến người trong cuộc không thể tự giải quyết, bạn sẽ cần phải vào cuộc. Lúc này, hãy bỏ qua mọi lời đồn đại đang lan truyền khắp văn phòng và đừng tin vào bất cứ điều gì bạn nghe được. Hầu hết nhân viên muốn cảm thấy được lắng nghe, vì vậy hãy để mỗi người giải thích câu chuyện của họ.

Nếu bạn cho rằng, cuộc gặp “ba mặt một lời” là hiệu quả nhất thì hãy dành cho mỗi người thời gian không bị gián đoạn để kể câu chuyện của họ. “Dù là gặp gỡ công khai giữa các bên hay gặp riêng từng người thì bạn cũng nên có thái độ trung lập, không đứng về bất cứ bên nào”, anh Minh Luân đưa ra lời khuyên. Lí do là vì điều này chẳng khác nào “thêm dầu vào lửa” và khiến tình hình trở nên tồi tệ hơn. Ngược lại, hãy chú ý lắng nghe, quan sát ngôn ngữ cơ thể của thành viên trong nhóm, ghi chép lại quá trình tương tác và đưa ra quyết định dựa trên bằng chứng thay vì cảm xúc hoặc giả định. Mục tiêu của bạn là làm trung gian hòa giải, chứ không phải phán xét.

Cùng nhau đưa ra giải pháp

Bước tiếp theo sẽ là đưa họ lại với nhau để giải quyết những khác biệt. “Để giúp bầu không khí thoải mái hơn, bạn có thể mở đầu bằng cách cho thấy sự trân trọng nhân viên và mối quan hệ công việc của họ, đặt câu hỏi để giúp họ xem xét tình huống theo góc nhìn của nhau. Sau đó, hãy yêu cầu mỗi người đưa ra ý tưởng về cách giải quyết tình huống và cách tất cả các bên có thể tiến lên phía trước”, anh Minh Luân gợi ý.

Khi tất cả đã đồng ý về hướng giải quyết, hãy chú ý xem có ai giữ im lặng trong quá trình này không, vì đây có thể là dấu hiệu của các vấn đề trong tương lai. Bên cạnh đó, bạn nên gửi cho họ bản tóm tắt bằng văn bản về kế hoạch đã thỏa thuận, có thể là qua email hoặc bản in. Điều này là để tất cả đều nắm rõ về những gì mỗi người đã đồng ý thực hiện và cũng giúp họ có tinh thần trách nhiệm hơn. Hơn nữa, các tài liệu này cũng có lợi cho bạn – bạn sẽ có tài liệu để tham khảo khi mâu thuẫn mới phát sinh.

Anh Minh Luân cũng lưu ý rằng: “Chỉ vì tất cả các bên đã đồng ý về một giải pháp không có nghĩa là công việc của bạn đã hoàn thành. Hãy theo dõi trong vòng một hoặc hai tuần để xem mọi việc diễn ra như thế nào. Điều này chứng tỏ bạn đang đầu tư công sức vào việc giải quyết bất hòa một cách đúng đắn”.

Đào tạo nhân viên cách giao tiếp và kỹ năng giải quyết xung đột cơ bản

Không phải mọi nhân viên đều đến nơi làm việc với các kỹ năng xử lý bất đồng một cách thượng thừa. Một số có thể tránh đối đầu hoàn toàn trong khi những người khác có thể giải quyết bằng thái độ cứng rắn hơn. Nếu có sự bất hòa đáng kể giữa các nhân viên, có lẽ đã đến lúc để họ tham gia các lớp đào tạo giao tiếp và giải quyết vấn đề. “Các kỹ thuật họ học được về cách lắng nghe tích cực, giảm leo thang mâu thuẫn hay đồng cảm sẽ rất hữu ích để giúp họ xoa dịu bất đồng trước khi chúng bùng nổ”, anh Minh Luân khẳng định.

Thực tế là không phải ai cũng thích hoặc hòa hợp với người khác. Ngay cả khi mọi người gắn kết với nhau, thỉnh thoảng tình trạng nhân viên không chịu hợp tác vẫn thỉnh thoảng xảy ra. Bằng cách theo dõi hoạt động của nhóm, bạn có thể hành động nhanh chóng để đảm bảo rằng những mâu thuẫn chỉ dẫn đến những kết quả tích cực như cạnh tranh lành mạnh, cải tiến quy trình, tăng cường khả năng sáng tạo và môi trường làm việc năng suất hơn.

Trang Trần