Khi nói đến các bài viết hoặc sách về lãnh đạo doanh nghiệp, bạn sẽ dễ dàng bắt gặp các chủ đề về bí quyết quản lý, đào tạo, cách truyền cảm hứng cho nhân viên hoặc làm thế nào để thúc đẩy văn hóa lành mạnh… Tuy nhiên, có một yếu tố khá quan trọng nhưng bị đánh giá thấp trong phát triển lãnh đạo, đó chính là kỹ năng viết. Nếu một nhà quản lý có kỹ năng viết tốt, thì điều này có thể thúc đẩy sự tự tin trong đội nhóm, cải thiện quy trình làm việc và cho phép nhân viên kết nối tốt hơn với sứ mệnh và tầm nhìn của công ty.

Mặc dù không ai mong đợi bạn lúc nào cũng phải hoàn hảo, nhưng có một số lỗi khi viết, mà nếu lặp đi lặp lại có thể làm giảm uy tín và mức độ tín nhiệm của bạn. Dưới đây là 5 lỗi viết lách mà các nhà lãnh đạo không bao giờ nên mắc phải, hãy cùng tham khảo nhé.

Không nhấn mạnh những ý quan trọng

Khi viết một văn bản trên giấy hoặc email, cố gắng đừng đặt các ý chính vào vị trí cuối. Bởi điều này có thể gây nhầm lẫn và làm cho nhân viên cảm thấy như bạn đang do dự khi đưa ra quyết định cuối cùng. Hơn nữa, nó còn khiến người đọc mất hứng thú và ngừng đọc. Hãy nhớ rằng, độc giả của bạn là những người bận rộn. Nếu bạn muốn thu hút sự chú ý của họ, tốt nhất là truyền đạt ý chính bạn muốn nói ngay ở câu đầu tiên. Do đó, lần tới khi soạn email, hãy đọc một lần nữa trước khi gửi đến người nhận. Nếu cảm thấy người đọc có thể không nhận ra được trọng điểm trong câu (hoặc đoạn) đầu tiên, hãy sửa lại. Điều này sẽ giúp thông tin của bạn nhận được nhiều sự chú ý hơn và nhờ đó, năng suất làm việc cũng cao hơn.  

Sai chính tả, lỗi đánh máy, viết hoa hoặc chấm câu sai chỗ

Với các công cụ kiểm tra chính tả được cài đặt trong các chương trình xử lý văn bản và rất nhiều từ điển trực tuyến, bạn có thể cho rằng việc sai chính tả là điều khó có thể xảy ra. Tuy nhiên, nó vẫn là một trong những lỗi phổ biến nhất mà người viết hay mắc phải. Khi viết, việc viết đúng chính tả và dùng chính xác dấu câu là đặc điểm nổi bật của một người có khả năng viết.

Việc sử dụng sai ngữ pháp và dấu câu là một phần phản ánh phong cách lãnh đạo của bạn. Nó khiến mọi người nghĩ rằng bạn không đủ cẩn thận để hiệu đính và chỉnh sửa nội dung của mình.

Những câu (đoạn) dài và phức tạp

Các nhân viên dưới quyền của bạn không muốn đọc những đoạn văn dài đến nỗi như thể nó không bao giờ kết thúc. Và nếu đó là cách bạn đang thực hiện thì nhân viên sẽ “tránh” email của bạn vì họ biết điều gì đang chờ đợi họ.

Các câu và từ phức tạp không phải là dấu hiệu của sự thông tuệ. Khách hàng và nhân viên của bạn có rất nhiều việc để giải quyết và họ không có thời gian để “giải mã” những gì bạn đang cố gắng truyền tải.

Do đó, hãy sử dụng các từ và cụm từ đơn giản để truyền đạt thông điệp của bạn. Đồng thời chỉ viết các câu ngắn và bám sát vào trọng tâm. Bên cạnh đó, bạn cũng cần tránh những dấu câu không cần thiết có thể gây nhầm lẫn cho người đọc.

Cấu trúc kém

Cho dù thời hạn cuối cùng để báo cáo hoặc bàn giao dự án của bạn đã đến gần thế nào đi nữa thì cũng nên dành thời gian lên cấu trúc chặt chẽ cho các văn bản của bạn. Nếu bạn viết mà không có cấu trúc phù hợp thì sẽ dẫn đến một văn bản dài dòng, lộn xộn, không truyền tải chính xác thông điệp muốn nói. Với một “dàn bài” phù hợp, bạn có thể quyết định thông tin nào là quan trọng, đâu là điều mong muốn, đâu là điều ít liên quan và sắp xếp các điểm theo thứ tự ưu tiên này. 

Sử dụng nhiều câu bị động

Tránh sử dụng các câu bị động bằng cách loại bỏ các từ như mong muốn, giá rằng, có thể hoặc “Đề xuất đã được lãnh đạo xem xét”… bởi điều này thường cho thấy bạn có vẻ yếu đuối và thiếu quyết đoán. Sử dụng các câu chủ động sẽ khiến bạn trông tự tin và tích cực hơn.

Một văn bản kém chất lượng có thể gây khó chịu cho nhân viên và khách hàng, không truyền cảm hứng cho mọi người hoặc làm tổn hại đến danh tiếng của công ty. Trái lại, một văn bản được viết một cách lịch sự, cẩn thận sẽ là một công cụ kinh doanh thiết yếu. Nó có thể giúp bạn giành được hợp đồng mới và phát triển thương hiệu, đồng thời truyền cảm hứng cho sự tự tin của nhân viên. Nếu bạn khắc phục được những lỗi này trong văn bản của mình, bạn sẽ tăng cường được kỹ năng viết và sớm đạt được các hiệu quả kể trên.

Huỳnh Trâm