Hỗ trợ nhân viên đang bị “quá tải” hoặc căng thẳng là một phần quan trọng trong công việc của người quản lý. Căng thẳng trong công việc có thể do nhiều yếu tố như thay đổi nơi làm việc, “quá tải” và các vấn đề giao tiếp cũng như các vấn đề cá nhân…

Dù nguyên nhân là gì, quá tải và căng thẳng đều gây tác động tiêu cực đến tinh thần của nhân viên, làm giảm năng suất, gây ra tai nạn và ảnh hưởng đến doanh thu của công ty. Do đó, khi phát hiện ra các dấu hiệu căng thẳng và “quá tải” ở nhân viên, bạn cần hỗ trợ họ vượt qua bằng các cách cụ thể sau đây.

Cho thấy bạn luôn sẵn sàng giúp đỡ khi tương tác với nhân viên

Tăng cường liên lạc với cấp dưới và hỏi họ đang cảm thấy thế nào, liệu rằng họ có cần hỗ trợ gì không hoặc làm thế nào bạn có thể hỗ trợ họ. Khi một nhân viên đã trình bày nguyên nhân khiến họ căng thẳng, hãy chắc chắn rằng bạn có hành động giúp đỡ cụ thể để họ cảm thấy được hỗ trợ thực sự chứ không phải chỉ là những lời hứa suông.

Giúp nhân viên ưu tiên công việc của họ

Nếu có thể, hãy loại bỏ bớt các nhiệm vụ không quá quan trọng và cấp thiết để nhân viên có thể tập trung hơn vào các công việc mang lại giá trị cao nhất hoặc kéo giãn một deadline quá nghiêm ngặt. Bên cạnh đó, đừng quên cung cấp các tài nguyên hoặc công nghệ mới hơn để nhân viên có thể đạt được kết quả cần thiết, đồng thời khuyến khích nhân viên trao đổi với bạn nếu họ có thắc mắc về thời hạn hoặc cách ưu tiên các nhiệm vụ.

Giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và đưa ra các kỳ vọng rõ ràng

Thiếu thông tin hoặc không chắc chắn về vai trò, mục tiêu, nhiệm vụ hoặc trách nhiệm thường là nguyên nhân gây căng thẳng cho nhân viên tại nơi làm việc. Do đó, bạn cần đưa ra phản hồi dựa trên những kỳ vọng ban đầu để nhân viên biết họ đang thể hiện như thế nào và cần cải thiện điều gì.

Chắc chắn rằng nhân viên có các nguồn lực họ cần để thực hiện công việc

Nghiên cứu cho thấy rằng những nhân viên cảm thấy được hỗ trợ đầy đủ bởi tổ chức sẽ ít cảm thấy bị “quá tải” và sẵn sàng nỗ lực nhiều hơn. Nhân viên đã nhận được sự hướng dẫn kỹ càng và hỗ trợ từ bạn trong khi thực hiện các nhiệm vụ không? Họ có biết đi đâu hoặc gặp ai để có được sự hỗ trợ thêm? Nhân viên có được đào tạo đầy đủ về các kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc? Có sẵn một đội ngũ hậu thuẫn mạnh mẽ sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của họ? Chẳng hạn, nếu nhân viên có xu hướng không hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn bởi thiếu sự hợp tác của bộ phận liên quan, bạn cần can thiệp để họ có được sự hợp tác mà họ mong muốn.

Linh hoạt điều chỉnh nhiệm vụ giữa các nhân viên

Nếu nhân viên đang “vật lộn” với một nhiệm vụ cụ thể mà bạn nghĩ ai khác có thể thực hiện dễ dàng hơn, hãy linh hoạt điều chỉnh. Điều này sẽ giúp giảm căng thẳng đáng kể cho nhân viên và cũng có thể mang lại kết quả tốt hơn. Mỗi nhân viên có các thế mạnh khác nhau và nếu bạn sử dụng chúng đúng cách sẽ khiến tất cả nhân viên đều cảm thấy hài lòng.

Khuyến khích nhân viên nghỉ ngơi

Nếu một nhân viên nào đó đã trải qua một chuyến công tác dài ngày hoặc đã thức nhiều đêm để hoàn thành dự án kịp thời, hãy cho họ một khoảng thời gian nghỉ ngơi cần thiết. Chắc rằng bạn không muốn một nhân viên chăm chỉ của mình trở nên kiệt sức và kém năng suất dần theo thời gian phải không?

Làm cho nhân viên cảm thấy được đánh giá cao

Hãy dành thời gian để lắng nghe những gì xảy ra với nhân viên và hãy nhớ giá trị của việc nói lời cảm ơn vì sự hợp tác nhiệt tình của họ. Bạn có thể bày tỏ lòng biết ơn theo nhiều cách, qua email cá nhân hoặc email nhóm, trong bản tin của bộ phận và tất nhiên là trực tiếp trước mặt các thành viên khác. Điều này sẽ giúp họ tự tin hơn và sẵn sàng đối mặt với các thách thức đang chờ đợi phía trước.

Trong thời đại ngày nay, mọi người dường như quá tải và quá bận rộn. Khi bạn nhận ra, hỗ trợ và tôn trọng những nhân viên tận tụy nhất khi họ gặp khó khăn trong công việc, công ty của bạn sẽ không chỉ giữ chân được họ mà còn gặt hái những phần thưởng từ sự gắn kết của nhân viên hiệu quả. Ngoài những cách đã chia sẻ ở trên, bạn có thể làm gì để giảm căng thẳng cho nhân viên của bạn? Hãy chia sẻ cùng CareerLink nhé.

Huỳnh Trâm