Việc thường xuyên hỏi thăm nhân viên là một phần thiết yếu của việc nâng cao năng suất làm việc. Tuy nhiên, bạn phải vượt ra ngoài câu hỏi thường lệ “Mọi việc thế nào rồi?”. Những câu hỏi bạn đặt ra phải mang tính thông tin, có liên quan và bạn cần đặt chúng theo cách giúp bạn xây dựng mối quan hệ với nhân viên, thúc đẩy sự hiểu biết, truyền cảm hứng và tạo động lực để nhóm tiến lên.

Bằng cách đặt những câu hỏi chu đáo, bạn cho thấy bạn thực sự quan tâm đến cảm xúc và những gì họ đang phải đối mặt. Thêm vào đó, bạn sẽ đồng thời có được cái nhìn sâu sắc giúp nhóm cải thiện năng suất, tinh thần và thành công hơn. Hãy cùng chị Ngô Ánh Minh khám phá đó là những câu hỏi nào cũng như lý do tại sao chúng lại quan trọng đối với việc quản lý hiệu quả nhé.

5 điều nên thường hỏi nhân viên để nâng cao năng suất làm việc

Những câu hỏi nên hỏi nhân viên thường xuyên để nâng cao năng suất làm việc trong năm mới

“Khi thường xuyên đặt câu hỏi cho nhân viên, bạn có thể chủ động phát hiện ra các vấn đề trước khi chúng xảy ra, giúp nhân viên phát triển hơn và nâng cao năng suất làm việc hiệu quả.”

Có sự hỗ trợ nào mà bạn cần từ tôi nhưng hiện tại bạn chưa nhận được không?

Khi hỏi điều này, bạn thừa nhận rằng việc có đúng công cụ và nguồn lực là rất quan trọng để các thành viên làm việc tốt nhất. Câu hỏi này cho thấy bạn cởi mở với phản hồi và cam kết phát triển bản thân trong vai trò lãnh đạo của mình đồng thời giúp phát hiện ra những nhu cầu chưa được đáp ứng có thể cản trở năng suất hoặc sự hài lòng của nhân viên. “Đây là cách đơn giản để đảm bảo giải quyết được những sự thất vọng có thể xảy ra và nhóm của bạn được trang bị tốt để thành công”, chị Ánh Minh giải thích.

Đặt câu hỏi này cũng thể hiện sự sẵn sàng điều chỉnh phong cách quản lý của mình theo nhu cầu của nhóm. Nó định vị bạn không chỉ là một cấp trên mà còn là người hỗ trợ các thành viên trong nhóm, thúc đẩy môi trường tôn trọng lẫn nhau và hợp tác. Theo chị Ánh Minh thì “Khi các thành viên trong nhóm thấy rằng bạn sẵn sàng đầu tư để hỗ trợ công việc của họ, đáp ứng nhu cầu của họ, điều đó có thể thúc đẩy đáng kể tinh thần và nuôi dưỡng cảm giác được hỗ trợ và thấu hiểu trong doanh nghiệp”.

Bạn thấy điều gì mà tôi không thấy?

Khi bạn chuyển sang quản lý, bạn bắt đầu rời xa các công việc cụ thể hàng ngày. Bạn có thể ít tiếp xúc với khách hàng hoặc ít tham gia hơn vào việc tạo nội dung, thiết kế, quảng cáo hay sản xuất sản phẩm mà sẽ tập trung vào chiến lược và ủy quyền cho cấp dưới. Điều đó có nghĩa là bạn không còn nhìn thấy những điều tích cực và tiêu cực đang diễn ra ở tuyến đầu của công ty.

Phản hồi này rất có giá trị vì nó cung cấp các thông tin cảnh báo sớm cho những thứ có thể mất nhiều thời gian để nhận ra như mất doanh số, trả lại hàng hoặc tỉ lệ nghỉ việc. Ngoài ra, các quyết định chiến lược mà người quản lý đưa ra có thể có những hậu quả không mong muốn. “Trong quá trình thực thi các quyết định sẽ có nhiều chuyện phát sinh mà bạn chưa lường trước được. Bằng cách hỏi điều này, bạn sẽ nhận thức được các vấn đề có thể xảy ra và chuẩn bị đối phó tốt hơn để nâng cao năng suất làm việc”, chị Ánh Minh phân tích.

Bạn cảm thấy kỹ năng và tài năng của mình được sử dụng tốt như thế nào?

“Câu hỏi này đi thẳng vào trọng tâm của sự hài lòng trong công việc và sự gắn kết của nhân viên. Khi các thành viên trong nhóm cảm thấy rằng các kỹ năng và tài năng của họ đang được sử dụng tốt, họ có nhiều khả năng được thúc đẩy và cam kết với công việc của mình”, chị Ánh Minh nhận định.

Ngoài ra, điều này có thể giúp xác định các khía cạnh mà các thành viên trong nhóm có thể đóng góp đáng kể hơn. Nó cũng có thể khám phá ra các kỹ năng tiềm ẩn chưa được khai thác, tạo cơ hội cho sự đổi mới và cải thiện trong nhóm. Việc sắp xếp các vai trò và nhiệm vụ theo thế mạnh của từng cá nhân không chỉ mang lại kết quả tốt hơn mà còn góp phần tạo nên môi trường làm việc năng động và trọn vẹn hơn.

Chúng ta có thể làm gì để cải thiện sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình của mình?

Theo chị Ánh Minh, đặt câu hỏi này rất quan trọng để có được phản hồi về sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty bạn. “Nhân viên có thể là nguồn ý tưởng tuyệt vời. Thế nhưng một vài trong số họ cảm thấy không thoải mái khi chia sẻ ý tưởng của mình khi không có cơ hội rõ ràng. Bạn có thể ngạc nhiên trước những hiểu biết sâu sắc trong câu trả lời của họ”, chị Ánh Minh nhận định.

Bên cạnh đó, câu hỏi này cũng là một cách tuyệt vời để giúp nhóm của bạn cảm thấy được trao quyền để khám phá những ý tưởng sáng tạo và được lên tiếng. Nhờ đó, mối liên kết giữa nhóm và sự thành công của công ty chắc chắn sẽ ngày càng phát triển và mạnh mẽ hơn.

Chị Ánh Minh gợi ý, khi bạn tìm thấy một ý tưởng tuyệt vời trong số phản hồi, hãy chắc chắn cho thành viên nhóm biết suy nghĩ và ý định của bạn. Đó có thể là chia sẻ với cấp cao hơn hoặc kết nối trực tiếp nhân viên với họ. Hãy nhớ rằng, một nhà quản lý giỏi và thành công luôn ghi nhận công lao xứng đáng.

Những nguồn lực nào có thể hữu ích với bạn ngay lúc này?

Sử dụng từ “nguồn lực” mở ra cánh cửa cho nhiều thứ khác nhau, có thể là bàn làm việc lớn hơn, máy tính tốt hơn, nhiều cuộc họp hơn, làm việc từ xa hoặc thậm chí là kỳ nghỉ. Câu hỏi này cung cấp cho bạn thông tin cụ thể, có thể hành động mà bạn có thể sử dụng để giúp thành viên trong nhóm phát triển và cải thiện. Nó cũng cho họ biết bạn đã sẵn sàng làm bất cứ điều gì có thể để hỗ trợ.

“Bạn có thể ngạc nhiên với những câu trả lời bạn nhận được. Đôi khi, những gì bạn nghĩ nhân viên của bạn cần lại khác với những gì họ thực sự cần. Bạn có thể chuẩn bị tuyển thêm người hoặc chi thêm tiền vào một dự án khi nhu cầu thực sự chỉ là một thay đổi nhỏ, không tốn kém. Bạn sẽ không biết những điều đó trừ khi bạn hỏi”, chị Ánh Minh chia sẻ.

Một nhà quản lý giỏi sẽ đặt câu hỏi nhưng một nhà quản lý giỏi hơn sẽ hành động để cải thiện câu trả lời mà họ nhận được. Khi bạn đặt câu hỏi cho nhóm hoặc từng nhân viên của mình, hãy nhớ rằng câu hỏi không kết thúc ở câu trả lời của họ. Hãy chú ý đến các chi tiết quan trọng và theo dõi các diễn biến tiếp theo. Bạn nên thực hiện các bước hiệu quả và cố gắng cải thiện môi trường làm việc cho họ. Sự hài lòng của mỗi nhân viên và thái độ tích cực đối với công việc là sự đảm bảo quan trọng cho chất lượng và thành công của sản phẩm/dịch vụ của bạn đồng thời nâng cao năng suất làm việc cho cả doanh nghiệp.

Huỳnh Trâm