Có bao giờ bạn rơi vào tình huống đã dặn dò nhân viên rất kỹ về những gì cần làm rồi sau đó tá hỏa vì họ đã làm sai mọi thứ? Đưa ra hướng dẫn rõ ràng và dễ hiểu để cấp dưới làm đúng từ đầu đến cuối có lẽ là “kiếp nạn thứ 82” mà nhiều nhà quản lý phải trải qua. Liệu có cách nào để quá trình này diễn ra một cách suôn sẻ?  

Câu trả lời là có.

“Đưa ra hướng dẫn rõ ràng rất quan trọng vì chúng đảm bảo tính đồng nhất, an toàn và hiệu quả trong quy trình làm việc.”

Từ trải nghiệm của mình, tôi xin chia sẻ cách đưa ra hướng dẫn rõ ràng để công việc được hoàn thành như bạn mong muốn!

Đừng giả sử bất cứ điều gì

Điều bắt buộc đầu tiên để đưa ra hướng dẫn là không được cho rằng người nhận tự động biết ý của bạn, từ các chữ viết tắt đến những người cần liên hệ trong các phòng ban. Bạn có nghe người ta hay nói “Giả định là nguồn gốc của mọi sai lầm” không? Chỉ vì bạn “trót yêu” và thích một thuật ngữ nào đó không có nghĩa là nhân viên của bạn cũng biết. Nếu họ biết hoặc không biết nhưng chịu khó hỏi lại để làm rõ thì bạn đã gặp may, chỉ mất vài phút để giải thích chi tiết mà thôi. Nhưng nếu họ giả vờ biết hoặc tự diễn giải theo ý mình thì đúng là “bi kịch”, bạn hãy chuẩn bị tinh thần đối mặt với sự thất vọng đi là vừa. Kịch bản này nghe có vẻ đáng sợ phải không?

Vậy nên đừng giả định bất cứ điều gì, ngoại trừ việc nhân viên của bạn hoàn toàn không biết về vấn đề bạn đang đề cập và cần được hướng dẫn từ A đến Z.

Đi vào trọng tâm, tránh lan man

Tất nhiên, khi đưa ra hướng dẫn, bạn cần đi vào trọng tâm một cách rõ ràng, cụ thể và ngắn gọn, tránh lan man, dài dòng gây khó hiểu. Nghĩ về câu nói của Albert Einstein sẽ giúp bạn lúc này: “Nếu bạn không thể giải thích vấn đề một cách đơn giản nghĩa là bạn chưa hiểu rõ về nó”.

Hãy tìm hiểu ngọn ngành để có thể đưa ra hướng dẫn tường tận đảm bảo tất cả nhân viên đều hiểu được. Thay vì sử dụng các từ ngữ hiếm gặp, biệt ngữ hay những câu phức tạp có nhiều mệnh đề khiến thông tin rối như canh hẹ thì nên đơn giản hóa mọi thứ. Trong trường hợp đưa ra hướng dẫn bằng văn bản, bạn có thể sử dụng các gạch đầu dòng hoặc số thứ tự để giúp thông tin tập trung hơn và dễ dàng được ghi nhớ hơn.

Đưa ra ví dụ minh họa bất cứ khi nào có thể

Và để tăng độ dễ hiểu, tránh nhầm lẫn thì không thể thiếu các ví dụ minh họa trực quan. Điều này sẽ đặc biệt có lợi đối với nhân viên mới vào làm hoặc chưa từng thực hiện nhiệm vụ đó trước đây. Bạn có nhớ các khái niệm, định nghĩa trong toán học luôn đi kèm với các ví dụ không? Hướng dẫn của bạn cũng nên như vậy để thông tin dễ được nắm bắt và giúp hình thành một bức tranh rõ ràng hơn về kết quả bạn muốn nhìn thấy.

Chẳng hạn, nếu bạn cần nhân viên tạo một bảng khảo sát về mức độ hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm mới thì bạn nên gửi cho họ các mẫu khảo sát về các sản phẩm tương tự được sử dụng trước đây để cung cấp cho họ một chút ý tưởng. Với các nhiệm vụ khác, bạn có thể chụp ảnh hoặc quay video các bước thực hiện và đưa vào hướng dẫn. Các yếu tố trực quan như vậy sẽ đảm bảo hướng dẫn được tuân thủ tốt hơn.

Tập trung vào điều cần làm chứ không phải cần tránh

Theo thói quen, khi hướng dẫn điều gì đó chúng ta sẽ nói điều cần làm kèm theo việc cần tránh kiểu như “Nên tập trung vào việc này, đừng có nhầm lẫn sang việc kia nha”. Có một mẹo nhỏ mà tôi muốn chia sẻ ở đây là nên nhấn mạnh những gì cần làm thay vì cần tránh. Nêu bật điều cần làm sẽ giúp nhân viên định hình được mục tiêu và họ có nhiều khả năng thực hiện đúng hướng dẫn hơn. Trái lại, nếu nhắc đến quá nhiều việc không nên, họ có thể chỉ lo tránh mà quên mất mục tiêu cần đạt được. 

Đưa ra nhiều lựa chọn thay thế

Để đưa ra hướng dẫn rõ ràng và hiệu quả hơn, bạn có thể linh hoạt đưa ra nhiều lựa chọn thay thế phòng ngừa phương án của bạn không khả thi trong vài trường hợp, ví dụ như “Em xem sắp xếp cuộc họp vào ngày 20/6 với anh A và chị B của phòng Tài chính. Nếu họ bận vào ngày đó thì chiều ngày 22/6 cũng được”. Bằng cách đưa ra các lựa chọn thay thế từ trước, bạn đang giúp nhân viên hoàn thành công việc một cách suôn sẻ và bạn cũng sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian.

Thử nghĩ xem, nếu không đưa ra phương án dự phòng, cứ 5 phút 1 lần bạn sẽ nghe tiếng gõ cửa cùng câu hỏi “Dạ anh ơi, giờ đó anh A bận tiếp khách hàng, phải làm sao bây giờ?” hay “Anh ơi, chị B hỏi là có chuyển giờ họp sang ngày khác được không?”, bạn có phát quạu lên không? Cái hay khi giao việc cho người khác là để bạn có nhiều thời gian tập trung vào nhiệm vụ của mình. Nhưng cứ liên tục bị “quấy rối” thế này thì chẳng những không tiết kiệm thời gian mà bạn còn không thể làm được việc gì.

Yêu cầu nhân viên lặp lại những gì đã nghe

Cho dù bạn đã hướng dẫn rõ ràng cách mấy, có lặp lại bao nhiêu lần đi chăng nữa thì một số nhân viên vẫn có thể gặp khó khăn trong việc nắm bắt. Đây là lý do tại sao việc kiểm tra để xem liệu họ có hiểu được hướng dẫn bạn đưa ra hay không là rất quan trọng. Dĩ nhiên là bạn không thể chỉ hỏi vài câu đơn thuần như “Em đã hiểu chưa?” hoặc “Em có vấn đề gì còn thắc mắc không?”. Vì nhiều lí do như sợ bị đánh giá là không có khả năng, nhân viên sẽ ngay lập tức đáp lại rằng “Dạ, em hiểu” hoặc “Em không có gì để hỏi thêm”. Nhưng thực chất họ đang có thắc mắc nhưng lại ngại hỏi. Bởi thế, trước khi nhân viên bắt tay vào thực hiện hướng dẫn, bạn cần yêu cầu họ tóm tắt lại những gì đã được nghe để đảm bảo thông tin là chính xác.

Việc đưa ra các hướng dẫn rõ ràng và hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo an toàn, hiệu quả và năng suất ở bất kỳ nơi làm việc nào. Nếu bạn đang làm tốt điều này thì xin chúc mừng, bạn đang mang lại rất nhiều lợi ích cho cả nhân viên và hoạt động chung của doanh nghiệp đấy. Nếu chưa thực sự thành thạo thì hãy thực hành ngay hôm nay nhé.

Huỳnh Trâm