Cẩu thả, hời hợt là một trong những vấn đề phổ biến nhất tại nơi làm việc, nhưng nhà quản lý thông minh xử lý điều này như thế nào?

Ở các lĩnh vực nghề nghiệp khác nhau, cẩu thả sẽ biểu hiện theo nhiều cách khác nhau bao gồm đóng gói sai đơn đặt hàng, nhập sai địa chỉ giao hàng, thực hiện công việc kế toán không chính xác, các tài liệu đầy lỗi chính tả, không quan tâm đến mục tiêu của đội nhóm hoặc đưa ra những nhận xét khiến khách hàng khó chịu…

Thói quen cẩu thả có thể làm hỏng sự nghiệp của một người, tinh thần của cả đội và thậm chí là thành công của doanh nghiệp. Trong bài viết sau, hãy cùng tìm hiểu lý do tại sao làm việc bất cẩn có thể có hại đến vậy và khám phá những gì bạn có thể làm để giúp nhân viên vượt qua thói quen xấu này.

Nguyên nhân của sự cẩu thả

Nhân viên của bạn cẩu thả vì những lý do khác nhau. Chẳng hạn, họ phải gấp rút hoàn thành công việc do thói quen trì hoãn hoặc quản lý thời gian kém hiệu quả hay họ có thể không nhận ra tầm quan trọng của việc kiểm tra kỹ công việc của mình. Họ có thể vội vàng hoàn thành nhiệm vụ vì họ mong muốn kết thúc nhanh dự án hoặc họ có hoài bão thấp và không quan tâm đến chất lượng công việc. Ngoài ra, cẩu thả cũng là dấu hiệu cho thấy nhân viên không thích nhiệm vụ được giao.

Cẩu thả khác hẳn với hiệu suất kém. Những nhân viên thực hiện công việc không đạt chuẩn có thể thành công trong các nhiệm vụ khác trong khi những người có hiệu suất kém thường sẽ bị tụt lại ở mọi khía cạnh trong vai trò của họ. Chẳng hạn, một nhân viên bán hàng có thể tạo ra các báo cáo cẩu thả vì họ không quan tâm đến nhiệm vụ đó nhưng họ lại rất giỏi trong việc kết nối với người mua và có tỉ lệ chốt đơn hàng thành công khá cao.

Cẩu thả gây ra các tổn hại nào?

Cẩu thả được thể hiện theo nhiều cách khác nhau và nó có thể gây ra rất nhiều vấn đề. Ví dụ như nhân viên bộ phận vận chuyển thường làm việc đa nhiệm, điều đó có nghĩa là đôi khi họ nhập địa chỉ vào cơ sở dữ liệu không chính xác. Kết quả là, công ty giao hàng sai địa điểm, gây tốn kém tiền bạc và gây tổn hại đến uy tín của doanh nghiệp.

Hoặc trong quá trình báo cáo, nhân viên phân tích tài chính thường quên kiểm tra lại các phép tính, không phát hiện các lỗi sai và và sửa chữa kịp thời. Những sai lầm này ảnh hưởng đến toàn bộ báo cáo tài chính và đồng nghiệp của họ có thể mất hàng giờ đồng hồ để chỉnh sửa. Điều này ảnh hưởng đến uy tín cá nhân và làm giảm tinh thần của cả đội…

Có thể nói, làm việc cẩu thả không chỉ gây thiệt cho bản thân mà còn có thể tác động tiêu cực đến tinh thần, mục tiêu và năng suất của tập thể. Làm việc bất cẩn còn gây ra các mối nguy hiểm về sức khỏe hoặc an toàn và ảnh hưởng đến danh tiếng của doanh nghiệp.

Đây là lý do tại sao có một chiến lược quản lý nhân viên cẩu thả là điều cần thiết.

Cách nhà quản lý thông minh ứng xử với nhân viên làm việc cẩu thả

Đánh giá lại quan điểm

Hãy xem xét lại quan điểm của bạn trước khi tiếp cận với nhân viên làm việc cẩu thả. Đó là điều đầu tiên mà nhà quản lý thông minh sẽ làm. Về mặt khách quan, bạn có chắc rằng họ bất cẩn hay kỳ vọng của bạn quá cao? Bạn đã cho họ đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ theo tiêu chuẩn bạn mong đợi chưa? Và họ có hiệu suất kém hay khối lượng công việc của họ quá lớn?

Nếu là người cầu toàn, bạn có thể mong đợi sự hoàn hảo từ nhân viên. Thường thì điều này là hợp lý nhưng đôi khi sẽ không. Hãy học cách khắc phục tính cầu toàn quá mức để không đặt ra những mục tiêu thiếu thực tế cho bản thân và các thành viên trong nhóm.

Tiếp cận nhân viên và tìm ra nguồn gốc vấn đề

Có khả năng nhân viên của bạn đánh giá thấp tầm quan trọng của những sai lầm của họ, hoặc họ thậm chí có thể không nhận thức được rằng mình đang mắc lỗi.

Hãy tiếp cận thành viên trong nhóm của bạn một cách riêng tư và khéo léo, đề cập rằng bạn đã nhận thấy chất lượng công việc của họ giảm sút đồng thời đưa ra một số ví dụ cụ thể và hỏi họ có vấn đề gì đang xảy ra.

Có thể thành viên trong nhóm của bạn không nhận ra mục đích công việc của mình. Khi họ hiểu được ý nghĩa đằng sau những gì họ làm, điều này có thể thúc đẩy họ tiến bộ. Vì vậy, hãy truyền đạt lý do tại sao công việc của họ lại quan trọng và cho họ biết họ sẽ được lợi như thế nào.

Mặt khác, có thể nhân viên của bạn có những lỗ hổng về kiến thức hoặc kỹ năng. Trong trường hợp này, hãy tìm hiểu điều khó khăn nào họ gặp phải ảnh hưởng đến chất lượng công việc hoặc họ nghĩ điều gì gây ra vấn đề này.

Khi thành viên trong nhóm của bạn đang trình bày, hãy sử dụng kỹ năng lắng nghe tích cực để họ biết rằng bạn đang chú ý hoàn toàn. Tính cẩu thả của họ có thể xuất phát từ áp lực bên ngoài hoặc vấn đề cá nhân. Nếu vậy, hãy lắng nghe và làm những gì có thể để giúp họ đi đúng hướng.

Sử dụng checklist và to do list

Khuyến khích thành viên trong nhóm của bạn sử dụng checklist để đảm bảo họ không bỏ lỡ bất kỳ bước nào. Đồng thời yêu cầu họ viết danh sách việc cần làm mỗi ngày để có thể kiểm soát được công việc (điều này đặc biệt hữu ích với người có kỹ năng quản lý thời gian kém). Trong đó, ở đầu mỗi danh sách việc cần làm, họ nên viết ra những gì họ muốn đạt được vào cuối ngày. Điều này có thể khuyến khích họ duy trì động lực và làm công việc của mình một cách triệt để.

Ghép nối họ với người có thành tích cao

Một chiến lược khác mà nhà quản lý thông minh áp dụng là kết hợp nhân viên cẩu thả với một người có thành tích cao, luôn đáp ứng các tiêu chuẩn của bạn về chất lượng và hiệu suất. Bằng cách theo dõi một nhân viên ưu tú trong vài ngày hoặc vài tuần, họ sẽ có thể thấy công việc có chất lượng tốt trông như thế nào và họ sẽ hiểu những lợi ích đi kèm với việc trở thành một nhân viên cẩn thận và chu đáo hơn.

Chỉnh sửa lại mô tả công việc

Nếu thành viên trong nhóm của bạn không tiến bộ nhưng bạn vẫn muốn giữ chân họ, bạn có thể định hình lại vai trò hiện tại của họ hoặc chuyển họ sang một vị trí phù hợp hơn và chuyển những nhiệm vụ chưa đáp ứng được mong đợi sang cho người khác.

Sử dụng các biện pháp kỷ luật nếu cần thiết

Trong một số lĩnh vực, cẩu thả là điều không thể chấp nhận được. Nếu thành viên trong nhóm của bạn tiếp tục làm việc cẩu thả, hãy thực hiện các bước kỷ luật cần thiết. Và, nếu họ vẫn không tiến bộ, điều quan trọng là bạn phải để họ ra đi – một cách công bằng và minh bạch – vì lợi ích của cả nhóm và doanh nghiệp của bạn. Và đó cũng là cách xử lý của bất cứ nhà quản lý thông minh nào.

Huỳnh Trâm