Ngày càng nhiều nhà quản lý và các nhân viên của họ chọn phương pháp làm việc từ xa, để tiết kiệm thời gian di chuyển, chi phí, đồng thời để cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Tuy nhiên, bên cạnh sự tiện lợi, quản lý nhân viên từ xa cũng đi kèm với một loạt các thách thức và vượt qua chúng nên là ưu tiên hàng đầu của các nhà quản lý. Dưới đây là 4 thách thức lớn khi quản lý nhân viên từ xa và cách giải quyết gợi ý mà bạn có thể tham khảo.

Giao tiếp

Giao tiếp là chìa khóa ở bất kỳ môi trường làm việc nào, đặc biệt là một nơi mà hầu hết các tương tác đều diễn ra qua email, các phần mềm nhắn tin hoặc cuộc gọi. Để đảm bảo việc truyền đạt các thông tin được chính xác, bạn cần tuyển dụng người có khả năng giao tiếp tốt, khuyến khích văn hóa giao tiếp và sử dụng các công cụ phù hợp cho công việc.

Tuyển dụng đúng người: Đối với một nhân viên làm việc từ xa thì điều quan trọng là cần xem cách họ giao tiếp thông qua viết và các cuộc gọi. Nói như thế không có nghĩa rằng việc trao đổi trực tiếp không cần thiết. Phỏng vấn là một cách tuyệt vời để tìm hiểu xem ai đó giao tiếp tốt như thế nào. Do đó, hãy cố gắng sắp xếp một cuộc phỏng vấn trực tiếp, nếu có thể.

Thúc đẩy văn hóa giao tiếp: Với tư cách là một nhà quản lý, bạn có trách nhiệm thúc đẩy văn hóa giao tiếp trong toàn tổ chức. Nếu nhân viên của bạn thấy rằng bạn là một người giao tiếp hiệu quả, họ sẽ làm theo thói quen tốt của bạn. Cụ thể, hãy rõ ràng khi giao tiếp, cung cấp các hướng dẫn bằng văn bản về loại thông tin nào sẽ được gửi qua phương tiện nào và cách tương tác được mong đợi giữa các thành viên, tránh sử dụng từ ngữ địa phương nếu bạn có một đội ngũ nhân viên đa dạng về văn hóa, vùng miền. Nếu có thể, hãy tổ chức một hoặc hai buổi gặp gỡ trong một năm để các thành viên có dịp gặp gỡ và tăng cường giao tiếp, xây dựng đội nhóm tốt hơn. Điều này còn giúp nhân viên từ xa có cơ hội tìm hiểu lẫn nhau ngoài vai trò công việc của họ.

Chọn công cụ tốt nhất: Có rất nhiều loại công cụ và phần mềm có thể hỗ trợ giao tiếp cho các nhóm làm việc từ xa và giúp công việc của bạn dễ dàng hơn như Google Hangouts (trò chuyện), Asana (quản lý công việc), Google Meet (họp qua video), lập lịch (Calendly)… Tuy vậy, không phải mọi công cụ đều phù hợp với nhóm của bạn. Cần xem xét dùng thử hoặc giao nhiệm vụ cho ai đó nghiên cứu tất cả các tùy chọn để tìm ra công cụ phù hợp với nhu cầu của bạn nhất. Bên cạnh đó, cũng nên đào tạo nhân viên về các công cụ đã chọn để đảm bảo mọi người đều sử dụng chúng một cách nhất quán và mang lại lợi ích cao nhất.

Theo dõi năng suất

Năng suất thấp là một rủi ro có thể dễ dàng nhận thấy khi nhân viên làm việc bên ngoài một văn phòng truyền thống. Trong một môi trường không có sự giám sát hàng ngày, một số thành viên có thể không sử dụng thời gian của họ một cách khôn ngoan, trong khi đó một vài người khác có nguy cơ bị kiệt sức bởi làm việc quá chăm chỉ.

Do đó điều cần thiết là đặt kỳ vọng cho từng vai trò và kiểm tra thường xuyên để đánh giá tiến độ. Sẽ là không thực tế khi hy vọng tất cả mọi người làm việc với cùng một tốc độ, nhưng bạn nên thiết lập các số liệu và mục tiêu chung về thời gian thực hiện các nhiệm vụ và số lượng công việc mà mỗi người cần hoàn thành trong một ngày, một tuần.

Bên cạnh đó, cũng cần chú ý đến thành viên có năng suất làm việc cao nhất trong đội nhóm bởi đây có thể là những người có nguy cơ làm việc quá sức. Nếu không có ranh giới rõ ràng, họ sẽ khó kết thúc được ngày làm việc, dẫn đến kiệt sức và thậm chí cảm thấy bực bội hướng về phía công ty. Vậy nên, hãy khuyến khích nhân viên của bạn giữ giờ làm việc cân đối và tận dụng thời gian nghỉ phép của họ.

Đồng thời, hãy thường xuyên trò chuyện với từng nhân viên, không chỉ để đảm bảo rằng họ chịu trách nhiệm về hiệu suất công việc mà còn kiểm tra khối lượng công việc và cho họ cơ hội để nói về tiến trình của họ hoặc bất kỳ vấn đề nào họ có thể gặp phải trong công việc.

Vấn đề bảo mật

Có một lực lượng lao động từ xa có thể đòi hỏi bạn cho phép họ truy cập vào các thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Do đó việc tạo các quy định và quy trình để hạn chế quyền truy cập là một bước quan trọng trong việc quản lý một nhóm từ xa.

Tuy nhiên, các thủ tục này không phải lúc nào cũng đủ. Bạn cũng nên tạo và lưu trữ an toàn các bản sao lưu thông tin quan trọng mà nhân viên từ xa có quyền truy cập. Không hiếm trường hợp, các nhân viên không hài lòng với công việc và trước khi rời đi đã tìm cách xóa bỏ các dữ liệu quan trọng. Việc sao lưu các dữ liệu sẽ giúp việc khôi phục dễ dàng hơn mà không làm gián đoạn công việc. 

Sự kết nối giữa các nhân viên

Việc hợp tác hiệu quả giữa các nhân viên có thể giúp tiết kiệm thời gian và tạo ra năng suất làm việc cao hơn. Và để có hiệu quả này, nhân viên từ xa cần có sự kết nối thường xuyên. Thế nhưng đây là một thách thức khác đối với người quản lý. Trong một văn phòng, mọi người có thể hình thành tình bạn tự nhiên do sự gần gũi, nhưng những người làm việc từ xa thường ở trong một căn phòng trống với cửa sổ trò chuyện và ứng dụng quản lý công việc thì việc này khó khăn hơn.

Một trong những giải pháp là khuyến khích nhân viên cộng tác để giải quyết các vấn đề gặp phải và đảm bảo họ hòa hợp với nhau ngay từ khâu tuyển dụng. Nếu một nhân viên đã được tuyển chọn nhưng không cho thấy sự tương tác tốt với nhóm hoặc có thái độ không phù hợp về tổng thể, bạn cần cân nhắc thay thế trước khi họ kéo cả đội đi xuống.

 

Minh Khang