Khi nói chuyện với nhân viên, bạn có bao giờ cảm thấy mình đang nói vào hư vô và dường như không ai lắng nghe bạn? Nếu có thì đó là cảm giác không hề dễ chịu tí nào. Nhưng bạn có biết cụm từ tiếng Anh “It’s not you, it’s me” (trong trường hợp này tạm dịch là Vấn đề không phải ở người nghe mà là do bạn). Có lẽ cách nói chuyện với nhân viên cấp dưới của bạn không thực sự hiệu quả làm cho các thông tin trông thiếu hấp dẫn và không đáng nhớ.

“Là những nhà quản lý, chúng ta phải ý thức về ngôn ngữ mà mình sử dụng. Tất cả tai mắt đều đổ dồn vào chúng ta và việc lựa chọn từ ngữ phù hợp để nói là điều cần được cân nhắc kỹ trong cách nói chuyện với nhân viên cấp dưới.”

Nếu bạn cho rằng từ ngữ mình sử dụng trong giao tiếp đang cản trở khả năng lãnh đạo của bạn thì đây là cách để cải thiện.

Mẹo hay trong cách nói chuyện với nhân viên cấp dưới

Bớt lạm dụng thuật ngữ: Không nhất thiết phải dùng từ ngữ cao siêu mới có thể chứng minh bản thân mình là cao thủ

Ngôn ngữ thường không truyền cảm hứng hay động lực khi nó không lấy người nghe làm trung tâm. Nói cách khác, đừng mặc định rằng nhân viên sẽ hiểu mọi khía cạnh của những gì bạn làm hoặc đang cố gắng truyền đạt, đặc biệt nếu đó là công việc đòi hỏi chuyên môn cao. Đây là chia sẻ của anh Minh Hoàng – Trưởng nhóm Maketing.

Anh kể “Mình từng tham dự một buổi họp có cả thủ kho, IT và Digital Marketing. Đó cũng có thể nói là cuộc họp trớ trêu với cả ba bên. Không nhớ sao được khi sếp thao thao bất tuyệt các vấn đề về Digital Marketing, nào là Google Analytics, Google Adwords, cost per click… thì chị thủ kho lại nghệch mặt ra chả hiểu mô tê gì. Rồi khi sếp nói đến nguyên tắc FIFO, Waybill, C/O, D/O thì Marketing tụi mình và IT lại ngẩn ngơ khó hiểu. Mặc dù buổi họp ấy mất đến gần nửa ngày nhưng kết quả thì bạn biết rồi đấy. Chị thủ kho phải đi hỏi Marketing, IT lại phải hỏi thủ kho cứ loạn cào cào cả lên. Không có gì mệt mỏi hơn việc phải tra Google hay hỏi ai đó để tìm hiểu một từ lạ hoắc lạ huơ nào đó”.

Bạn có phải là vị sếp trong câu chuyện này không? Nếu có thì hãy thử sử dụng từ ngữ “bình dân” hơn, phổ biến hơn để câu chuyện trở nên dễ hiểu đối với người có thể không cùng kinh nghiệm chuyên môn. Trong cách nói chuyện với nhân viên cấp dưới, không nhất thiết phải dùng từ ngữ cao siêu khiến mọi người mơ hồ mới có thể chứng minh bản thân mình là cao thủ. Đó không phải là điều bạn cần hướng đến. Mục đích của các cuộc nói chuyện là để nhân viên hiểu đúng để từ đó làm đúng và không có cách nào tốt hơn là lựa chọn từ ngữ càng đơn giản càng tốt.   

Nói ngắn gọn, súc tích và chính xác giúp người nghe tiếp nhận vấn đề một cách nhanh chóng

Chị Hồng Hạnh – Trưởng nhóm Đào tạo tâm sự: “Một thành viên của nhóm mình có thói quen nói hơi dài dòng khó hiểu. 3 câu của bạn ấy có thể được diễn đạt lại bằng vài từ. Cứ thế, sau mỗi lần bạn ấy phát biểu sẽ luôn có người hỏi lại “Ý em có phải là… không?” còn bạn ấy thì gật đầu lia lịa “Đúng rồi, đúng rồi” ra chiều mừng rỡ lắm. Điều này làm cho nhiều người buồn cười nhưng có người thì khó chịu ra mặt vì quá tốn thời gian”.

Có thể thấy, nói lan man dài dòng luôn là nỗi ám ảnh đối với người nghe, khủng khiếp hơn khi người nói đó lại là sếp. Đáng sợ là vì cách giao tiếp đó không giúp nhân viên nhận được thông tin chính xác, họ sẽ tự suy diễn rồi lại làm sai. Mặt khác, nói nhiều ắt sẽ lỡ lời. Cũng vì điều này mà sự tôn trọng dành cho sếp cũng bị lung lay.

Chắc rằng không nhà quản lý nào muốn lâm vào tình huống thế này phải không? Vậy thì hãy dành thời gian để hiểu mục đích của cuộc trò chuyện và những gì bạn muốn đạt được. Chọn ngôn ngữ phù hợp và nói có trọng tâm sẽ giúp người nghe nhanh chóng tiếp nhận thông điệp của bạn. Một trong những cách đơn giản nhất là lược bỏ các từ ngữ “râu ria” không cần thiết. Hãy nói “Anh cần tài liệu này trước thứ Sáu” thay vì “Sẽ rất tốt nếu chúng ta có tài liệu này vào thứ Sáu bởi vì nó sẽ cần cho buổi họp”.

Viết đến đây mình lại nhớ đến câu chuyện: Có một anh chàng vô tình bị người khác giẫm vào chân. Thay vì la làng lên, anh ta lại nhẹ nhàng nói “Xin lỗi đã làm phiền bạn nhưng chân của bạn đang giẫm lên chân của mình và hiện giờ mình cảm thấy khá đau. Bạn có thể nhấc chân lên được không?” Đôi khi dài dòng không đúng chỗ lại kéo dài niềm đau cho chính mình.

Sử dụng từ ngữ tích cực sẽ thúc đẩy năng lượng của bản thân và cả người nghe

Ngay cả khi sử dụng ít từ hơn nhưng điều đó cũng sẽ không hữu dụng nếu chúng ta nói sai sự thật. Và khi quá trung thực, chúng ta thường sẽ thành thật một cách tàn nhẫn.

Hãy nghĩ đến tình huống khi đang chuẩn bị vào cuộc họp quan trọng mà bạn đã mất hàng tuần để chuẩn bị, sếp lại quay sang nói “Hãy để anh trình bày, còn em sẽ chỉnh slide nhé”. Chắc chắn bạn sẽ ngay lập tức cảm thấy mất tinh thần. Rõ ràng là sếp không hoàn toàn tin tưởng bạn và điều này lại khiến bạn bắt đầu nghi ngờ chính mình.

Hoặc khi sếp đang khó chịu vì lỗi đánh máy trong báo cáo hàng tháng của bạn “Tại sao em không giống A vậy hả? A không bao giờ mắc các lỗi vớ vẩn thế này”. Ngoài việc khiến bạn cảm thấy bị tổn thương bởi phản ứng thái quá, sếp cũng đã khiến bạn A nào đó bị vạ lây. Bạn bắt đầu ghen tị với A và bực bội vì ngụ ý rằng A tốt hơn bạn. Sếp của bạn đã tạo ra sự chia rẽ trong nhóm và các bạn nhiều khả năng sẽ không còn làm việc tốt với nhau nữa.

Lời nói của sếp có khả năng làm nhân viên trở nên lạc quan hơn hoặc có thể gây đau đớn, khiến họ thất vọng và lụi tàn cảm xúc. Dù quở trách là điều cần thiết nhưng lời góp ý vẫn cần được truyền đạt một cách nhẹ nhàng theo hướng tích cực.

Khi vẫn còn đang tiếp tục hành trình quản lý, hãy chú ý đến cách nói chuyện với nhân viên cấp dưới. Các nhà quản lý thường được đánh giá bởi ngôn từ mà họ sử dụng. Khổng Tử nói rằng “Ngôn ngữ là lời nói của trái tim”. Học cách lựa chọn từ ngữ một cách khôn ngoan sẽ giúp bạn trở thành người quản lý mà nhân viên sẽ không bao giờ muốn rời đi.

Huỳnh Trâm