Có bao giờ bạn giao một công việc với suy nghĩ mọi thứ đã rất rõ ràng nhưng đến khi nhận kết quả, bạn lại phải thở dài vì mọi thứ không như mong đợi? Nhân viên làm sai hướng, thiếu một vài thông tin quan trọng hoặc hoàn thành công việc theo cách hoàn toàn khác với điều bạn hình dung. Cuối cùng, bạn phải giải thích lại, chỉnh sửa từng chi tiết, thậm chí tự mình làm lại từ đầu.

Những tình huống như vậy không hiếm gặp trong quá trình quản lý nhân sự. Đôi khi, chúng ta dễ cho rằng nhân viên chưa đủ cẩn thận hoặc thiếu tinh thần trách nhiệm. Nhưng trước khi đi đến kết luận ấy, có một câu hỏi đáng để người quản lý tự đặt ra: Liệu mình đã giao việc đủ rõ ràng để nhân viên có thể bắt tay vào làm đúng ngay từ đầu?

Thực tế, giao việc hiệu quả không đơn thuần là phân công nhiệm vụ. Đó còn là cách nhà quản lý truyền đạt kỳ vọng, tạo điều kiện để nhân viên hiểu đúng và tự tin chịu trách nhiệm với kết quả của mình. Vậy làm sao để làm được điều này?

Giao việc hiệu quả – quản lý trao đổi rõ yêu cầu và mốc kiểm tra với nhân viên

“Giao việc hiệu quả không chỉ là phân công nhiệm vụ, mà còn giúp nhân viên hiểu đúng yêu cầu, làm đúng ngay từ đầu và chủ động hoàn thành mục tiêu”

Đừng chỉ nói nhân viên cần làm gì, hãy cho họ biết vì sao công việc đó quan trọng

Một yêu cầu công việc đôi khi chỉ mất vài giây để truyền đạt, nhưng để nhân viên hiểu đúng bản chất của nhiệm vụ lại cần nhiều hơn thế.

Chẳng hạn, khi yêu cầu nhân viên lập báo cáo khách hàng, nếu chỉ nói “Em tổng hợp danh sách khách hàng trong tuần này nhé”, nhân viên có thể hiểu rằng mình chỉ cần liệt kê tên khách hàng và thông tin liên hệ. Trong khi đó, điều bạn thực sự cần có thể là dữ liệu về tình trạng tiếp cận, nhu cầu mua hàng và những cơ hội kinh doanh tiềm năng.

Khi mục đích chưa được làm rõ, nhân viên vẫn có thể hoàn thành công việc một cách chăm chỉ nhưng kết quả lại không giải quyết được vấn đề mà nhà quản lý đang quan tâm. Vì vậy, bên cạnh việc giao nhiệm vụ, hãy chia sẻ ngắn gọn lý do công việc cần được thực hiện và kết quả đó sẽ được sử dụng như thế nào. Khi hiểu được ý nghĩa phía sau nhiệm vụ, nhân viên sẽ có cơ sở để đưa ra những lựa chọn phù hợp hơn thay vì chỉ làm theo hướng dẫn một cách máy móc.

Biến kỳ vọng chung chung thành yêu cầu cụ thể

“Làm cho tốt”, “Chuẩn bị thật kỹ” hay “Hoàn thành sớm nhất có thể” là những câu nói quen thuộc nơi công sở. Tuy nhiên, điều mà bạn cho là rõ ràng chưa chắc đã có cùng ý nghĩa với người nhận việc.

Một báo cáo được xem là tốt cần có những thông tin nào? Một buổi thuyết trình được chuẩn bị kỹ phải đáp ứng những tiêu chí gì? Và “sớm nhất có thể” là cuối ngày hôm nay hay trước cuộc họp sáng mai? Nếu mỗi người tự diễn giải yêu cầu theo cách riêng, kết quả công việc rất dễ đi chệch hướng.

Để giao việc hiệu quả, bạn nên mô tả rõ đầu ra mong muốn, phạm vi công việc, những tiêu chí cần đáp ứng và các giới hạn cần lưu ý. Sự cụ thể không có nghĩa là phải hướng dẫn nhân viên từng thao tác nhỏ mà là giúp họ hình dung được đích đến, từ đó chủ động lựa chọn cách thực hiện phù hợp.

Thống nhất thời hạn và mức độ ưu tiên ngay khi giao việc

Không ít nhân viên rơi vào tình trạng làm việc liên tục nhưng vẫn bị đánh giá là chậm tiến độ. Nguyên nhân đôi khi không nằm ở năng lực mà ở việc họ phải xử lý nhiều nhiệm vụ với những kỳ vọng chưa được thống nhất.

Một công việc được giao vào buổi sáng có thể bị xem là cần hoàn thành ngay trong ngày, trong khi nhân viên lại nghĩ mình có thể xử lý vào cuối tuần. Nếu không trao đổi từ đầu, cả hai phía đều có thể cảm thấy đối phương chưa làm tròn trách nhiệm.

Bởi vậy, mỗi lần giao việc, hãy thống nhất thời hạn hoàn thành, các mốc kiểm tra nếu cần và mức độ ưu tiên so với những nhiệm vụ đang thực hiện. Nếu có công việc mới phát sinh, người quản lý cũng nên trao đổi xem nhiệm vụ nào cần được ưu tiên thay vì mặc nhiên yêu cầu nhân viên xử lý tất cả cùng lúc.

Đừng mặc định nhân viên đã hiểu chỉ vì họ gật đầu

Trong một cuộc trao đổi công việc, nhân viên có thể gật đầu vì đã hiểu yêu cầu. Nhưng đôi khi, họ chỉ đang cố gắng theo kịp những thông tin được truyền đạt quá nhanh, hoặc ngại hỏi lại vì sợ bị đánh giá là thiếu năng lực. Nếu bạn kết thúc cuộc trao đổi ngay khi nhân viên nói “Dạ, em hiểu rồi”, những điểm chưa rõ có thể chỉ xuất hiện khi công việc đã đi được một nửa chặng đường.

Thay vì hỏi “Em hiểu chưa?”, hãy thử đề nghị nhân viên tóm tắt lại cách họ dự định thực hiện, những kết quả cần bàn giao và thời điểm hoàn thành. Cách trao đổi này giúp hai bên phát hiện sớm những khác biệt trong cách hiểu mà không khiến nhân viên cảm thấy mình đang bị kiểm tra.

Đặc biệt, hãy tạo không khí đủ cởi mở để nhân viên có thể hỏi lại khi chưa chắc chắn. Một câu hỏi được đặt ra đúng lúc có thể giúp tiết kiệm hàng giờ sửa chữa về sau. Đừng để nỗi sợ bị đánh giá khiến nhân viên chọn im lặng rồi tự xoay xở với những điều mình chưa thực sự hiểu.

Trao quyền chủ động thay vì hướng dẫn đến từng chi tiết

Một số nhà quản lý thường có xu hướng giải thích mọi bước cần thực hiện, từ cách bắt đầu cho đến từng thao tác nhỏ. Cách làm này có thể phù hợp với nhân viên mới hoặc những nhiệm vụ có quy trình nghiêm ngặt, nhưng nếu áp dụng cho mọi trường hợp, nó dễ khiến nhân viên phụ thuộc vào chỉ dẫn.

Giao việc rõ ràng không đồng nghĩa với việc kiểm soát toàn bộ cách nhân viên thực hiện công việc. Sau khi thống nhất mục tiêu, tiêu chuẩn và thời hạn, hãy xác định phần nào nhân viên được tự quyết, phần nào cần báo cáo và những vấn đề nào phải xin ý kiến trước khi hành động.

Chẳng hạn, bạn có thể yêu cầu nhân viên chuẩn bị phương án chăm sóc khách hàng, đồng thời đưa ra ngân sách và những nguyên tắc cần tuân thủ. Trong phạm vi đó, hãy để họ đề xuất cách tiếp cận riêng thay vì yêu cầu mọi người làm theo một công thức duy nhất. Khi được trao quyền phù hợp, nhân viên có cơ hội phát triển tư duy giải quyết vấn đề và học cách chịu trách nhiệm với lựa chọn của mình. Về lâu dài, nhà quản lý cũng không còn phải đứng ra xử lý mọi việc nhỏ nhặt trong đội nhóm.

Kiểm tra điểm quan trọng từ sớm, đừng chờ đến khi có sai sót mới can thiệp

Ngay cả khi yêu cầu đã được truyền đạt đầy đủ, những công việc phức tạp vẫn có thể xuất hiện tình huống ngoài dự kiến. Vì vậy, giao việc hiệu quả không có nghĩa là giao xong rồi mặc nhiên chờ đến ngày nhận kết quả.

Với nhiệm vụ mới, công việc có rủi ro cao hoặc ảnh hưởng đến nhiều bộ phận, bạn nên thống nhất một mốc trao đổi ngắn sau khi nhân viên bắt đầu triển khai. Mục đích là để xác nhận hướng thực hiện có phù hợp hay không và kịp thời tháo gỡ những trở ngại.

Chẳng hạn, thay vì đợi nhân viên hoàn thiện toàn bộ kế hoạch rồi mới góp ý, bạn có thể xem trước dàn ý hoặc bản phác thảo. Nếu phát hiện cách tiếp cận chưa phù hợp, hai bên sẽ dễ dàng điều chỉnh hơn khi công việc chưa đi quá xa.

Giao việc hiệu quả là trách nhiệm của người quản lý, tạo điều kiện để nhân viên chủ động thực hiện là bước tiếp theo của nghệ thuật lãnh đạo. Khi hai điều này song hành, công việc không chỉ được hoàn thành đúng hướng mà mối quan hệ giữa người quản lý và nhân viên cũng trở nên cởi mở, tin cậy hơn. Và biết đâu, thay đổi nhỏ trong cách giao việc hôm nay sẽ giúp bạn có thêm thời gian để làm những việc quan trọng hơn, đồng thời giúp nhân viên trưởng thành hơn sau mỗi nhiệm vụ được trao.

Oanh Trần