Làm việc từ xa không còn là xu hướng nhất thời mà đã trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược vận hành của nhiều doanh nghiệp hiện đại. Thế nhưng, đằng sau sự linh hoạt ấy là hàng loạt thách thức âm thầm trong quản lý nhân sự. Liệu có lối đi nào để tháo gỡ những “nút thắt” ấy một cách triệt để, vừa giữ được guồng quay công việc trơn tru, vừa không đánh mất “chất” riêng trong văn hóa đã xây dựng bấy lâu? Nếu cũng đang trăn trở với những câu hỏi về quản lý nhân sự làm việc từ xa này, có lẽ bạn đang bước vào hành trình mà anh Trần Gia Hy, HR Manager đã từng trải qua.

Thử thách phổ biến khi quản lý nhân sự làm việc từ xa

Tháo gỡ “nút thắt” quản lý nhân sự làm việc từ xa

“Việc tháo gỡ nút thắt trong quản lý nhân viên sự làm việc từ xa giúp nâng cao hiệu suất làm việc, tăng cường sự phối hợp và tạo dựng môi trường làm việc tin cậy, linh hoạt.”

Khi bạn nói A, nhân viên hiểu Á

Trong quá trình làm việc từ xa, giao tiếp không còn đơn giản như quay sang bàn bên cạnh và hỏi “Xong chưa em?”. Giờ đây, mọi tương tác phụ thuộc vào các dòng tin nhắn, những chuỗi email dài bất tận hay các cuộc họp online mà chỉ cần mạng lag nhẹ thôi cũng đủ khiến mọi thứ dừng lại đột ngột. Không chỉ vậy, việc thiếu đi ngữ điệu, ánh mắt và biểu cảm còn dễ khiến thông điệp bị hiểu sai. Bạn nói “cần gấp” với ý là “trong hôm nay” nhưng nhân viên lại có thể hiểu là “phải làm xong ngay lập tức trong vòng 15 phút” và phát hoảng. Sự “lệch sóng” trong cách hiểu này có thể dẫn đến áp lực không đáng có, ảnh hưởng đến cả hiệu suất lẫn tinh thần làm việc của đội ngũ.

Để không phải “mù mờ” đoán ý nhau, theo anh Gia Hy, nguyên tắc quan trọng nhất là phải luôn truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và cụ thể. “nh luôn cố gắng sử dụng từ ngữ dễ hiểu, tránh các câu chữ “ý tại ngôn ngoại” mà chỉ bản thân mới hiểu. Với những đầu việc quan trọng, mình chủ động xác nhận lại qua tin nhắn hoặc gọi video nhanh để chốt lại ý tưởng và đảm bảo hai bên đều hiểu đúng ý nhau. So với việc mất hàng giờ gỡ rối hiểu lầm thì vài phút nói chuyện trực tiếp vừa ít tốn thời gian vừa đảm bảo hiệu quả”, anh giải thích.

Khó giám sát và theo dõi tiến độ công việc

Không chỉ gặp trở ngại về giao tiếp mà việc theo dõi tiến độ công việc đôi khi giống như mò kim đáy bể khi không còn ngồi chung văn phòng. “Lúc trước chỉ cần liếc sang một cái là biết ai đang tập trung làm việc, ai đang lỡ tay mở Tiktok. Còn bây giờ, tất cả chỉ còn là những cái chấm xanh online và vài dòng tin nhắn ngắt quãng. Có những lúc mình cảm giác như đang cố lần mò trong bóng tối, chẳng biết mọi thứ đang tiến triển đến đâu. Có hôm, một bạn bật máy từ sáng sớm rồi “mất tích” cả ngày, đến chiều mới nhắn lại “Em đang tập trung cao độ” mà mình cũng đâu thể kiểm chứng được”, anh Gia Hy kể lại.

Anh đã từng rất áp lực khi cố gắng kiểm soát từng phút làm việc của mọi người bởi sợ họ không tập trung, sợ trễ deadline, sợ kết quả không như mong đợi. Nhưng càng làm vậy, anh càng mệt mỏi mà đội ngũ cũng không thoải mái. Sau cùng, anh nhận ra: thay vì kiểm soát thời gian, tốt hơn hết là tập trung vào kết quả. “Mình bắt đầu bằng những điều nhỏ như chia mục tiêu theo tuần, chia đầu việc theo ngày, đặt deadline rõ ràng cho từng phần. Song song đó, mình dùng Trello để theo dõi tiến độ. Những công cụ như thế này giống như “camera giám sát” nhưng lại vô cùng thân thiện, không gây cảm giác bị theo dõi mà vẫn giúp mình biết được ai đang làm gì, việc nào đã hoàn thành, việc nào đang cận deadline”.

Thêm một thói quen nữa mà anh Gia Hy thấy rất hữu ích khi quản lý nhân sự làm việc từ xa, đó là tổ chức các buổi checkin ngắn vào đầu hoặc cuối ngày, chỉ tầm 15 phút thôi. “Những lần trò chuyện này không chỉ giúp mình nắm được tiến độ, mà còn giúp mọi người chia sẻ khó khăn, khúc mắc – điều mà nếu không hỏi, có lẽ mình chẳng bao giờ biết được. Nhờ vậy, mình không còn phải đoán xem công việc của họ đã ra khơi thuận buồm hay vẫn đang loay hoay mắc kẹt ở đâu đó”, anh tiết lộ.

Những mảnh ghép rời rạc

Chắc bạn cũng từng nghe câu “xa mặt thì cách lòng” mà trong môi trường làm việc từ xa thì câu này đúng không trượt phát nào! Khi cả nhóm mỗi người một nơi, cái cảm giác thân thiết kiểu “team mình là số 1” hay những buổi cà phê sau giờ làm, những buổi tám chuyện ngoài hành lang, rủ nhau đi ăn trưa bỗng dưng thành ký ức xa xôi. “Mình từng nghe một bạn trong team nói nửa đùa nửa thật: Em cảm giác như đang cắm trại một mình trong rừng ấy anh ạ”. Không phải ai cũng nói ra, nhưng mình biết có nhiều người cảm thấy cô đơn, lạc lõng giữa những cuộc họp online và những dòng tin nhắn lạnh lùng. Khi sự kết nối mờ đi, tinh thần đồng đội, động lực làm việc cũng dần lùi lại phía sau”, anh Gia Hy tâm sự.

Một trong những cách mà anh hạn chế điều này là tạo ra những khoảng “giải lao ảo” như dành một giờ vào chiều thứ Sáu để cùng nhau chơi game online, đố vui hoặc đơn giản là “khoe thú cưng”. Ai có chó thì khoe chó, ai có mèo thì khoe mèo, có hôm còn lôi cả cây cảnh và bộ sưu tập ly uống nước ra chia sẻ. “Nghe thì buồn cười nhưng khoảnh khắc đó lại khiến mọi người cười nhiều hơn, hiểu nhau hơn. Và dù làm việc từ xa là chủ yếu, mình vẫn cố gắng tổ chức những buổi gặp mặt trực tiếp định kỳ, có thể là mỗi tháng một lần. Chỉ cần được ngồi cạnh nhau, nói chuyện thật thay vì qua màn hình là đã đủ để kéo mọi người lại gần hơn. Những lần gặp đó giúp “avatar” có thêm hơi thở và giúp cả team nhớ rằng: À, schúng ta là một đội thật sự”, anh Gia Hy giải thích.

Rò rỉ thông tin

“Nỗi lo lớn nhất cứ canh cánh trong lòng mình và có lẽ là của nhiều sếp khi quản lý nhân sự làm việc từ xa là liệu dữ liệu công ty có đang thực sự an toàn không. Mình cứ hình dung đủ thứ tình huống có thể xảy ra như nhân viên vô tình kết nối wifi công cộng, để máy tính “ngủ quên” ở quán cà phê đông người hay tệ hơn là lỡ tay nhấp vào một đường link lạ từ email lừa đảo. Chỉ nghĩ đến đó thôi là mình lại thấy lo lắng, bởi vì dữ liệu nhạy cảm của công ty có thể bị rò rỉ bất cứ lúc nào”, anh Gia Hy bày tỏ.

Nhưng rồi anh cũng nhận ra, thay vì cứ lo lắng mãi, tốt nhất là nên chủ động chuẩn bị càng sớm, càng kỹ, càng tốt. Việc đầu tiên anh làm là trang bị hệ thống VPN cho cả team để bảo vệ tất cả dữ liệu khi ra môi trường mạng bên ngoài. Ngoài ra, anh cũng dành thời gian tổ chức những buổi tập huấn nhỏ về an ninh mạng giúp mọi người biết cách nhận ra đâu là email lừa đảo, link độc hay những tình huống dễ mất dữ liệu.

Anh chia sẻ “Mình cũng khuyến khích cả team dùng công cụ quản lý mật khẩu và nhắc nhở thay mật khẩu định kỳ. Mình tin đây là “chốt chặn” cực kỳ quan trọng. Vì cuối cùng, giữ cho dữ liệu an toàn không chỉ là trách nhiệm của bộ phận IT hay của riêng sếp mà là sự chủ động từ mỗi người trong team. Khi mọi người đều được trang bị đủ, mình có thể yên tâm hơn rất nhiều, dù cả nhóm làm việc ở bất kỳ đâu”.

Dù quản lý nhân sự làm việc từ xa có thể khiến bạn cảm thấy như đang điều hành một đội quân “vô hình” lúc online, lúc offline, lúc mất sóng đòi hỏi bạn cần linh hoạt như yoga, tin tưởng như yêu xa và kiên nhẫn như chờ mạng ổn định. Thế nhưng nếu vượt qua được những rào cản phổ biến thì bạn có thể nâng cấp kỹ năng quản lý, xây dựng đội ngũ tự chủ, gắn kết và hiệu quả dù cho mỗi người đang làm việc ở một “chiến tuyến” khác nhau.

Trang Trần